Метод критической цепи помогает организовать работу так, чтобы времени на всё хватало, а сотрудники не выгорали. Разбирались, как использовать эту методику в реалиях агентского бизнеса, вместе с опытным продакт-менеджером Глебом Синевым.
Суть метода
Метод критической цепи (МКЦ, или CCPM) — это способ управлять проектом через распределение времени и ресурсов с поправкой на возможный форс-мажор.
Эта методика помогает выполнять работу в срок или даже раньше дедлайна.
Ключевые действия:
- разбить работу над проектом на этапы;
- понять, кто будет выполнять задачи;
- предупредить сотрудников, что скоро стартует работа над проектом, и объяснить, что им предстоит делать;
- определить, сколько времени в теории займет проект в целом;
- уменьшить полученное время вдвое и озвучить это как дедлайн для сотрудников;
- увеличить на четверть изначальное расчетное время и озвучить этот срок заказчику;
- назначить для сотрудников контрольные сроки для каждого этапа проекта.
Внедрить МКЦ можно только вместе с Agile — системой, при которой для каждого отдельного проекта собирают свою команду. Метод не подходит для традиционного способа управления, где у руководителя в подчинении только сотрудники, которые выполняют задачи одного профиля, — например, отдел рекламы и PR.
Рассмотрим, как это работает, на примере наполнения контентом сайта интернет-магазина.
Шаг первый: определить объем работы и штат сотрудников, которые будут нужны. Для этого нужно сделать четыре шага:
- Посчитать, сколько будет текстов и иллюстраций.
- Решить, кто нужен для задачи — копирайтер, дизайнер и контент-менеджер.
- Узнать, сколько сотрудников агентство может выделить на проект, — допустим, по одному специалисту каждого профиля.
- Разбить всю работу на этапы, — скажем, по одной категории товаров.
На этом этапе стало понятно, кто будет работать над проектом. Теперь нужно разобраться, сколько времени это займет.
Шаг второй: рассчитать сроки. Нужно определить, какой дедлайн поставить команде, а какой объявить заказчику.
- Рассчитать, сколько времени уйдет у каждого из команды на работу над одним этапом — над категорией товаров.
- Определить, какие задачи можно делать одновременно. Например, создавать иллюстрации и писать тексты к категории товаров можно параллельно.
- Посчитать, сколько всего времени нужно команде, чтобы закрыть задачу.
- Разделить расчетное время на два и сообщить этот срок команде.
- Проставить дедлайны на каждый этап работы.
- Расчетное время увеличить на 25% и сообщить этот срок как дедлайн заказчику.
Когда сроки объявлены, исполнители начинают работу над задачей.
Шаг третий: сдать задачу в срок. Сотрудников не контролируют ежедневно и не просят сдавать отчеты — им нужно только закончить этап в срок. Из-за ограничения времени коллектив работает упорно и без дополнительного контроля.
Иногда сотрудники не успевают вовремя сдать задачу. Тогда руководитель оценивает — хватит ли буфера времени, чтобы сдать проект к озвученному заказчиком сроку. Если понятно, что команда не успевает, к проекту подключают дополнительных сотрудников. Например, берут еще одного копирайтера или дизайнера.
Метод критической цепи — это риск-менеджмент, то есть способ уменьшить риск провала за счет управленческих решений.
МКЦ помогает решить одну из главных проблем в маркетинге — проблему соблюдения дедлайнов. Но также метод может спровоцировать появление других проблем, например сделать проект дороже для агентства. Разберем подробно плюсы и минусы методики.
Плюсы метода
Метод критической цепи в управлении проектами эффективен против трех проблем: синдрома студента, закона Паркинсона и пагубной многозадачности. С этим сталкивался каждый диджитал-специалист, даже если не слышал этих терминов.
Синдром студента. Суть синдрома студента — делать всё в последний момент. Часто при этом человек переоценивает свои возможности, и в итоге выполняет работу с опозданием или с ошибками.
Управление по МКЦ не способно изменить людей — они всё равно могут откладывать дела на потом. Но из-за этого не пострадает дедлайн проекта, так как есть временной буфер запаса. За это время специалист либо сам доделает работу, либо получится привлечь дополнительных сотрудников и сдать проект вовремя.
