Несчастный случай при исполнении трудовых обязанностей в диджитал-бизнесе — большая редкость. Тем не менее, любой предприниматель, у которого есть хотя бы один наемный сотрудник, обязан соблюдать требования закона об охране труда.
Рассказываем, какие документы нужно оформить, чтобы все было по закону.
Что такое охрана труда и кто за неё отвечает
В понятие охраны труда входят разные мероприятия. Их цель — создать для сотрудников безопасные для жизни и здоровья условия. И даже если ваши сотрудники работают удалённо, соблюдать эти меры обязывает закон.
В компании со штатом меньше 50 человек отдельный специалист по охране труда не нужен. Его обязанности может исполнять руководитель, HR, бухгалтер или специалист на аутсорсе.
Обычное небольшое агентство, имеет право действовать по упрощенным схемам:
- обучение охране труда можно заменить инструктажами;
- специальную оценку условий труда (СОУТ) можно провести собственными силами, без привлечения экспертной организации.
Полномочия штатного сотрудника руководитель должен оформить приказом, со специалистом на аутсорсе нужен договор.
Что делать, если сотрудники работают удалённо
Глава 49.1 ТК РФ различает понятия полной и комбинированной удаленки. Комбинированной считается вариант занятости, при котором работник посещает офис по мере необходимости, например, 1-2 раза в неделю.
Работодатель обязан выполнять мероприятия по охране труда в отношении каждого сотрудника, который хотя бы иногда бывает в офисе. Если сотрудник работает дистанционно на постоянной основе, например, живет в другом городе, мероприятия по охране труда не нужны.
Требования к охране труда для сотрудников в офисе и на комбинированной удаленке перечислены в статьях 214 и 312.7 ТК РФ:
- проводить вводный инструктаж при работе с оборудованием и средствами, которые выдал работодатель;
- расследовать и вести учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
- выполнять предписания трудовой инспекции и рассматривать представления органов общественного контроля;
- Проводить СОУТ — специальную оценку условий труда
- обеспечивать обязательное социальное страхование.
Другие обязанности по охране труда возникают только если они прямо предусмотрены трудовым договором. Например, по договору работнику может быть положена ежегодная диспансеризация за счет компании. По закону — нет.
Как правильно все оформить
Иногда агентства идут по самому простому пути — оформляют весь персонал как полностью удаленных сотрудников. Это незаконно, а в случае жалобы или конфликтной ситуации в команде есть риск столкнуться с внеплановой проверкой. Вам придется доказывать надзорным органам, что ни один сотрудник в компании никогда не посещает офис, что вряд ли будет правдой.
Лучше оформить и подписать с сотрудниками все документы, которые требуются для комбинированной удаленки.
Если не проводить спецоценку или инструктажи, компанию могут оштрафовать на сумму до 80 тысяч рублей штрафа. За два и более одинаковых нарушения накажут как за одно, штрафы не суммируются.
Какие нужны документы
Составлять документы с нуля не обязательно, достаточно немного адаптировать образцы из приказов Министерства труда РФ.
Приказ о назначении сотрудника специалистом по охране труда. Это внутренний документ. Нужен в том случае, если руководитель передает полномочия по охране труда одному из штатных сотрудников.
Инструкции по охране труда. Работник должен ознакомиться со своей инструкцией и подписать ее. Образец можно позаимствовать из приказа Минтруда РФ.
Журнал регистрации проведения вводного инструктажа. Знания техники безопасности работы за компьютером недостаточно. Главное подтверждение того, что работодатель провел инструктаж — подписи сотрудников в специальном журнале.
Журнал можно вести в произвольной форме, но в нем должны быть обязательные сведения:
- дата проведения занятия;
- ФИО, должность, год рождения сотрудника;
- наименование подразделения;
- ФИО и должность инструктора;
- подписи сотрудника и инструктора.
Состав инструктажа зависит от условий трудового договора: получал ли сотрудник от работодателя оборудование, предусмотрены ли регулярные медосмотры и обучения. Если не получал — инструктаж не нужен.
Отчет о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — локальный нормативный акт, который должна утвердить каждая организация или ИП с наемными работниками.
Его нужно составить на бумажном или электронном носителе, подписать и передать в федеральную государственную информационную систему учета. Оценку нужно проводить один раз в пять лет.
За основу этого документа можно взять положение из Приказа Минтруда РФ от 29.10.2021. Формулировки лишь нужно доработать с учетом специфики вашей компании.
Также работодатель должен регулярно делать отчисления в фонды социального страхования сотрудников. Здесь отдельных подтверждающих документов не нужно, отчисления в фонды отражаются в финансовой отчетности компании. Другие обязанности по охране труда возникают только если они прямо предусмотрены трудовым договором или локальными нормативными актами работодателя.
