Иногда агентство не может сразу нанять бухгалтера — например, если оно только запустилось и лишних денег на административный персонал нет. А в некоторых компаниях мало сотрудников, и кажется, что бухгалтер просто не нужен. При этом вести учет операций, подписывать акты и оформлять отчеты всё равно приходится. Как это делать, разбираемся вместе с экспертами.
Может ли агентство существовать без бухгалтера
Короткий ответ — да, если организация относится к субъектам малого и среднего бизнеса. Генеральный директор организации может выполнять обязанности главного бухгалтера — для этого достаточно издать соответствующий приказ (пункты 1 и 3 статьи 7 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете»). Документ будет подтверждать, что генеральный директор также главный бухгалтер в компании, а должность главного бухгалтера в штатном расписании может вообще отсутствовать.
Важное уточнение: компания может функционировать без бухгалтера по закону, но на деле это очень сложная задача.
На наш взгляд, вообще без бухгалтера могут работать ИП по упрощенной системе налогообложения 6% — им достаточно бесплатной бухгалтерии от банков. Но если появляются сотрудники или выбран другой режим УСН, всё становится сложнее: возникает отдельная отчетность, которая еще и постоянно меняется. Здесь нужен человек, который обладает отдельной компетенцией и может работать только с бухгалтерскими вопросами.
То есть рано или поздно большинству агентств бухгалтер все-таки понадобится. Но поначалу, пока сделок и сотрудников немного, можно обойтись своими силами.
Законные способы снижения налогового бремени:
Как небольшому агентству платить меньше налогов
Только законные способы сэкономить
Что руководитель делает за бухгалтера?
По закону функции бухгалтерии сводятся к следующему:
- ведению бухгалтерского, налогового и управленческого учета и анализу данных (ст. 7 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
- предоставлению информации о деятельности, имущественном положении, доходах и расходах (ст. 13 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
- составлению и представлению бухгалтерской, налоговой, управленческой и статистической отчетности (ст. 13–15 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
- контролю соблюдения правил и стандартов, выполненных плановых показателей, сохранности имущества (ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).
На практике для руководителя, который берет на себя задачи бухгалтера в агентстве и работает на упрощенной системе налогообложения, это сводится к конкретному перечню задач.
Учет хозяйственных операций. В системе бухгалтерского учета руководитель фиксирует данные обо всех операциях агентства — от расчетов с клиентами и подрядчиками до покупки основных средств или расходных материалов в офис. Отдельная статья — расчеты с сотрудниками: это не только выплата заработных плат, но и уплата страховых взносов, оплата отпускных и больничных.
Анализ финансового состояния компании. Руководитель контролирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, сводит баланс операций по итогу периода, то есть рассчитывает, сколько денег компания должна контрагентам, а сколько должны ей, каких финансовых результатов удалось достичь за период. Он оценивает устойчивость и успешность компании, корректирует финансовый план на будущий период.
Подготовка отчетности. На основе данных учета руководитель готовит ежегодные и ежеквартальные отчеты для государственных органов и внешних пользователей. Отчетность по сотрудникам и их численности нужно сдавать чаще — раз в месяц.
Контроль и подпись документов. Руководитель проверяет наличие всех подтверждающих документов, ставит на них подпись от имени бухгалтера. Документы можно разделить по группам в зависимости от субъекта, с которым они связаны:
Если в этих документах допущены нарушения, ответственность ложится на бухгалтера или на того, кто в компании выполняет его функции.
Какие сервисы могут помочь с ведением бухгалтерии?
Ни один бухгалтер не ведет учет и не составляет отчеты вручную. Фактический монополист в автоматизации бухгалтерского учета — 1С. В случае когда бухгалтерией занимается руководитель агентства, эта программа, в общем, не нужна: она рассчитана на большие компании, у нее достаточно сложный интерфейс. Для неспециалистов подойдут более простые инструменты.
Сервисы самостоятельного ведения бухгалтерии. Самый удобный инструмент для большинства компаний. Стоимость использования составляет от 800 до 3000 ₽ в месяц. Наиболее популярны среди таких сервисов «Контур.Эльба», «Мое дело», СБИС «Бухгалтерия и учет», «БухСофт».
На наш взгляд, фаворитом является «Контур.Эльба» — сервис наиболее динамично развивается, следит за обновлениями законодательства и пожеланиями пользователей.