Закон Паркинсона. По закону Паркинсона работа отнимает всё отведенное на нее время. Дело в психологической особенности людей — сотрудники не видят смысла в том, чтобы сдать проект раньше. Ведь для них нет никаких плюсов — им просто дадут новую работу, а следующую задачу будут ждать в более короткие сроки. Тогда и смысла нет делать что-то быстрее, даже если такая возможность есть.
При управлении по методу критической цепи время на работу изначально заложено на 50% меньше, чем требуется обычно. В итоге сотрудникам приходится работать интенсивнее, а проект можно сдать в два раза быстрее.
Пагубная многозадачность. Проблема многозадачности во многом связана с построением работы по Agile, когда один сотрудник одновременно может быть занят в нескольких проектах. Но метод критической цепи предполагает, что вся команда будет занята только одним проектом. Это помогает лучше концентрироваться, не терять время на переключение внимания, а также глубже погружаться в работу.
Многозадачность отрицательно влияет и на эмоциональное состояние сотрудников. Они быстрее устают и выгорают, из-за чего работают хуже и медленнее. Метод критической цепи избавляет от многозадачности, что одновременно защищает от снижения качества работы и задержки сроков.
Хорошая практика — завести таблицу, где по строкам будут описаны необходимые шаги и по ней отслеживать процесс. Для наглядности используют диаграммы Ганта — стандартные графики, где цветом закрашен отрезок времени, который сотрудник должен потратить на задачу. Выстроить работу по МКЦ помогает систематизация данных и жесткое отслеживание статуса работы по проекту, чтобы всегда быть up-to-dated.
С помощью МКЦ можно справиться с тем, что встречается в диджитале постоянно, — задержка сдачи проектов, выгорание от многозадачности и неэффективное распределение времени сотрудниками. Но методику нельзя назвать универсальной, у нее есть и недостатки.
Минусы метода
Эта методика неидеальна: иногда она не только не решает некоторые проблемы, но и может создать новые.
Недостатки метода критической цепи:
- нужно всегда иметь в запасе одного-двух человек, занятость которых позволит быстро влиться в проект и помочь при необходимости;
- подключение дополнительных сотрудников увеличит расходы на проект со стороны агентства, то есть уменьшит прибыль;
- команда должна быть ответственной и мотивированной, ведь контроль со стороны руководителя минимальный;
- для каждого проекта нужна отдельная команда, сотрудники не могут одновременно быть занятыми в нескольких местах.
Выбирать управление по МКЦ лучше агентствам, у которых нет недостатка в ресурсах, то есть сотрудниках. Иначе выстроить работу не получится — не хватит людей.
Будет сложно использовать метод, если команда ограничена в ресурсах. Также важно правильно рассчитывать буферы времени. Иначе либо команда рискует не успеть сдать проект в срок, либо сотрудники будут какое-то время сидеть без дела и ждать друг друга.
Даже если в агентстве достаточно сотрудников, методика может не подходить для конкретного проекта. Разберемся, где получится и не получится применить МКЦ.
Где и как использовать
Ведение проекта по методу критической цепи похоже на строительство объектов для Олимпийских игр. Сотрудники должны понимать, что дедлайн сдвинуть так же невозможно, как перенести дату международных соревнований.
Применять МКЦ лучше в случаях, когда закрыть задачу нужно в максимально короткий срок. Например, запуск SMM для клиента — это разработка дизайна, нейминг каналов коммуникации, создание контента, публикация, запуск рекламы. И всё это нужно сделать за первый месяц работы. В этом случае метод критической цепи поможет вовремя запустить проект и создать хорошее впечатление перед новым заказчиком.
Метод критической цепи подходит для проектов с высокой степенью неопределенности. Например, если нет полного ТЗ, неизвестен конечный результат или проект предполагает эксперименты. Все три варианта часто встречаются в маркетинге.
Метод критической цепи подходит для решения объемных задач в короткие сроки. Если острой проблемы с нехваткой времени нет, лучше выбирать более простые способы планирования работы — Kanban или Scrum.
