Управление проектами — это не магия, а навык и грамотно выстроенная система. Обсудили с Андреем Сабитовым, менеджером проектов «Айти-агентства Фьюче», какие особенности нужно учесть на старте, как управлять командой и что делать, если всё пошло не по плану.
Шесть шагов до запуска проекта
Метод управления проектом — это набор инструментов и действий, который помогает успешно завершить работу. В случае маркетингового агентства — уложиться в бюджет и сроки, а также удовлетворить ожидания заказчика. По исследованию Института проджект-менеджмента, без четко выстроенной методики в половине случаев проект не дойдет до этапа реализации, а команда потратит на 11% больше ресурсов.
У всех методов управления проектами общие принципы. Они включают исполнительность, сотрудничество, вовлечение заинтересованных сторон, фокус на ценности, распознавание взаимодействий в системе и лидерские модели поведения.
Всё нацелено на достижение результата в заложенные сроки и бюджет. Иными словами — job to be done.
Есть шесть принципов управления проектами, актуальных вне зависимости от выбранной методики. Их стоит придерживаться всегда. Проектному менеджеру полезно вспоминать о них до того, как команда приступила к задаче.
Шесть принципов управления проектами:
- Разбивать основную задачу на подзадачи — так станет понятно, какая команда нужна.
- Назначать ответственных за каждую подзадачу — как правило, это руководители отделов, например за результаты SMM-продвижения проекта будет отвечать руководитель SMM-отдела. Но бывает и по-другому, например за SMM-продвижение может отвечать маркетолог или SMM-менеджер, если проект небольшой.
- Определять дедлайны для каждой подзадачи — это необязательно должен быть четкий день, хотя бы промежуток две-четыре недели, в который нужно выполнить основной пул задач.
- Распределять бюджет — понять, сколько примерно средств нужно на каждый этап работы, какие сервисы придется оплатить. Если размер бюджета и затраты не сходятся, стоит обсудить это с заказчиком еще до старта работ.
- Составлять примерный план работ, то есть дорожную карту проекта, и показать команде — каждый должен понимать, что именно он делает, зачем и в какой момент времени. Так сотрудники смогут планировать свою загруженность и вовремя подключаться к проекту.
- Налаживать коммуникацию — все сотрудники, которые работают над одной подзадачей, должны быть знакомы между собой. Им нужна возможность обсуждать работу друг с другом, без долгой передачи информации через руководителя или третьи руки.
Когда первые шаги пройдены, можно готовиться к запуску проекта. На этом этапе выбирают, по какой методике будут вести работы.
Учимся продавать кастдев клиентам как услугу:
Как сделать исследование целевой аудитории заказчика продуктом агентства?
Разбираемся, как выстроить работу, организовать взаимодействие с заказчиком и установить справедливую цену
Какие существуют варианты управления проектами
На самом деле методов управления проектами всего два — строгий Waterfall и гибкий адаптивный Agile. Они регулируют то, как организована работа. Все остальные методы лишь дополняют их, поэтому их можно считать способами управления проектом. К ним относятся Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и другие, которые комбинируют с основным методом. Разберем каждый вариант отдельно на примере разработки сайта.
Waterfall. Этот метод называют каскадным или водопадом. У него четкая структура: команда не переходит к следующему этапу, пока не готов предыдущий.
При таком подходе одна команда зависит от другой: если один из этапов сдали с опозданием, сроки сдвинутся у всех остальных. Правки нужно вносить оперативно, чтобы уложиться в отведенное время. Важно согласовывать с заказчиком каждый этап, ведь когда проект перешел на следующую стадию, предыдущую исправлять уже не будут.
Agile. Гибкое управление проектами, которое основано на многозадачности. Разные команды выполняют подзадачи в одно время — каждая свою.
Вести проект по Agile может быть сложнее: менеджеру придется следить за несколькими командами одновременно. Но этот метод поможет сэкономить время и выполнить работы быстрее.
Простой пример: вы успешно заключили сделку на разработку с компанией, у которой ТЗ по проекту уже было готово до вашей встречи и составляло 300 страниц. Их условия — все должны жестко придерживаться плана и регулярно давать обратную связь по процессу выполнения работ. Можно ли быть на 100% уверенным, что это каскад или эджайл? А в процессе у компании сменилось руководство, теперь они лояльнее подходят к подрядчикам, хотят вносить изменения в проект. То есть идет трансформация методик, и мы не можем не подстраиваться.
Выбранную методику сочетают с различными способами управления проектами. Рассмотрим пять основных: Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и метод критического управления — CPM.
Scrum. Цикл работ делят на короткие этапы — спринты. Они занимают 2–4 недели и рассчитаны на команду до 10 человек.