Плюс таких сервисов — простота использования и автоматизация большинства процессов, например выгрузки основной отчетности. Минус — полная ответственность пользователя за ошибки учета. Например, если в программе нет обновления и в результате расчет налоговых отчислений агентства произошел неверно, виноват в ошибке тот, кто занимается бухгалтерией в компании.
Сервисы от банков. Есть у всех крупных, например, у «Тинькофф» и «Сбера». Если расчетный счет агентства открыт в банке, за приложения для ведения бухгалтерии плата не взимается, что помогает сэкономить на непроизводственных расходах. Из минусов — такие сервисы хорошо работают только для УСН 6%, в остальных случаях часто возникают ошибки учета, которые могут вскрыться только на аудиторской проверке. «Сбер» также предлагает сервис «Точка»: такие лиды переходят «Моему делу», а общение с клиентом идет через интерфейс «Сбера».
«Сервис» ФНС — экспериментальный налоговый режим, автоматизированная УСН (АУСН). На сайте ФНС руководитель должен выбрать режим налогообложения АУСН, и ФНС самостоятельно с помощью банков начнет рассчитывать и списывать налоги и собирать данные для отчетности. При выборе такой системы агентство оказывается на упрощенной системе налогообложения, только ставки чуть выше: если объект налогообложения доходы, то ставка налога составит 8%; если доходы минус расходы — ставка 20%. Плюс такой системы — ее простота и тот факт, что юридическую ответственность за ошибки в учете несет сама ФНС. Минус — нельзя перенести даты платежей, если есть кассовые разрывы: ФНС будет списывать все налоги точно в срок. Количество сотрудников в компании на АУСН не должно превышать пяти — еще одна причина, почему режим подходит не всем.
Что делать, если руководитель не справляется с бухгалтерией
Найти решение на стороне — лучший выход, если руководитель понимает, что не справляется с бухгалтерией самостоятельно. Можно:
- нанять бухгалтера на фрилансе;
- обратиться в профессиональную аутсорсинговую компанию.
Заниматься бухгалтерией «наобум» точно не стоит: неустойки начисляются как организациям, так и физическим лицам на следующий день после наступления просрочки.
За искажение бухгалтерской отчетности возможны штрафы в размере от пяти до десяти тысяч рублей. Неуплата налога или его занижение влекут штраф в размере 20% (в некоторых случаях до 40%) от неуплаченной суммы. А если не сдана какая-либо отчетность, расчетный счет компании заблокируют до тех пор, пока отчет не будет сдан.
Руководителю может грозить уголовное наказание: если долги превысят 2,5 млн рублей, это обернется тюремным сроком.
Бухгалтерия — бомба замедленного действия: если ошибка была допущена, она может проявиться не сразу. Срок давности всех операций — до пяти лет.
ФНС стремится автоматизировать налоговый и бухгалтерский мониторинг: в небольших компаниях все ошибки открываются во время камеральных проверок. Поэтому любому руководителю важно развивать насмотренность в бухгалтерии: даже если он не занимается ею сам, это поможет нанять ему хорошего специалиста.
Бухгалтерия на 20% состоит из теоретических аспектов и на 80% — из практических особенностей деятельности компании. Внешний специалист сможет решить бухгалтерские задачи, если в компании дисциплина и порядок. Но если процессы не устоялись и царит постоянный хаос, то проблемы учета не решат ни внешний, ни внутренний специалисты — так что начинать стоит с создания системы.
По нашей практике молодые агентства часто поручают ассистенту руководителя помогать со сбором первичной документации. Далее компания органично растет до штатного главного бухгалтера и, в случае необходимости, передает на аутсорсинг отдельные участки (например, зарплату сотрудников).
Опыт самостоятельного ведения бухгалтерии точно будет полезен руководителю, но важно правильно оценивать свои возможности.
Выводы
Агентство может функционировать без бухгалтера в штате, но на практике это непросто.
- Руководитель агентства может вести бухгалтерию сам — для этого достаточно издать приказ.
- Специальные сервисы помогут вести бухгалтерию, но ответственность за возможные ошибки в них несет пользователь.
- Специалист на фрилансе или специализированные агентства — правильное решение, если руководитель плохо разбирается в бухгалтерии.
