Соблюдать порядок оформления нового сотрудника на работу важно — это убережет от штрафов, административной ответственности и других проблем. Как сделать это правильно, разбираемся вместе с продакшен-директором KINETICA agency Артемом Первухиным.
Можно ли человеку работать на агентство без официального трудоустройства и чем это грозит?
Трудовые отношения без официального оформления противоречат закону. Согласно ТК, оформить сотрудника на работу нужно в течение трех дней после того, как он приступил к своим обязанностям. При этом некоторые небольшие компании, принимая риски, не оформляют людей официально. Они рассчитывают, что контролирующие органы ими не заинтересуются.
Но если, к примеру, налоговая или трудовая инспекция об этом узнают, компании придется выплатить штрафы — от десяти до двадцати тысяч рублей для ИП и от пятидесяти до ста тысяч рублей для юрлиц. А за повторное нарушение ИП могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет, а юрлицам увеличить штраф до двухсот тысяч рублей.
Пожаловаться в надзорные органы может и сам неоформленный сотрудник. Или обратиться в суд, чтобы узаконить трудовые отношения.
Без оформленного по закону сотрудничества у агентства перед работником нет не только обязанностей, но и прав. К примеру, нет права требовать приходить вовремя на работу или не разглашать информацию.
Какие от кандидата нужны документы при приеме на работу?
Необходимый минимум:
- паспорт или документ, заменяющий паспорт;
- СНИЛС;
- трудовая книжка, если это будет основное место работы (сейчас трудовые книжки электронные; а если у человека это первое место работы, работодатель сам ее оформляет);
- документы воинского учета (если работник подлежит призыву на службу или военнообязанный).
Также можно спросить документ об образовании или квалификации, водительское удостоверение, если того требует должность. Иногда — документы, которые необходимы для оформления льгот (больничного, пособий и других).
В списке документов, которые просим мы, — паспорт, также запрашиваем свидетельство о браке и рождении ребенка, если нужен налоговый вычет по НДФЛ.
Человек принес все документы, что дальше?
Перечислим по шагам, как принимать сотрудника на работу.
1. Проверить документы, в том числе на подлинность.
2. Ознакомить сотрудника с локальными правилами и документами, которые связаны с трудовой деятельностью, к примеру NDA. Сотрудник расписывается в том, что ознакомлен со всеми условиями.
3. Оформить и подписать трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ).
4. Необязательные пункты:
- издать приказ о приеме сотрудника на работу, если в агентстве издают такие приказы;
- завести личную карточку или личное дело для систематизации документооборота.
5. Сдать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России. Это единая форма сведений, которая в 2023 году пришла на смену разным отчетностям по кадрам.
Особенность агентского бизнеса: одним из первых при приеме на работу подписывается NDA, договор о неразглашении данных. Любой человек, который допускается внутрь CRM, к любому рабочему документу, должен подписать такой договор. Там фиксируется, что мы даем ему доступ к данным и он не имеет права разглашать это третьим лицам. И там очень четко нужно прописать, что именно является объектом неразглашения: может ли сотрудник рассказывать другим об оборотах компании или о результатах рекламных кампаний и т. д.
Когда лучше оформить трудовой договор, а когда ГПХ?
Для некоторых работ в агентстве нужен человек на постоянной основе. К примеру, штатный маркетолог, дизайнер или SEO-специалист под стабильный объем задач. С таким сотрудником заключают трудовой договор.
Если же специалист нужен временно, разово, с ним заключают договор ГПХ. К примеру, под разовый проект нужен копирайтер со знанием английского, который понадобится на две-три недели. Также ГПХ оформляют, если человек занят на нескольких проектах в разных агентствах.
По этим договорам можно работать и с физическими лицами, и с самозанятыми. При этом, если сотрудника после разовой работы подключают к постоянной занятости, договор нужно переоформить на трудовой, иначе это тоже будет нарушением закона.
Отношения сторон при трудовом договоре регулируются нормами ТК, а при договоре ГПХ — нормами Гражданского кодекса РФ. В основном различие касается ответственности сторон друг перед другом. К примеру, по ГПХ у сотрудника практически нет трудовых гарантий, как в случае с трудовым договором: он не получит отпуск, компенсации при увольнении и др. Сотрудник, оформленный по ГПХ, в свою очередь, не обязан работать по графику, отчитываться о ходе работ и т. д.
Несколько примеров различия между трудовым договором и договором ГПХ:
А как быть, если человек работает на удаленке?
С людьми, которые работают дистанционно — не важно, на соседней улице или в другом городе, — оформляют трудовой договор, в котором прописывают дополнительные пункты. Они касаются места выполнения работы, того, как работник будет получать зарплату, передавать отчеты, взаимодействовать с коллективом и т. п.
Оформить все тоже можно дистанционно, для этого работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП, а работнику — неквалифицированная. С ее помощью можно заключать, изменять либо расторгать трудовые договоры или допсоглашения к ним.
При этом, если человек живет за границей (не важно, соотечественник он или иностранец), его нельзя принять на удаленку. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по ГПХ с таким человеком можно.
Кто в агентствах обычно занимается оформлением сотрудников? И что делать, если нет кадровика?
Порядок найма и то, какие документы оформить, описаны в ТК. Руководитель, конечно, может изучить, как оформить сотрудника правильно, и заниматься этим самостоятельно. Но помимо процесса найма, есть еще ежемесячные отчеты в разные инстанции. Это может отнимать много времени. Если есть бухгалтер, кадровый учет обычно поручают ему. Либо пользуются услугами подрядчика на аутсорсинге.
Если в компании примерно до 20 человек сотрудников, оформлением может заниматься бухгалтер. Так было и у нас. Когда штат вырос, стало примерно больше 30 человек, мы уже взяли помощника бухгалтера, который помогает вести документооборот и выполняет обязанности кадровика.
А если нет даже бухгалтера, я бы советовал лучше заплатить человеку на аутсорсе, который всё это грамотно делал бы. Потому что, если ты что-то сам неправильно или не вовремя оформил, это большие штрафы и большие риски. Такие услуги стоят относительно небольших денег, но это не то, чем должен заниматься предприниматель, — он должен заниматься своей работой.
