Реестр ПО Минцифры функционирует с 2016 года. Он нужен для импортозамещения и расширения использования отечественных IT-продуктов. Попадание в этот реестр дает льготы, возможность участвовать в государственных закупках и получать гранты. В статье мы рассмотрим регистрацию ПО в реестре с точки зрения диджитал-агентств. Разобраться в вопросе поможет Дарья Смолина, юрист по регистрации ПО в Runetlex.
Кому с агентского рынка можно подать заявку на регистрацию в реестре отечественного ПО от Минцифры
Например, государственным IT-подрядчикам надо регистрировать свой софт, поскольку госструктуры могут использовать только ПО из реестра. Другой пример: IT-компания хочет пройти аккредитацию в упрощенном порядке, без проверки уровня зарплат в компании, — ПО также нужно зарегистрировать.
В контексте диджитал-агентств интересны два пункта о доступности регистрации:
- Если компания оказывает рекламные услуги с помощью собственного ПО.
- Если компания оказывает образовательные услуги с помощью собственного ПО.
Как это работает:
Например, если в вашем диджитал-агентстве разработали свое ПО для учета рабочего времени, то это подпадает под возможность регистрации в реестре. Если же ваше диджитал-агентство использует не свое ПО, но существенно его доработало, то регистрация будет недоступна. Кроме случаев, когда есть право на модификацию исходного продукта.
В 2019 году мы начали разрабатывать ERP-систему для нашего диджитал-агентства MediaTen, чтобы уйти от неудобных готовых решений. Назвали ее MTUnit. Снабдили ее основным функционалом и поняли, что рабочая платформа может быть полезной и коллегам по цеху. Чтобы вывести свою ERP на рынок, мы добавили удобные разделы, подготовили MVP продукта и подали документы на регистрацию ПО в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Далее разберем преимущества регистрации ПО в реестре Минцифры. Именно ради них компании проходят сложные бюрократические процессы.
Преимущества регистрации в реестре Минцифры
Включение ПО агентства в реестр Минцифры дает следующие преимущества:
- Возможность получить госзаказчиков и субъекты критической инфраструктуры в качестве клиентов. Вторые должны полностью перейти на отечественное ПО к 2027 году.
- Освобождение «продажи» (лицензия, отчуждение, SaaS) ПО от НДС.
- Снижение страховых взносов и налога на прибыль в некоторых случаях при наличии аккредитации. Страховые взносы — 7,6% вместо 30%; налог на прибыль — 0% до конца 2024 года, потом 3% (вместо 20%).
- Возможность получать гранты от государственных фондов. Они заинтересованы в освоении бюджетов и развитии отечественного ПО.
- Повышение репутации на рынке. Наличие ПО в реестре — сигнал для клиента о том, что агентство не покинет российский рынок.
Агентству будет проще пройти IT-аккредитацию, если у него уже есть ПО в реестре. Например, для аккредитации средний размер зарплат в компании должен быть выше, чем по региону или стране в целом. Когда ПО компании в реестре, его не проверяют.
MTUnit — ERP-система для автоматизации и управления диджитал-агентством, которая была успешно зарегистрирована в реестре 04.10.2023 под номером 19395. Основной причиной регистрации стал сам факт, что мы стали расширять наше ПО и уже потратили более 2000 часов на разработку. Это серьезное финансовое вложение и полноценный запатентованный актив компании.
Вторая причина — дополнительные преимущества и льготы от Минцифры для разработчиков ПО:
- Освобождение от уплаты НДС (20%) при продаже лицензии на ПО.
- Возможность получения государственного финансирования и грантов.
- Преимущества при участии в госзакупках.
- Возмещение затрат на продвижение ПО (до 80%).
- Дополнительные бухгалтерские плюшки.
Компаниям, которые зарегистрировали ПО в реестре, обнуляют НДС.
Только есть исключения, если речь идет о рекламных услугах, классифайдах и маркетплейсах. Значит, диджитал-агентствам эта опция недоступна.
Перед тем как бежать гуглить регистрацию ПО, ознакомьтесь с подводными камнями всего процесса.
Какие подводные камни ждать агентству при включении ПО в реестр Минцифры?
