Trello, Notion и другие «доски» — как с их помощью управлять проектами по системе Kanban

Самый наглядный способ вести клиентские и агентские проекты

Руководство
19.12.23
Автор: Юлия Мягкова
Автор: Юлия Мягкова
#Процессы

Не терять задачи, видеть прогресс и правильно распределять нагрузку на сотрудников помогает Kanban — система управления проектами, история которой началась на заводе «Тойота» в середине двадцатого века. Тогда с помощью доски с карточками, на которых писали необходимые детали, руководители компании смогли оптимизировать производство автомобилей и упростить логистику. Как и где метод канбан используют сейчас, а также его плюсы и минусы, обсудили с Анастасией Кузнецовой — интернет-маркетологом агентства 1PS.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Как организовать работу по Kanban

Канбан — гибкий метод работы, то есть он больше подходит командам без строгого регламента, лишних документов и официоза. Для работы нужна доска — реальная, например пробковая или белая для маркеров, или виртуальная — в одной из популярных программ. На доске отмечают, какие задачи команде нужно взять в работу, какие уже делают, а какие завершены. У всех, кто задействован в проекте, должен быть доступ к доске.

Схема работы по методу канбан
Схема работы по методу канбан

На самом деле канбан может быть чуть сложнее: включать таблицы, графики и другие визуальные инструменты. Но всё будет отвечать единой сути метода канбан — наглядности.

Канбан — одна из самых простых методик для внедрения. Нужно соблюдать всего пять принципов:
Делить задачу на подзадачи. Например, разработать сайт для интернет-магазина — глобальная задача. Она делится на подзадачи столько раз, пока не станет выполнима для исполнителя. То есть создание сайта сначала стоит разделить на разработку структуры, дизайна и технические работы, а затем каждую из подзадач разбить на еще более мелкие задачи.

Что такое карточка в канбане
Что такое карточка в канбане

Задачу, которую может выполнить один человек за определенный срок, выносят в отдельную карточку на доске. При разработке сайта это будет фотосессия одной группы товаров или тексты для одного раздела. 

В карточке обычно отмечают исполнителя, контролирующего человека и срок выполнения задачи. Если дедлайн прошел, а задача не перешла на следующий этап — в большинстве электронных канбан-досок она будет помечена красным, огоньком или другим способом. Так будет видно, что срок прошел и есть проблема. Это поможет руководителю обратить внимание на ситуацию.

Сначала мы ставим подзадачи с четкими сроками и планами выполнения. И четкие приоритеты, что можно делать параллельно, что только последовательно.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Разбивать работу на этапы. «Нужно сделать → в работе → сделано» — это самая простая схема, которая подойдет разве что индивидуальному предпринимателю или руководителю небольшой команды. Работа над любым проектом обычно включает минимум пять этапов:

  • нужно сделать;
  • в работе у сотрудника какого-то подразделения, например дизайнера или технического отдела, — таких колонок может быть много, но лучше делать до десяти;
  • на согласовании у клиента;
  • согласовано;
  • сделано.

Отдельную колонку стоит создать под информацию о проекте. В нём будут важные ссылки и материалы от клиента. Иногда там же хранят записи созвонов с обсуждением задачи.

Вот как это работает у нас: заявка из отдела продаж приходит менеджеру — по разработке, SEO-продвижению или контенту. Он понимает, на какие этапы необходимо разбить работу: часть отдать разработчикам, часть — сеошникам, часть — копирайтерам и т. д. Потом информация передается руководителям нужных отделов, которые, зная нагрузку своих сотрудников, назначают ответственного по этой заявке.
Далее формируется команда из специалистов разных отделов, они уже будут работать вместе над конкретным проектом. Каждый делает свою часть работы и передает менеджеру, который является связующим звеном между заказчиком и сотрудниками.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Следить за количеством задач. Карточек в колонке не должно быть слишком много — обычно их не больше 12. Задачи не должны задерживаться в одной колонке, то есть долго находиться в одном статусе и накапливаться. Поток задач должен быть непрерывным — что-то в планах, что-то готовится, а что-то уже готово.

Накопление карточек в одном столбце мешает правильно распределять нагрузку на сотрудников. Полмесяца команда ничего не делает — ждет дизайнера, который задерживает разработку макета сайта. А потом всем нужно срочно за две недели доделать те задачи, на которые изначально закладывали месяц. В результате сотрудники половину месяца не знают, чем себя занять, а вторую половину — не могут даже поесть нормально из-за количества задач. Работа в таком режиме может привести к выгоранию или даже увольнению людей из команды.

