Как по шагам выстроить работу агентства по agile и какие проблемы могут возникать в процессе, обсудили с Алей Васильевой — agile-коучем и сооснователем «Агентства 90/10».
Принципы agile в теории
Некоторые относят agile не к методологии управления проектами, а к философии. Такое мнение возникло из-за официального манифеста agile, который содержит не конкретные инструменты, а принципы. В оригинале они ориентированы на разработку программного обеспечения, так как методику создали для IT-компаний. Но общий смысл формирует принципы для любого бизнеса.
12 принципов манифеста:
- Главный приоритет — удовлетворенность клиентов.
- Изменения в процессе работы приветствуются.
- Результаты работы нужно показывать клиенту каждые 2–16 недель.
- Руководители всегда работают вместе с командой.
- У сотрудников должна быть мотивация, а значит, подходящие условия работы, поддержка и доверие.
- Лучший способ сообщить что-то команде — поговорить лично.
- Прогресс отслеживают по результатам работы, а не затраченному времени и другим схожим критериям.
- Гибкость процессов помогает поддерживать рабочий темп как для срочных задач, так и при работе вдолгую.
- Важно развивать и совершенствовать продукт.
- Нужно сводить к минимуму лишнюю работу, не усложнять проект и рабочие процессы.
- Лучшие продукты создают самоорганизующиеся команды, поэтому стоит давать сотрудникам больше свободы управления и не заниматься микроменеджментом.
- Команда должна регулярно оценивать свою работу и корректировать свое поведение.
На основании пунктов манифеста сформировались четыре ценности по agile:
Многое сейчас кажется очевидным, но методика сложилась в 2001 году, тогда это было инновацией. До этого никто не пробовал сместить фокус внимания с планирования и задач на тех, кто их выполняет.
От кредиторской задолженности не спастись, но можно перестать от нее страдать:
Почему контрагенты не платят вовремя и что с ними делать?
Выводим инструкцию по борьбе с дебиторской задолженностью в агентстве с Алексеем Парфуном — CEO Agenda media group и вице-президентом АКАР
Принципы agile на практике
Манифест отражает то, как должны быть организованы процессы. Исходя из принципов, можно сделать шесть практических выводов.
Большую задачу нужно делить на этапы. Каждый из них согласовывают с клиентом. По полученной обратной связи продукт дорабатывают. Например, создание сайта глобально делят на разработку проекта, дизайн и наполнение. В конце каждого этапа продукт показывают клиенту, он высказывает мнение. Если чего-то не хватает, это добавляют.
Когда этап согласован, команда берется за следующий. Клиент может захотеть внести правки в давно согласованные материалы. Этот момент нужно прописывать в договоре. Обычно таких правок может быть не больше 2–3, иначе команда рискует никогда не сдать проект.
Меньше думать, больше делать. Аналитике и планированию уделяют меньше внимания, чем работе с продуктом. Не нужно заранее долго просчитывать то, что проще и быстрее протестировать в деле. Например, изменить ToV в рекламных креативах и увидеть реакцию аудитории — более точный и быстрый метод, чем анализировать ToV в креативах конкурентов, считать статистику и делать выводы.
Менять конечную цель, если это оправданно. Например, пересматривать соотношение текстового и видеоконтента в медиа, если один формат явно больше нравится пользователям.
Лучше сделать неидеально, чем не сделать совсем. Например, лучше запустить сайт без крутого дизайна — сделанный из блоков на «Тильде» — и начать получать заказы из интернета, чем долго копить на первую версию сайта, оставаясь в итоге без клиентов.
Просчитать время и умножить на два. В сроки стоит сразу закладывать время на переделывание и возможные задержки. Лучше умножать реальный срок на два или даже на три, а количество итераций правок прописывать в договоре.
Руководитель должен участвовать в проекте. Он появляется не только на старте с задачами и в конце с проверкой. Ему нужно разговаривать с командой и заказчиками, регулировать отношения в коллективе, а также просить дополнительные материалы у клиента и вникать в тонкости продукта. Это поможет выстраивать работу в команде и защищать решения перед заказчиком.
Команде, которая работает по agile-методологии, должен нравиться продукт, клиент и коллеги. Создать такую атмосферу — совместная задача руководителя и проджект-менеджера.
Я бы сказала, что самое сложное — сформировать команду вокруг продукта, а не по принципу функциональной оргструктуры. На этом этапе важно проговорить общие цели, зафиксировать рабочий процесс и ответственность каждого участника команды.
Маркетинговым агентствам деньги приносят не товары, а люди — чем лучше сотрудники работают, тем больше клиентов и выше заработок. А потому большинству маркетинговых агентств подходит agile-методология управления проектами, ведь она отражает главные принципы: люди важнее процессов, а удовлетворить клиента важнее, чем следовать плану.
Плюсы и минусы такого подхода
Прежде чем внедрять методологию управления agile, стоит оценить ее возможности и учесть риск вероятных проблем.
Плюсы agile:
- адаптивность — если какой-то рекламный инструмент больше не работает, при каскадном методе управления придется всё начинать сначала, а при agile достаточно будет изменить вектор работы и согласовать это с заказчиком;
- прозрачность — клиент постоянно на связи с командой и видит, как движется работа. Из-за этого он чувствует себя спокойнее, чем когда ждет ежемесячный отчет при работе по Waterfall и ему кажется, что сделано недостаточно;
- заинтересованность команды — люди общаются внутри команды, могут предлагать свежие идеи, сразу их внедрять и получать результат, а не писать о них в отчетах, долго согласовывать и так и не внедрить из-за потери времени и актуальности идеи;
- поэтапная оплата — за каждый согласованный этап проекта можно сразу брать оплату, а не ждать основную сумму только после полностью выполненной работы.