После каждого спринта:
- результаты обсуждают с заказчиком;
- анализируют, что из проекта еще не реализовано;
- корректируют план дальнейшей работы.
Во время спринта команду ежедневно собирают на созвон, чтобы обменяться информацией и обсудить проблемы по ходу работы. Каждый должен быть в курсе состояния проекта.
Если команда исполнителя работает слаженно, как механизм часов, быстро вносит коррективы, это волшебным образом создает хорошее впечатление. Метод спринтов помогает заказчику всегда оставаться в курсе работы над его проектом, а команде адаптировать проект под любые изменения.
Большинство из вас наверняка встречались со Scrum-подходом, но не знали, что он так называется. Это те самые ежемесячные отчеты клиентам и ежедневные созвоны руководителей отделов, где каждый говорит, что он делал вчера, с какими проблемами столкнулся и каков план дальнейшей работы.
Kanban. Способ Kanban наглядный — все задачи по проекту располагают на доске. Вся команда находится в едином рабочем пространстве. Задачи обычно разделяют по готовности: на очереди, в процессе, готово. На каждой карточке можно установить дедлайн.
Способ Kanban тоже знаком многим. Самый простой пример — доски в Trello и аналогичных сервисах. А раньше для этого использовали стену со стикерами или табличку, нарисованную маркером на белой доске.
Kanban — наглядный способ управления. Но контролировать этапы и сроки работы над большим проектом с его помощью сложно: нужно отслеживать слишком много участников и задач. На большой доске велик риск потерять что-то важное или пропустить уведомление.
Когда жизненный цикл продукта выстроен структурированно и прозрачно, его видит и знает вся команда — это упрощает коммуникацию внутри команды агентства, а также общение с заказчиком.
Lean. Это способ бережливого управления проектами. Он основан на обратной связи от пользователей. Компания выпускает сырой продукт, затем собирает отзывы и дорабатывает с учетом потребностей аудитории.
При этом способе удается избежать тестирования множества гипотез, на которые нужны время, силы и бюджет. Лишь небольшой процент клиентов агентства готовы рискнуть использовать Lean для разработки продукта, так как выпуск недоработанного решения может ударить по репутации компании. А вот для внутренних процессов и собственных проектов способ неплохой.
Иногда мы используем итеративный подход: разбиваем проект на короткие циклы разработки и тестирования. Так мы быстро получаем обратную связь от пользователей и вносим изменения в продукт. Это не Lean в чистом виде, но принципы те же: работа через обратную связь.
Six Sigma. Способ шести сигм — это работа «с конца». Сначала определяют, каким должен быть результат, затем сразу приступают к реализации. В процессе ищут ошибки, проводят доработки и улучшают продукт.
При работе руководствуются шестью принципами:
- интерес к клиенту — интересоваться у клиента, что его устраивает и не устраивает в продукте;
- факты и проверенная информация — работа строится не от предположений, а на основе анализа и подтвержденных данных;
- оптимизация процессов — уменьшать расходы без потери качества, ускорять работу;
- опережение — не ждать проблем, а заранее находить слабые места и устранять их;
- прозрачность — каждый должен понимать, что происходит в проекте;
- улучшение — стремиться сделать продукт лучше с каждой итерацией.
Для метода шести сигм в компании должны быть эксперты, которые будут оценивать качество продукта и работы каждой из команд.
Просто представьте, что вы собрались построить дом. Вы нанимаете строительное агентство, которое уже строило много домов раньше, обладает всеми необходимыми знаниями, навыками и специалистами для решения вашего вопроса. Так вот, дом — это наш ИТ-проект, а бригадир — это проектный менеджер.
Мы сначала до последнего гвоздя разбираем с заказчиком его пожелания к проекту — каким он должен быть. Если проект типовой, то реализация будет выглядеть как каскад. Если же работа подразумевает совершенно нетиповой проект, то некоторые этапы разработки могут повторяться, а порой мы вообще возвращаемся к началу — заново составляем чертеж дома, выбираем материалы и рассчитываем, не рухнет ли он после постройки.
CPM. Способ критического управления подразумевает, что к каждой подзадаче нужно прописать срок выполнения. После этого распределить, что за чем должно идти. После этого выстроить схему: какие подзадачи зависят друг от друга и выполняются по порядку, а какие можно делать параллельно. Например, сбор семантического ядра для SEO-продвижения и разработку дизайна сайта можно вести параллельно. Но оба процесса должны быть закончены на момент создания контента. Должно быть понятно, сколько страниц будет на сайте, какого размера на них будут блоки для текста, какие ключевые слова нужно использовать в материалах.