Включение в реестр — сложная бюрократическая процедура даже для опытных IT-компаний. Нужно подготовить большой пакет документов из разных отделов: менеджеров, бухгалтеров, юристов, разработчиков, техписателей. Кроме подготовки, важно всё правильно заполнить и ничего не забыть.
Например, отсутствие прав на программу или домен, неправильно собранный доступ к тестовому экземпляру ПО приведут к отказу в регистрации на этапе подачи заявления. Другой пример: если больше половины соучредителей компании — иностранные лица, то регистрация будет невозможна.
Подводные камни еще лежат в самих требованиях. Они постоянно ужесточаются. Например, в прошлом году появилось требование, чтобы технические средства хранения и компиляции кода находились на территории РФ. То есть формально использовать только GitHub для хранения кода программы нельзя.
Еще не все программы могут пройти регистрацию. Например, Минцифры откажет в регистрации программы, если выплаты иностранным лицам за использование сторонних компонентов в этой программе превышают 30% выручки от программы.
После включения ПО в реестр не надо забывать про обновление сведений: они должны быть актуальными и достоверными. Например, нужно каждый год уведомлять Минцифры о выплатах иностранным лицам. А также нужно вносить изменения в случаях изменения корпоративной структуры компании, смены ценовой политики на сайте, добавления ИИ и т. д.
Как проверить ПО агентства на возможность регистрации
Runetlex предоставил чек-лист, который поможет понять, насколько ПО и компания соответствуют требованиям регистрации в реестре Минцифры.
Как подать заявление на регистрацию программы в реестре Минцифры
Мы приведем общий порядок подачи заявления без разбора нюансов.
- Определить возможность регистрации ПО (см. Чек-лист требований для регистрации ПО в реестре Минцифры // Рунетлекс).
- Провести аудит юридической чистоты кода.
- Подготовить информацию и документы для подачи заявления (см. Шаблон таблицы Runetlex для включения ПО в реестр Минцифры).
- Подать заявление на сайте Минцифры через подтвержденную учетную запись «Госуслуг».
Для подачи заявления нужно установить на компьютер специализированное ПО для подписания документов электронной подписью. Понадобится квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. И важно подготовить все документы из чек-листа: технические, бухгалтерские, подтверждающие права на ПО, корпоративные, иные.
В заявлении надо указать всё, что собирали в предыдущих пунктах: информацию о правообладателе, общую характеристику ПО, ссылки на сайт с документами и тестовый экземпляр, бенефициаров и т. д.
По каждому пункту приведенной дорожной карты есть раздел в заявлении. Например, так выглядит поле для технических характеристик:
На последнем шаге надо заполнить сведения о гарантийном обслуживании, модернизации и техподдержке.
Заявление состоит из 13 шагов, на каждом надо заполнить поля и загрузить документы. При необходимости можно сохранить черновик и вернуться к заполнению заявления позже.
В конце надо подписать заявление усиленной квалифицированной электронной подписью.
В течение нескольких минут после заполнения происходит техническая проверка подписи и заполненных полей. Если, например, указанные в заявлении данные физических лиц не совпадают с данными этих лиц в ЛК ФНС или на «Госуслугах», то придет отказ.
Нам осталось рассмотреть, что происходит после подачи заявления. Перед этим предлагаем ознакомиться с реальной историей регистрации ПО в реестре.
Реальный пример регистрации ПО в реестре Минцифры от диджитал-агентства
На примере MediaTen рассмотрим реальные трудности, с которыми пришлось столкнуться компании на пути к регистрации. Компания разработала собственную ERP-систему MTUnit для управления внутренними бизнес-процессами. На разработку потратили более 2000 часов, и MTUnit стала полноценным активом компании. После успешной обкатки внутри компании приняли решение зарегистрировать ПО.
Главная проблема при регистрации ПО в Минцифры — отсутствие компетенций в этой области. Нужно найти специалистов, которые не просто делают под ключ, но и объясняют детали своей работы.
Отсутствие развернутого описания функциональности ПО. Наибольшая сложность для технического отдела. Нужно полностью описать функционал продукта.
