Как работать с документами, если в агентстве нет бухгалтера?

Выясняем, как обходиться без бухгалтера в штате, корректно вести учет и при этом не создавать проблемы агентству

Вопрос-ответ
16.11.23
Автор: Валерия Оксиненко
Автор: Валерия Оксиненко
#Документы#Законы#Налоги

Иногда агентство не может сразу нанять бухгалтера — например, если оно только запустилось и лишних денег на административный персонал нет. А в некоторых компаниях мало сотрудников, и кажется, что бухгалтер просто не нужен. При этом вести учет операций, подписывать акты и оформлять отчеты всё равно приходится. Как это делать, разбираемся вместе с экспертами.

Айгуль Шадрина,
CEO S4 Consulting
Елена Курдова,
заместитель главного бухгалтера Demis Group

Может ли агентство существовать без бухгалтера

Короткий ответ — да, если организация относится к субъектам малого и среднего бизнеса. Генеральный директор организации может выполнять обязанности главного бухгалтера — для этого достаточно издать соответствующий приказ (пункты 1 и 3 статьи 7 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете»). Документ будет подтверждать, что генеральный директор также главный бухгалтер в компании, а должность главного бухгалтера в штатном расписании может вообще отсутствовать.

Важное уточнение: компания может функционировать без бухгалтера по закону, но на деле это очень сложная задача.

На наш взгляд, вообще без бухгалтера могут работать ИП по упрощенной системе налогообложения 6% — им достаточно бесплатной бухгалтерии от банков. Но если появляются сотрудники или выбран другой режим УСН, всё становится сложнее: возникает отдельная отчетность, которая еще и постоянно меняется. Здесь нужен человек, который обладает отдельной компетенцией и может работать только с бухгалтерскими вопросами.

Айгуль Шадрина,
CEO S4 Consulting

То есть рано или поздно большинству агентств бухгалтер все-таки понадобится. Но поначалу, пока сделок и сотрудников немного, можно обойтись своими силами.

Законные способы снижения налогового бремени:

Как небольшому агентству платить меньше налогов

Только законные способы сэкономить

Что руководитель делает за бухгалтера?

По закону функции бухгалтерии сводятся к следующему:

  • ведению бухгалтерского, налогового и управленческого учета и анализу данных (ст. 7 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
  • предоставлению информации о деятельности, имущественном положении, доходах и расходах (ст. 13 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
  • составлению и представлению бухгалтерской, налоговой, управленческой и статистической отчетности (ст. 13–15 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»);
  • контролю соблюдения правил и стандартов, выполненных плановых показателей, сохранности имущества (ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

На практике для руководителя, который берет на себя задачи бухгалтера в агентстве и работает на упрощенной системе налогообложения, это сводится к конкретному перечню задач. 

Учет хозяйственных операций. В системе бухгалтерского учета руководитель фиксирует данные обо всех операциях агентства — от расчетов с клиентами и подрядчиками до покупки основных средств или расходных материалов в офис. Отдельная статья — расчеты с сотрудниками: это не только выплата заработных плат, но и уплата страховых взносов, оплата отпускных и больничных.

Анализ финансового состояния компании. Руководитель контролирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, сводит баланс операций по итогу периода, то есть рассчитывает, сколько денег компания должна контрагентам, а сколько должны ей, каких финансовых результатов удалось достичь за период. Он оценивает устойчивость и успешность компании, корректирует финансовый план на будущий период.  

Подготовка отчетности. На основе данных учета руководитель готовит ежегодные и ежеквартальные отчеты для государственных органов и внешних пользователей. Отчетность по сотрудникам и их численности нужно сдавать чаще — раз в месяц.

Контроль и подпись документов. Руководитель проверяет наличие всех подтверждающих документов, ставит на них подпись от имени бухгалтера. Документы можно разделить по группам в зависимости от субъекта, с которым они связаны:

Если в этих документах допущены нарушения, ответственность ложится на бухгалтера или на того, кто в компании выполняет его функции.

Какие сервисы могут помочь с ведением бухгалтерии?

Ни один бухгалтер не ведет учет и не составляет отчеты вручную. Фактический монополист в автоматизации бухгалтерского учета — 1С. В случае когда бухгалтерией занимается руководитель агентства, эта программа, в общем, не нужна: она рассчитана на большие компании, у нее достаточно сложный интерфейс. Для неспециалистов подойдут более простые инструменты.
Сервисы самостоятельного ведения бухгалтерии. Самый удобный инструмент для большинства компаний. Стоимость использования составляет от 800 до 3000 ₽ в месяц. Наиболее популярны среди таких сервисов «Контур.Эльба», «Мое дело», СБИС «Бухгалтерия и учет», «БухСофт».