Анализируйте поток задач и скорость их выполнения. Возможно, какая-то задача зависла на одном месте. Это сигнал о том, что необходимо разобраться в проблеме, например подключить к работе еще сотрудников.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Использовать инструкции. Чтобы задачи не застревали на одном этапе, каждый сотрудник должен понимать, какую задачу он выполняет, сколько времени ему нужно и что делать с карточкой потом. Это руководитель прописывает в инструкции и просит всех ее прочитать. Первое время можно прикреплять инструкцию в каждую карточку с задачей — пусть она будет всегда под рукой. Если в работе появляется новый процесс, по нему также прописывают инструкцию.

Улучшать процессы. На старте проекта может казаться, что хватит пяти колонок для задач, а в процессе выяснилось, что нужна еще одна. Например, сначала для рекламы использовали готовые креативы от клиента, а потом стали делать их сами — понадобилась колонка «на дизайне». По принципу канбан ее стоит добавить, причем до колонки «согласование» и последующих.

Плюсы и минусы системы

Метод управления канбан неидеален — он наглядный и удобный, но большим командам может не подойти. Перед внедрением стоит оценить, подходит он под конкретный проект или нет.

Плюсы методики:

  • Наглядность — все в команде видят, на каком этапе проект, где есть слабые места и копятся задачи.
  • Удобство — все задачи в одном месте, а не разбросаны по чатам и личным сообщениям.
  • Простота внедрения — доску настраивает руководитель, а команде на старте останется только перемещать карточки между колонками.
  • Распределение загрузки — за счет визуализации сразу видно, на кого нагрузка слишком большая, кому требуется помощь, а кто может взять больше задач.

Так как канбан просто внедрять и использовать, его применяют многие маркетинговые команды.

Основные плюсы: можно держать перед глазами все проекты и задачи, которые есть в работе, отслеживать этапы их выполнения; быстро выявлять проблемы: сотрудник не успевает сделать свою часть работы, задача требует больше времени, чем планировалось. Метод позволяет держать фокус на текущих задачах, не делать тысячу дел одновременно. Также команда может увидеть, на каком этапе зависла работа, и имеет общее представление об этапах: кто и что делает прямо сейчас.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Канбан полезен для руководителей внутри команды и для связи с клиентами. Заказчик видит, что про него не забыли и работа идет. А руководитель замечает слабые места команды и может корректировать процессы. Чтобы проблемы не видел заказчик, можно завести две доски: одну — для внутренней работы, вторую — для согласований и комментариев заказчика.

Минусы методики:

  • Нужны специальные инструменты — так как многие маркетинговые агентства состоят из удаленщиков, обычная доска с маркерами для планирования по методу канбан им не подойдет. Виртуальные доски платные, но есть бесплатные пробные версии для небольшого числа сотрудников и задач.
  • Ограничения по количеству задач — в одном столбце не копят больше N карточек, поскольку тогда они подвиснут или про них забудут. Если задач становится много, нужно подумать о разделении команды или передачи части задач другим сотрудникам.
  • Сложности с планированием — на старте сотрудникам трудно понять, сколько времени реально будет занимать каждая задача. А еще люди иногда болеют, забывают отписаться в карточке о готовности или проставить сроки. В итоге карточки всё же копятся в одном столбце, пока другие пустуют. Приходится перераспределять задачи и разруливать накладки по срокам.

Трудности при работе по канбан часто связаны не с самой системой, а с людьми.

Чаще всего мы сталкивались с очевидной сложностью, когда весь проект встает из-за блокировки нескольких задач. Например, если дизайнер вовремя не отрисовал макет или копирайтер не успел в срок написать текст, то весь процесс разработки остановится, пока не будет решена проблема.

Анастасия Кузнецова,
интернет-маркетолог агентства 1PS

Канбан будет помогать, а не мешать работать, если правильно организовать пространство и подготовить сотрудников. Когда каждый увидит, как методика поможет сэкономить силы и время, внедрить ее будет легко.

Пять популярных инструментов

Физические доски для канбан в диджитал используют реже, чем виртуальное рабочее пространство. Это связано с тем, что в сфере много команд, которые находятся в разных городах и даже странах. Чтобы собрать их в одном месте, разработали специальное программное обеспечение. Большинство из продуктов — веб-приложения. Их не нужно устанавливать на устройство — достаточно зарегистрироваться на сайте и начать пользоваться. 

Раньше многие вели дела в Trello — одном из простейших инструментов для канбан, или в Jira — сложной программе, которая позволяет подключать интеграции с популярными инструментами тестирования, автоматически создавать заявки разработчикам при обнаружении багов, а также вести документацию, использовать шаблоны и многое другое. Сейчас Trello и Jira нельзя легально использовать в России, хотя некоторые компании продолжают это делать. Мы же рассмотрим те решения для организации рабочих процессов по принципам канбан-метода, которые пришли на смену этим инструментам и доступны без ограничений.