Сбор полного перечня используемых компонентов. В MTUnit использовали ряд библиотек, которые из-за своего происхождения не дали бы зарегистрировать ПО в реестре. Команде пришлось с нуля переписывать часть функционала.
Формирование инструкций к экземпляру ПО. Как правило, программисты не пишут полноценные инструкции по установке и эксплуатации ПО. Получился еще один сложный квест.
Бухгалтерские документы. Карточки учета нематериального актива, акт о создании программного обеспечения — такое вряд ли получится сделать с бухгалтером на аутсорсе. Придется нанимать в штат.
Название продукта. MTUnit изначально использовали внутри компании и только после успешного опыта решили распространить на рынке. Название оставили таким, каким придумали изначально. Хотя надо было сразу придумать имя, чтобы строить бренд.
Планирование времени. Подготовка занимает много времени. И если рабочего нет, то можно столкнуться с переработкой и частыми ошибками со стороны сотрудников.
Ошибка — начинать разработку, не имея на нее ресурсов. Соберите команду, которая сможет реализовать все задачи в рамках выделенного бюджета. Если вы только задумались о разработке программного обеспечения и уже планируете его зарегистрировать — остановитесь! В первую очередь нужно описать функционал будущего ПО и всё перевести в полноценное техническое задание. Далее проведите оценку рисков и зарезервируйте бюджеты.
Для помощи в регистрации ПО пригласили юристов — компанию AG-Legal, которая специализируется на данном вопросе. Благодаря этому удалось избежать ошибок и ускорить весь процесс. В итоге MTUnit получил заветную регистрацию.
Что происходит после подачи заявления
Формальная проверка заявления занимает 3–5 рабочих дней — эксперты проверяют наличие документов и ссылок. В результате появится лист проверки сведений в личном кабинете. Если чего-то не хватает — придет отказ.
После удачного завершения формальной проверки заявление отобразится в реестре. И начинается проверка по существу: эксперты проверяют содержание документов и тестовый экземпляр программы.
Если возникнут вопросы или сомнения, эксперты отправят допзапрос, который придет на почту и уведомлением в личном кабинете на сайте Минцифры. На него обязательно надо ответить в течение 20 рабочих дней, иначе ПО не дадут зарегистрировать. Этап проверки по существу занимает 15 рабочих дней без учета дополнительных запросов от экспертов.
Никому не советую начинать регистрацию ПО без сопровождения! Вы сломаете себе психику и на второй-третий отказ бросите это дело, всё равно обратившись к экспертам. Не спорю, что можно сэкономить, но время дороже.
Оптимальное решение — брать консалтинг и сопровождение. Тем самым вы поймете все процессы регистрации и узнаете, как ежегодно сдавать дополнительные отчеты для Минцифры.
Далее эксперт передает свое заключение экспертному совету. На заседании принимают решение о включении ПО в реестр. Обычно голосование проходит в течение десяти рабочих дней.
Отказ на самом деле не так страшен, как им обычно пугают: можно переподать заявление после устранения причин отказа. Исключение, когда придется ждать двенадцать месяцев, — если вы приложили подложные документы или указали недостоверные сведения и эксперты это обнаружили.
В финале этой цепочки Минцифры публикует протокол заседания экспертного совета и приказ о включении ПО в реестр. Тогда в реестре появится запись о включении ПО в реестр.
Выводы
Включение ПО агентства в реестр Минцифры полезно и вполне возможно, но чаще всего не будет доступно преимущество с нулевым НДС. Также эта процедура весьма сложная для самостоятельного прохождения — от сбора документации из отделов до заполнения заявления.
Что важно запомнить:
- Не предоставляйте экспертам недостоверную информацию и подложные материалы.
- Не забывайте отвечать экспертам Минцифры вовремя, если получили от них допзапрос.
- Подготовьте ПО — не подавайтесь на стадии тестирования.
- Контролируйте сумму выплат иностранным лицам за сторонние компоненты, она должна быть менее 30% от выручки от ПО.
- Проверяйте условия лицензионных соглашений и экспортных ограничений сторонних компонентов ПО. Не должно быть ограничений в работе ПО на территории России (в том числе в новых регионах).
- Подготовьте документы о правах на программу, иначе регистрацию могут свернуть.
