В любой компании есть документооборот. Документы нужны для обмена информацией внутри компании и с внешними контрагентами. Показываем простые схемы работы с внешним бумажным и электронным документооборотом. Рассказываем, кто в компании занимается документооборотом и сколько времени на это тратит.
Виды документооборота
Документооборот — это движение бумаг компании внутри и вне ее. Внутренний документооборот нужен, чтобы передавать распоряжения и приказы между отделами. Например, сверки по зарплате между бухгалтером и сотрудником или приказ об отпуске от отдела кадров.
Внешний связывает компанию с контрагентами: партнерами, поставщиками, подрядчиками, государственными органами. Он включает, например, договоры, счет-фактуры, накладные для клиентов, декларации, бухгалтерскую отчетность в налоговую, заявки на участие в тендерах.
Я веду документооборот в диджитал-агентстве PALAX. Обрабатываю входящие акты от поставщиков услуг, например от компаний «1С-Битрикс», «Регтайм» и «Рег.ру». Работаю с договорами, счетами, всеми видами актов, например актами сверок с клиентами. Налоговой отчетностью и перепиской с госучреждениями у нас занимается главный бухгалтер.
В зависимости от способа хранения и передачи информации документооборот бывает бумажный и электронный. Расскажем об их особенностях подробнее.
Бумажный документооборот
Документы распечатывают на бумаге, подписывают вручную и отправляют по почте или курьером. Обычно так поступают небольшие компании, в которых немного операций с документами, или те, кто не хочет менять привычный стиль работы и разбираться с системой электронного документооборота. Например, предпринимателю на упрощенном налогообложении, который заключает три контракта в год, проще сделать это на бумаге, чтобы не покупать систему электронного документооборота и не разбираться с ней.
Особенность бумажного документооборота — необходимость самостоятельно следить за сроками сдачи документов. Компанию или предпринимателя оштрафует налоговая, если отчетность сдана не вовремя или в сданных документах есть ошибки, не исправленные до крайнего срока. Чтобы этого избежать, скачайте график отчетности и заведите личный график работы с внешними контрагентами.
У меня есть чек-лист на неделю. В нем ряд обязательных пунктов, например разобрать рабочую почту, просмотреть задачи внутренней CRM и обработать входящие акты в системе электронного документооборота. Исходящие акты по регулярным услугам в бумажном и электронном виде я высылаю клиентам 5-го и 20-го числа каждого месяца. Как только закрываем проект, сразу отправляю клиенту закрывающий документ.
Основной плюс работы на бумаге — тот, кто работает с документооборотом, может не иметь технических знаний, а компании не нужно платить за пользование системой электронного документооборота (СЭД), покупать электронные подписи, устанавливать средства криптографической защиты и обучать сотрудников. Кроме того, бумажные документы проще уничтожить, чем электронные. Это актуально для тех компаний, которые работают с секретной информацией.
Теперь о минусах:
- Потеря времени в процессе передачи документов. Обычно при отправке документов почтой закладывают от двух до десяти дней на доставку бумаг адресату.
- Невозможность отследить историю работы с каждым документом. Другими словами, сотрудник не знает, кто и на каких этапах работал с документом, кроме отправителя. Более того, бумажные документы могут потеряться при перемещении между отделами и не дойти до адресата.
- Бюджет на распечатку и отправку документов по почте. Компания с бумажным документооборотом вынуждена иметь хороший принтер, покупать бумагу и чернила для распечатки документов, конверты и марки для их отправки.
- Отдельное место для хранения архивов. Некоторые из документов, например кадровые, необходимо хранить до 75 лет.
- Долгое согласование в случае ошибок или правок. Если компания и клиент находятся в разных городах и кто-то из них обнаружит в документе ошибку или решит внести изменения после подписания, потратят на это недели.
У нас в компании электронный документооборот. Пользуемся системой «СБИС ЭДО». Примерно 30% наших клиентов еще не перешли на электронный документооборот — приходится высылать им документы почтой. Самое плохое, когда приходится вносить правки в документ после его подписания. В электронном документообороте делаем это и согласовываем с клиентом за пару часов, в бумажном — сроки вырастают в десять раз. Пока клиент ждет исправленные документы, может передумать заказывать у нас услуги, например делать сайт.
Взвесьте плюсы и минусы работы с бумажным документооборотом и сравните с электронным. О нем ниже.
Электронный документооборот (ЭДО)
Компания обменивается с сотрудниками и клиентами документами по интернету. Передает и обрабатывает документы в электронном виде и подписывает электронной подписью — ничего не нужно распечатывать. Оригиналом считается файл с электронной подписью.
Чтобы обмениваться документацией, компании используют одну из систем ЭДО, включенную в перечень Федеральной налоговой службы России. Например, «Контур.Диадок», «СБИС ЭДО», «Тезис». На деле система выглядит как прокачанная электронная почта: внутри есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, строка поиска, редактор документов. Система обеспечивает безопасность передачи документов.
Плюсы электронного документооборота:
- Скорость обмена информацией. Контрагент мгновенно получает документ после отправки. Электронные документы легко обрабатывать, согласовывать и подписывать, а также при необходимости корректировать.
