Защита — финальная встреча с заказчиком и важный этап в реализации проекта. Ее цель — подтвердить, что в результате работы получено именно то, на что заказчик рассчитывал. Кроме этого, защита проекта может стать инструментом улучшения отношений между командой и клиентами, повысить качество клиентского сервиса и мотивацию команды к достижению лучших результатов за счет причастности и вовлеченности.
Что представляет собой защита большого проекта
Защита большого проекта — это цикл мероприятий, который завершается финальной сдачей проекта целиком. Схема примерно такая:
В процессе реализации проекта клиент видит промежуточные результаты, но проект целиком и весь его функционал — именно на финальной сдаче. Поэтому заказчик может оценить соответствие результатов работы заявленной цели. Бывают случаи, когда после презентации требуется внести доработки, но чаще они незначительны.
Защита проекта важна и с юридической точки зрения: на этой встрече проект передается от исполнителя заказчику. Именно после защиты стороны подписывают закрывающие документы, исполнитель получает оплату, и только после этого проект считается переданным и принятым.
На защите проекта стороны могут пообщаться друг с другом и обменяться обратной связью по совместной работе. Поэтому важно, чтобы вся команда проекта так или иначе была вовлечена в подготовку к защите.
Холодные звонки могут быть эффективным инструментом привлечения лидов:
Стоит ли агентствам использовать холодные звонки в 2023-м
Работают ли холодные звонки в эпоху чат-ботов
Как команда должна готовиться к защите проекта
К финальной защите команда готовится на протяжении всей работы над проектом.
Защита этапов и/или спринтов проекта перед заказчиком. Работу над большими проектами лучше выстраивать по спринтам и организовывать небольшие регулярные встречи с заказчиком по итогам каждого этапа.
Промежуточные встречи подтверждают, что реализация проекта соответствует ожидаемым результатам и договоренностям. В результате таких встреч можно предотвратить накопление проблем, которые сложно решать на финальных этапах.
График промежуточных защит определяется техническим заданием. Координирует их, как и весь процесс, руководитель проекта. На промежуточных защитах со стороны заказчика и исполнителя обычно присутствуют ключевые участники проекта. Их состав может быть разным. Например, на защите этапа дизайна нужен арт-директор или дизайнер.
Внутреннее демо. Когда проект завершен, необходимо провести генеральную репетицию внутри компании, чтобы продумать потенциальные вопросы и исправить недочеты. На внутреннем демо присутствует вся команда, которая будет потом защищать проект перед заказчиком.
На предзащиту мы обычно приглашаем не только всю команду проекта, которая готовится к защите, но и команды других проектов, чтобы они понимали, чем дышит компания, перенимали опыт других команд. Зачастую на предзащите присутствует наш PR-директор: так она лучше понимает, как освещать нашу деятельность, дает оценку со стороны.
После внутреннего демо команда вносит финальные доработки и готовится ко встрече с заказчиком.
Финальная защита проекта перед заказчиком. Структура финальной защиты определяется техническим заданием проекта: презентация должна отражать и объяснять ключевые пункты брифа. В защите помогает презентация. Базовая структура доклада может быть следующей:
- Презентация продукта и его возможностей.
- Преимущества и возможности выбранного технологического стека.
- Уникальные решения на проекте.
- Изменения и доработки, которые изначально не входили в техническое задание, но возникли по согласованию сторон в ходе работы над проектом.
- Предложения по дальнейшему развитию проекта.
В зависимости от того, кто будет присутствовать на защите со стороны заказчика, руководитель проекта расставляет акценты в финальном докладе.
Например, если со стороны заказчика присутствует технический директор, нужно сделать упор на технические решения, потому что он должен понять ценность и уникальность продукта. А если приемку осуществляет директор по маркетингу, описание технических деталей следует упростить. Важно обратить внимание на рыночную привлекательность продукта и способы его продвижения, потому что заказчику нужна входная информация для будущей реализации.
Одним из последних интересных кейсов стало создание собственного сайта и системы бронирования для отеля Voronezh Marriott. Прежнее программное обеспечение перестало работать в России, и нам удалось в короткие сроки не только заменить его, но и достичь лучшего соответствия всем бизнес-процессам, обеспечить нужные интеграции и повысить долю автоматизации процессов отеля. Поэтому на защите мы показали все возможности системы и примененных технических решений, которые увеличивают скорость работы, обеспечивают отказоустойчивость и безопасность работы.
Специалисты компании Qualitica разработали чек-лист, который помогает в подготовке к защите проекта.
Кто должен входить в состав команды защиты проекта?
Основным докладчиком на защите проекта должен быть руководитель проекта: он владеет всей информацией, должен уметь грамотно модерировать процесс защиты. Кроме него, в команде могут быть узкоспециализированные сотрудники, отвечающие за отдельные направления:
- Руководитель проектов — отвечает за коммуникацию с технической командой и реализацию проекта от получения технического задания до проведения финальной защиты;
- Руководитель отдела разработки — отвечает за техническую реализацию проекта;
- Аккаунт-менеджер — отвечает за коммуникацию с клиентом и документацию.
На проектах, где осуществляется техническая поддержка и развитие долгосрочных проектов, командное участие сотрудников не требуется. Обычно такие проекты подразумевают интенсивную работу: каждый этап — отдельный проект. На этих встречах достаточно присутствия проджект-менеджера и руководителя отдела разработки, так как документация и порядок коммуникации не меняются.
В нашей копилке есть госпроекты, с которыми мы работаем уже пятый год. По факту мы занимаемся разработкой и внедрением дополнительного функционала. Встречи с заказчиком в среднем проводим раз в две недели, чтобы не копить большой объем задач, сдавать их поэтапно.
Распределение времени и частей доклада между участниками защиты делает проджект-менеджер с учетом технического задания и целей итоговой защиты, он же модерирует встречу.
Кто еще может участвовать в защите?
В Qualitica на финальных защитах регулярно присутствуют разработчики. Иногда требуется их участие в презентации для прояснения технических деталей, кроме того, это позволяет им почувствовать свою причастность к результату.
Для многих разработчиков важна социальная польза проектов, хоть это и не очевидно на первый взгляд. Участие в финальной защите проекта — один из инструментов такой мотивации.
Защита проекта важна для выстраивания клиентского сервиса и мотивации сотрудников.
Выводы
Финальная защита проекта должна показывать не только результаты работы, но и ценность проекта, точность и качество его выполнения, поэтому:
- Готовиться к финальной защите следует с самого начала реализации проекта.
- Внутренняя демозащита не менее важное мероприятие, чем защита перед заказчиком: она посвящает в детали деятельности команды всю компанию и позволяет отрепетировать будущую защиту.
- На защите обязательно присутствие проджект-менеджера и руководителя команды проекта.
- Помимо основных докладчиков, на защиту важно приглашать рядовых исполнителей: это повышает их мотивацию к работе и позволяет прокачивать навыки.