Kaiten. Руководитель агентства часто контролирует работу каждого проекта, которых одновременно могут быть десятки. Чтобы не метаться между несколькими досками, их можно собрать в одном пространстве и настроить связь между ними с помощью Kaiten.

Рабочее пространство в Kaiten
Рабочее пространство в Kaiten

Работать в Kaiten удобно не только по Kanban, но и с помощью Scrum. Здесь уже есть всё основные инструменты: счетчик карточек в колонке, статусы, возможность установить дедлайн для задачи и запускать спринты. Также можно настроить доступы для сотрудников без дополнительного ПО.

Kaiten дает необходимый минимум для управления командой. Тем, кто любит настраивать автоматизации и автоматически вести документацию, лучше рассмотреть инструменты с более широким функционалом.

Shtab. Это простейшая канбан-доска, в которой есть все необходимое: возможность создавать карточки, добавлять ответственных за задачу, учитывать время и ставить дедлайны. Сотрудникам можно настроить доступ на редактирование карточки или только на просмотр. Также в программе есть шаблоны задач и договоров, чтобы упростить работу с документами.

Рабочее пространство в «Штабе»
Рабочее пространство в Shtab

В работе со Shtab есть один нюанс — ограничения для больших команд. При увеличении числа проектов могут возникнуть проблемы с уведомлениями. Большим командам и руководителям проектов оповещения могут попросту не доходить. Например, если человек работает больше чем с сорока проектами одновременно.

Большим командам и руководителям проектов уведомления могут не доходить. Например, если человек работает больше чем с сорока проектами одновременно.

Notion. Более сложный сервис, чем предыдущие. В нём можно не только собрать канбан-доску, но и создавать таблицы, вести календарь, собрать базу знаний, настроить собственные категории и напоминания.

Простейшая канбан-доска в Notion
Простейшая канбан-доска в Notion

У Notion две основные особенности: он не русифицирован и сложен в настройке. Некоторые блогеры продают курсы по работе в «Ноушен», в «Ютубе» есть целый канал по обучению работе с этой системой. Кажется, что проще не связываться с этим инструментом, чем разобраться в его работе. Но если не усложнять и использовать «Ноушен» только как канбан-доску, разобраться с ним несложно — создавать столбцы и карточки здесь можно парой кнопок. А когда захочется подключить календарь, автоматическое планирование или использовать шаблоны документов, тогда уже идти смотреть «Ютуб» или покупать обучающие курсы.

Yandex Tracker. Часть экосистемы Yandex Cloud, которую чаще используют в ИТ-сфере, чем в маркетинге, и которую можно считать аналогом ушедшей Jira. В Yandex Tracker доску канбан можно настроить из шаблона — зайти на сайт Yandex Cloud, зарегистрироваться, найти в разделе «Все сервисы» Yandex Tracker, а затем выбрать базовый шаблон доски.

Шаблон канбан в Yandex Tracker
Шаблон канбан в Yandex Tracker

Для агентств, у которых много проектов, в Yandex Tracker будет удобно настраивать фильтр задач, — например, показывать только срочные или те, которые нужно сделать сегодня. А для типовых задач можно сразу создать шаблон карточки, чтобы команде было проще и быстрее работать.

PlanFix. Одна из гибких систем планирования. В «ПланФиксе» можно настроить канбан-доску из шаблона, а можно вручную создать нужные колонки. Тогда получится сделать те этапы и названия, которые привычны команде и действительно нужны.

Как может выглядеть доска канбан в PlanFix
Как может выглядеть доска канбан в PlanFix

В «ПланФикс» можно вести проект максимально наглядно — добавить расписание, автоматически вести учет рабочего времени по каждому сотруднику, выстраивать связи между задачами и собирать данные в таблицы. Инструмент также позволяет автоматически создавать отчеты, — например, формировать документ с гонорарами авторов за месяц или по количеству вышедших материалов в телеграм-канале заказчика. Еще в программе можно автоматически готовить и отправлять стандартные документы, например ежемесячные счета постоянным клиентам.

Главное

Канбан поможет упростить работу над проектами, если грамотно его внедрить:

  • определить этапы работы над проектом и создать под каждый колонку на доске;
  • разбивать работу на подзадачи, которые реально выполнить конкретному сотруднику за определенный срок;
  • к каждой задаче создавать карточку, в которой обозначать исполнителя, контролирующего и срок сдачи;
  • прописать стандарты работы и познакомить с ними сотрудников;
  • следить, чтобы карточки не задерживались в одной колонке;
  • выбрать удобный инструмент и научить команду им пользоваться;
  • усложнять канбан-доску постепенно — добавлять автоматические отчеты, отправку документов и настраивать другие автоматизации только после того, как сотрудники освоили необходимый минимум.
Что вы узнаете:
Комментарии