- Прозрачная история передвижения документа. Руководитель контролирует процесс на всех этапах. При этом не нужно сидеть в кабинете — можно просматривать файлы с телефона или планшета в любом месте, где есть интернет.
- Простота поиска нужного документа. Его легко найти по ключевым словам.
- Удобство хранения документов. Не нужно выделять отдельное помещение и следить за сохранностью бумаги: документы хранятся в программе.
- Автоматическое напоминание о сроках сдачи документов. Так у компании ниже риски попасть на штрафы в госорганах.
- Минимум ошибок в работе. Программа предупреждает, если используется неправильный формат документа или истек срок действия электронной подписи.
- Экономия рабочего времени. Сотрудник, который работает с электронным документооборотом, тратит меньше времени на работу с документами — может взять на себя другие обязанности в компании.
Моя должность в компании — помощник руководителя. Я веду весь документооборот, кроме налоговой отчетности. Трачу на это 10–15 минут в день и еще 30 минут в пятницу, чтобы обработать все входящие акты за неделю. Например, поскольку один из наших поставщиков — «1С-Битрикс», у нас много входящих актов от него. Подписываю все раз в неделю. В электронном виде это занимает несколько минут. Кроме ведения ЭДО, в мои обязанности входит работа с модулем 1С, банком и кадрами. Если у ИП есть система электронного документооборота, предприниматель может сам вести документооборот. В малом бизнесе с ЭДО, на мой взгляд, достаточно бухгалтера. Если в компании сотни актов в месяц и ежедневно ведется работа с документами, нужен отдельный сотрудник, чтобы организовывать документооборот. Крупным предприятиям — целый отдел по работе с документооборотом.
У электронного документооборота есть минусы. Во-первых, надо купить СЭД и получить квалифицированную электронную подпись на каждого сотрудника, кто пользуется системой. В среднем плата за каждый отправленный документ — около 8–15 ₽ в зависимости от пакета услуг. Во-вторых, обучить сотрудников работать с программным обеспечением СЭД. Им будут пользоваться в отделе кадров, на складе, в управлении и бухгалтерии.
Простая схема документооборота
Документооборот — это работа с документами с момента их создания до момента окончания работы с ними. Рассмотрим на схемах, как происходит документооборот. Вот примеры внешнего бумажного и электронного документооборота между компанией и контрагентом.
Секретарь компании создает документ, распечатывает его в двух экземплярах и несет на подпись руководителю. Секретарь регистрирует подписанный документ и готовит оба экземпляра к отправке по почте. Отправляет их и ждет ответа. Контрагент получает письмо и либо сразу подписывает документ и отправляет одну копию отправителю, либо вносит правки и отправляет документ обратно на согласование. Чаще всего правки согласуют по телефону или электронной почте, чтобы не вести долгую почтовую переписку. Согласованный и подписанный обеими сторонами документ вступает в силу и используется компанией. Финальная стадия — отправление документа в архив.
Покажу, как это работает на простом примере. Мы сдали клиенту сайт. Клиент должен подписать акт, чтобы работы считались юридически принятыми. Сначала я распечатываю два экземпляра акта и несу директору на подпись. Потом отправляю оба экземпляра клиенту почтой. Через несколько дней он получает документы, подписывает и отправляет по почте один экземпляр нам. Если клиент из другого города, мы получим подписанный акт примерно через неделю. Как только получаю подписанный документ, показываю руководителю и отправляю в архив на хранение. В этот момент юридически работа по разработке сайта считается сданной.
Схема простого электронного документооборота выглядит похоже, но несколько проще.
Компания-отправитель создает документ в системе электронного документооборота или загружает его туда. Сразу подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Оператор ЭДО, то есть та система, которой пользуется отправитель, проверяет подпись, фиксирует дату получения и отправляет файл адресату. Тот мгновенно получает подписанный файл и либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. Контрагент может внести исправления и направить корректирующий документ обратно отправителю. В течение рабочего дня можно несколько раз внести и согласовать изменения и прийти к соглашению.
Подписание документа, например акта выполненных работ, через ЭДО занимает несколько минут. Я создаю акт, подписываю его электронной подписью и отправляю по ЭДО. Клиент сразу же получает файл и подписывает своей электронной подписью. Система сообщает мне, что документ подписан. Всё. Работа юридически сдана.
Что нужно знать о документообороте в компании
Документооборот — обязательная часть рабочего процесса любой компании. Вот что нужно про него знать:
- Документы можно подписывать на бумаге или электронно. На бумаге долго и дорого, но такой способ выбирают те, у кого мало операций с документами и нет желания разбираться в тонкостях системы электронного документооборота.
- Электронный документооборот можно использовать внутри компании и для обмена документами с внешними контрагентами, если обе стороны подключены к ЭДО. С ним работа проще и быстрее: документы, подписанные электронной подписью, мгновенно перемещаются между отправителем и получателем. Нужный файл легко найти по ключевым словам.
- Если сдаете налоговую отчетность на бумаге, самостоятельно следите за сроками по графику. Если у вас ЭДО, система заранее напомнит о сроках, чтобы вы не попали на штрафы.
- Вести электронный документооборот не намного сложнее, чем пользоваться электронной почтой. С ЭДО вы не упустите клиентов, потому что будете оперативно работать с документами: заключать договоры, выставлять счета, отправлять счет-фактуры.