Так как agile — это методология управления проектами, которая не подразумевает строгую отчетность и документацию по каждому шагу, она освобождает сотрудникам больше времени на реальную работу. Ведь теперь работники могут заниматься делами, а не писать миллионы отчетов. Но ни одна система не может быть идеальной — при переходе на agile стоит учесть ряд нюансов.
Минусы agile:
- правки — так как нет строгого плана и конечного результата, клиент в процессе работы может передумать и изменить пожелания;
- границы ответственности — они размываются, из-за чего сложнее найти ответственного за конкретную задачу или того, кто должен исправить ошибку;
- распределение нагрузки — сложно грамотно и равноценно распределять задачи, когда непонятно, сколько итераций правок будет в конкретном проекте и какие доработки;
- общение с клиентами — нужен плотный контакт с заказчиками, а они не всегда готовы регулярно выделять время на общение с подрядчиками и действительно вникать в продукт.
Количество плюсов не сильно превышает минусы, поэтому agile нельзя назвать ни панацеей по управлению проектом, ни универсальной методикой.
Главная сложность agile — это объяснить новый стиль работы людям, которые привыкли к традиционному подходу. Ведь отсутствие регулярных отчетов может привести к хаосу.
Agile-подход — продуктовый, то есть работа и команда строится вокруг конкретного продукта. Если задачи теряются по пути от одного отдела к другому, собственник слишком вовлечен в операционку, а сотрудники подумывают об увольнении, — это один из признаков необходимости перестроить систему с функциональной на продуктовую и собрать кроссфукнциональную команду.
Так наладится взаимодействие между специалистами, появятся командные цели, а все сотрудники будут видеть полный жизненный цикл продукта и самостоятельно фиксировать, на каких этапах возникают проблемы. Когда не нужно всех контролировать, у собственника появляется время на стратегические задачи, а у компании — шанс вырасти.
Мы разобрали плюсы и минусы методики. Осталось понять, для каких проектов она подходит.
Как организовать работу по agile
Для маркетинга agile — вполне подходящая методика. Продукт в этом случае — это комплекс услуг для конкретного заказчика, а проект — конкретная услуга, например запуск рекламы или ведение соцсетей.
Внедрить agile можно за пять этапов:
- Инициация — руководитель или продакт-менеджер принимают решение использовать продуктовую систему вместо функциональной. Затем они сообщают это команде и объясняют, как будет строиться работа.
- Планирование — вокруг каждого проекта руководитель агентства или проджект-менеджер формирует команду, знакомят всех с коллегами, проектом и продуктом. Каждому объясняют его роль и зону ответственности — причем у одного человека в разных проектах они могут отличаться. На этом же этапе всю работу разбивают на подзадачи и к каждой прописывают сроки — с учетом времени на возможные правки.
- Выполнение — обычная работа над проектом, когда каждый занят своим делом. Внутри команды люди общаются, обмениваются мнениями, помогают друг другу.
- Оценка прогресса — согласование с клиентом конкретного этапа работы и мониторинг эффективности каждого участника команды: кому можно давать больше задач, а кого стоит немного разгрузить.
- Завершение — сдача готового продукта заказчику.
Рассмотрим на примере разработки и запуска SMM клиенту.
Первый этап. В агентстве, которое до этого не работало по agile, сначала объясняют сотрудникам процесс работы. Что теперь специалисты будут получать задачи не от руководителей отделов, а от руководителей проекта.
Второй этап. Агентство подбирает команду и объясняет каждому, кто за что отвечает. Например, авторы — пишут, дизайнеры — создают визуал, специалисты по рекламе — настраивают рекламу, руководитель проекта — общается с клиентом, составляет контент-план, планирует продвижение, просматривает отчеты по количеству подписчиков, реакций, репостов и корректирует SMM-стратегию. Это лишь основные обязанности, на самом деле у каждого их может быть больше или меньше, в зависимости от масштаба и формата медиа.
Работу над проектом делят на этапы:
- придумывают концепт и визуал;
- определяют, какие соцсети подходят для решения задач компании;
- считают, сколько материалов будет выходить в месяц и какого формата;
- составляют контент-план для каждой соцсети;
- ставят срок на подготовку каждого материала;
- ищут каналы дистрибуции.
После этого команда приступает к работе.
Третий этап. Каждый делает свою задачу. При этом руководитель всегда на связи, включен в процесс, — например, напоминает про сроки и отсматривает материалы.
Четвертый этап. Руководитель проекта оценивает, как развивается медиа, какой отклик есть у читателей, сколько людей приходит за счет продвижения, кто и откуда они. Полученные выводы и готовые материалы показывают заказчику.
Параллельно руководитель смотрит и на команду. Например, если кто-то ничего не успевает, а кто-то сидит без дела по полмесяца, то нагрузку стоит перераспределить.
Пятый этап. Завершение, то есть прекращение сотрудничества. Дальше конкретным проектом или продуктом в целом будет заниматься другое агентство или заказчик. В контексте запуска и ведения соцсетей этот этап должен произойти как можно позже.
Подойдет ли agile—подход конкретному агентству, зависит от списка предоставляемых услуг и размера клиентских проектов. Если всем клиентам предоставляется стандартный список и объем услуг, то реально сформировать команду, которая будет по одной схеме работать с каждым клиентом. Если под каждого клиента подбирается кастомное решение, то одной команде будет сложно делать разные проекты.
Agile — общее собирательное понятие. Оно отражает идеологию, стиль мышления и приоритеты. Для ее реализации используют другие методики, которые отвечают принципам agile-методологии, например Kanban, Scrum и другие инструменты. Тогда получается создать такую среду, в которой комфортно сотрудникам, понятно руководителям и приятно клиентам.