На наш взгляд, фаворитом является «Контур.Эльба» — сервис наиболее динамично развивается, следит за обновлениями законодательства и пожеланиями пользователей.

Айгуль Шадрина,
CEO S4 Consulting

Плюс таких сервисов — простота использования и автоматизация большинства процессов, например выгрузки основной отчетности. Минус — полная ответственность пользователя за ошибки учета. Например, если в программе нет обновления и в результате расчет налоговых отчислений агентства произошел неверно, виноват в ошибке тот, кто занимается бухгалтерией в компании.

Сервисы от банков. Есть у всех крупных, например, у «Тинькофф» и «Сбера». Если расчетный счет агентства открыт в банке, за приложения для ведения бухгалтерии плата не взимается, что помогает сэкономить на непроизводственных расходах. Из минусов — такие сервисы хорошо работают только для УСН 6%, в остальных случаях часто возникают ошибки учета, которые могут вскрыться только на аудиторской проверке. «Сбер» также предлагает сервис «Точка»: такие лиды переходят «Моему делу», а общение с клиентом идет через интерфейс «Сбера».

«Сервис» ФНС — экспериментальный налоговый режим, автоматизированная УСН (АУСН). На сайте ФНС руководитель должен выбрать режим налогообложения АУСН, и ФНС самостоятельно с помощью банков начнет рассчитывать и списывать налоги и собирать данные для отчетности. При выборе такой системы агентство оказывается на упрощенной системе налогообложения, только ставки чуть выше: если объект налогообложения доходы, то ставка налога составит 8%; если доходы минус расходы — ставка 20%. Плюс такой системы — ее простота и тот факт, что юридическую ответственность за ошибки в учете несет сама ФНС. Минус — нельзя перенести даты платежей, если есть кассовые разрывы: ФНС будет списывать все налоги точно в срок. Количество сотрудников в компании на АУСН не должно превышать пяти — еще одна причина, почему режим подходит не всем.

Что делать, если руководитель не справляется с бухгалтерией

Найти решение на стороне — лучший выход, если руководитель понимает, что не справляется с бухгалтерией самостоятельно. Можно:

  • нанять бухгалтера на фрилансе;
  • обратиться в профессиональную аутсорсинговую компанию.

Заниматься бухгалтерией «наобум» точно не стоит: неустойки начисляются как организациям, так и физическим лицам на следующий день после наступления просрочки.

За искажение бухгалтерской отчетности возможны штрафы в размере от пяти до десяти тысяч рублей. Неуплата налога или его занижение влекут штраф в размере 20% (в некоторых случаях до 40%) от неуплаченной суммы. А если не сдана какая-либо отчетность, расчетный счет компании заблокируют до тех пор, пока отчет не будет сдан.

Елена Курдова,
заместитель главного бухгалтера Demis Group

Руководителю может грозить уголовное наказание: если долги превысят 2,5 млн рублей, это обернется тюремным сроком.

Бухгалтерия — бомба замедленного действия: если ошибка была допущена, она может проявиться не сразу. Срок давности всех операций — до пяти лет.

Айгуль Шадрина,
CEO S4 Consulting

ФНС стремится автоматизировать налоговый и бухгалтерский мониторинг: в небольших компаниях все ошибки открываются во время камеральных проверок. Поэтому любому руководителю важно развивать насмотренность в бухгалтерии: даже если он не занимается ею сам, это поможет нанять ему хорошего специалиста.

Бухгалтерия на 20% состоит из теоретических аспектов и на 80% — из практических особенностей деятельности компании. Внешний специалист сможет решить бухгалтерские задачи, если в компании дисциплина и порядок. Но если процессы не устоялись и царит постоянный хаос, то проблемы учета не решат ни внешний, ни внутренний специалисты — так что начинать стоит с создания системы. 

По нашей практике молодые агентства часто поручают ассистенту руководителя помогать со сбором первичной документации. Далее компания органично растет до штатного главного бухгалтера и, в случае необходимости, передает на аутсорсинг отдельные участки (например, зарплату сотрудников).

Айгуль Шадрина,
CEO S4 Consulting

Опыт самостоятельного ведения бухгалтерии точно будет полезен руководителю, но важно правильно оценивать свои возможности.

Выводы

Агентство может функционировать без бухгалтера в штате, но на практике это непросто.

  1. Руководитель агентства может вести бухгалтерию сам — для этого достаточно издать приказ. 
  2. Специальные сервисы помогут вести бухгалтерию, но ответственность за возможные ошибки в них несет пользователь.
  3. Специалист на фрилансе или специализированные агентства — правильное решение, если руководитель плохо разбирается в бухгалтерии.
Что вы узнаете:
Комментарии