На практике ни один метод или способ не используют изолированно. Чаще ищут сочетание нескольких вариантов, которое подойдет для конкретного проекта.
Для успешной реализации проекта, исполнитель применяет подходы из разных методологий. С опытом это становится проще и эффективней, так как со временем узнаешь всё больше нюансов и совершенствуешься. Здесь работает выражение «предупрежден, значит вооружен», лучше эту теорию знать, но миксовать ее, как того требует конкретная ситуация.
С методами и способами разобрались, осталось понять, как их подобрать под конкретный проект.
Что учесть при выборе способа управления проектом
Неважно, речь о клиентском проекте или агентском, принципы будут одинаковыми.
Что важно учесть, чтобы подобрать методику управления проектом:
- Предсказуемость результата — каскадный метод и способ шести сигм не подходит для проектов, результат которых сложно предсказать на старте. Для каскада не получится установить четкие сроки, а для Six Sigma нужно знать конечный результат.
- Объем работ — если планируется много обширных этапов работы, следить за ними с помощью Kanban будет почти нереально, они просто затеряются на доске.
- Размер команды — если для проекта нужно много людей, им вряд ли подойдет метод спринтов или критического управления. Они рассчитаны на небольшие команды — так называемые team two pizzas, то есть число людей, которые могут съесть две пиццы.
- Опыт специалистов — если в команде нет экспертов высокого уровня, способ шести сигм использовать не получится. Ведь его суть — оценка работы экспертами и доработка по их замечаниям.
- Сложность проекта — если подзадач слишком много, спринты или СРМ не дадут выстроить систему, так как схема будет слишком разветвленной.
- Коммуникация в команде — если люди не знакомы между собой, будет сложно использовать способ шести сигм или критического управления, ведь они не смогут работать скоординированно.
- Культура и стиль работы — в компаниях, где принят строгий формальный стиль общения, будет сложно использовать гибкие методы. Для них важно уметь договариваться, много обсуждать и с пониманием относиться к коллегам.
Фактически нужно просто ответить на три вопроса: кто мы, что мы делаем и как. Только отвечать нужно честно и непредвзято. Например, в команде десять человек, из них двое новички, а остальные — опытные специалисты. На создание сайта без сложной анимации нужен минимум месяц. Между собой все знакомы, общаются неформально.
Перед началом работы над проектом я составляю карту рисков. С ее помощью я могу оптимизировать и адаптировать проект — сделать его устойчивым к рискам. Только таким образом проект можно будет успешно реализовать в том виде, в котором он задумывался.
Не всегда удается с первого раза подобрать способ управления проектом. Его можно сменить в процессе или адаптировать, например внедрить визуально удобный Kanban или видоизменить каскад до СРМ, запустив несколько процессов параллельно и объединив заложенные на них сроки.
Как понять, что выбранный метод не работает
Обычно то, что метод не работает, становится понятно в момент глобального кризиса. Когда перестало хватать бюджета, сорваны сроки, а клиент явно недоволен. Но если внимательно следить за работой команды, можно заранее заметить признаки кризиса, успеть исправить ситуацию и спасти проект.
Четыре признака того, что способ управления проектами не работает:
- команда несколько раз переделала каждый этап, но «правильного» для клиента варианта так и не добилась;
- к заказчику постоянно приходят с дополнительными вопросами;
- одну и ту же задачу команда делает несколько раз;
- сотрудники не могут внятно отчитаться о проделанной работе.
При появлении таких признаков стоит проанализировать происходящее с проектом и перейти на более адаптивный подход.
Мой совет: менеджеру стоит обратить внимание именно на собственные недоработки с командой. Изучайте литературу, подходы, посмотрите еще раз на дорожную карту проекта и разберитесь, где на ней возникли проблемы. Визуализация может помочь осмыслить ошибки.
Неважно, как называется выбранный метод управления проектом и попадает ли он вообще под какую-либо классификацию. Главное, чтобы он работал.
Главное
Вот несколько основных вещей, которые нужно знать для эффективного управления проектами:
- предпроектная подготовка — разбить задачу на подзадачи, назначить ответственных, определить дедлайны, распределить бюджет, разработать план работ, наладить коммуникацию;
- основных методов управления проектами два: строгий Waterfall и гибкий адаптивный Agile;
- способов управления проектами много, основные: Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и метод критического управления — CPM;
- выбор способа управления проектами зависит от трех важных вопросов: кто мы, что мы делаем и как;
- проблемы в работе над проектом, большое количество замечаний и итераций правок может говорить о том, что способ управления выбран неверно и его стоит сменить.
