Нужно ли в агентстве прописывать должностные инструкции

Должностные инструкции могут систематизировать работу сотрудников или стать лишней бюрократией

Разбор
28.11.23
Автор:
#Внутренние документы#Должностные инструкции

На определенной стадии развития диджитал-агентства настает момент прописывания должностных инструкций. Если их составлять со знанием дела, будет польза. В противном случае сотрудник не поймет своих обязанностей, работодатель окажется в уязвимом положении, а офисная бумага быстро закончится. В формате «вопрос — ответ» мы разберем, как применить должностные инструкции в диджитал-агентствах. Нам поможет основатель агентства контент-маркетинга «Стратегия» Семён Иноземцев.

Семён Иноземцев
Глава агентства «Стратегия»

Что такое должностная инструкция? 

Должностная инструкция — это документ с прописанными обязанностями, правами и ответственностью конкретного сотрудника. Ее составляют отдельно от трудового договора. Вступает в силу, когда его подписывают и сотрудник, и работодатель.  

Зачем она нужна?

В теории должностная инструкция должна упростить адаптацию нового сотрудника, защитить его права, установить рабочие стандарты и определить взаимоотношения с коллегами и руководством. Но на практике бывает иначе. 

Допустим, нового таргетолога хотят оштрафовать, потому что он запустил кампанию без креатива. Он показывает должностную инструкцию — в списке обязанностей нет дизайна изображений. Значит, это не его зона ответственности — назначить штраф не получится.

Мы знаем, когда агентству нужен штатный юрист и как не разориться на его зарплате:

Юрист в штате — лишние расходы или необходимость

Как диджитал-агентству не разориться на зарплате юриста и на штрафах, если юриста нет

Так значит, мне, как работодателю, обязательно надо оформить инструкцию на каждого сотрудника? 

Нет, по закону в коммерческих организациях должностная инструкция не нужна, и даже если ее оформить, она будет являться внутренним документом. Обязательно наличие должностной инструкции только в госструктурах, например министерствах или муниципалитетах.

Например, у копирайтера для блога Минцифры должностная инструкция обязана быть. У копирайтера рекламного агентства — по усмотрению работодателя. Только это не значит, что должностная инструкция —  бесполезный документ, без которого агентству можно обойтись.

Хорошо, разобрались. Но всё еще не понимаю, зачем мне знать про должностные инструкции, раз они не обязательны? 

Проработанная должностная инструкция экономит человеко-часы при вводе в должность новых сотрудников. Она четко выстраивает зоны ответственности и предотвращает рабочие конфликты. 

Например, в агентстве высокая текучка на позиции комьюнити-менеджера. Пришел очередной новичок. Грамотно составленная должностная инструкция позволит быстро ввести новобранца ввести в курс дела, сэкономит время его руководителя и упростит жизнь всему коллективу.

Да, выглядит как что-то реально полезное. Уже пора составлять для всех сотрудников?

Должностная инструкция может стать лишней бюрократией, если ее составляют просто для наличия. Если в документе размытые формулировки, то сотрудник ничего не поймет про свои обязанности и зону ответственности. В итоге возникнет классическая ситуация: «‎Пойди туда, не знаю куда, сделай то, не знаю что».‎

Чем лаконичнее содержание должностной инструкции, тем лучше. Не стоит расписывать документ на двадцать страниц, объем текста не отражает реальную работу.

Вы меня запутали. Так когда в агентстве нужно составлять инструкции, а когда нет?

Для диджитал-агентств составить должностные инструкции можно в трех случаях: 

  1. Планируется расширять штат. 
  2. Высокая текучка кадров.
  3. Сотрудники не соблюдают процессы, из-за чего управлять агентством очень трудно.

Маленьким и постоянным коллективам (пять-десять человек) такие документы ни к чему — только перевод бумаги.

Пример. Агентство решило масштабироваться и наняло дополнительных менеджеров по продажам, таргетологов, контентщиков и проджект-менеджеров. В компании заранее составили для этих позиций должностную инструкцию. Так получилось избежать неразберихи — каждый сотрудник знал, что делать.

Мы пишем должностные инструкции поэтапно. Сначала в виде грубого наброска. Затем через несколько месяцев док обрастает деталями, и только через полгода-год выходит полноценная инструкция. Причесываем ее — и получается конфетка. При этом у нас инструкция — это живой документ. Сегодня руководитель проектов может решать один пул задач, через полгода — чуть другой, с другими обязанностями и полномочиями.

Семён Иноземцев
Глава агентства «Стратегия»

Кстати, должностную инструкцию пишут под позицию или под конкретного сотрудника? 

И так и так. Дело в том, что должностную инструкцию разделяют на типовую и индивидуальную. Типовая пишется под позицию, индивидуальная — под конкретного человека.  

Пример. Инфлюенс-менеджер Марина занимается посевами для продвижения канала директора агентства. Это делает только она. Инфлюенс-менеджер Оля работает с посевами для продвижения клиентов агентства. Она это делает вместе с пятью другими коллегами. Требования и нормативы по продвижению канала директора и клиентских проектов сильно отличаются. Поэтому для Марины нужна индивидуальная должностная инструкция. Для Оли — типовая. 

Кто должен разрабатывать должностную инструкцию? 

В идеале к составлению текста должностной инструкции нужно привлечь исполнителя, его прямого руководителя, кадровика и юриста. Исполнитель и руководитель согласовывают обязанности, зоны ответственности и критерии выполнения. Кадровик проверяет документ на соответствие ТК РФ, юрист — на всё остальное.

Ключевая ошибка в составлении инструкции — пытаться прописать всё и сразу, причем еще до вывода сотрудника или открытия должности. Инструкция должна описывать и отражать реальные рабочие задачи и процессы. Поэтому сначала мы вводим должность, смотрим несколько месяцев за работой сотрудника, корректируем объем задач, права и обязанности — а потом уже закрепляем это в инструкции. Делать наоборот (то есть сначала прописать инструкцию, а потом вводить должность) — это прямой путь к тому, что инструкция будет лежать без дела, либо ее надо будет наново переписывать с учетом реалий.

Семён Иноземцев
Глава агентства «Стратегия»

Плохой пример. В одном диджитал-агентстве должностную инструкцию для контент-менеджера составила сотрудница отдела кадров. Документ идеально соответствовал трудовому законодательству. Список обязанностей сотрудница составила с нулевым пониманием специальности. В ней было указано допустимое количество дизлайков во «ВКонтакте», при достижении которого пост должен быть удален, ERR больше единицы, соотношение положительных и отрицательных комментариев. В итоге новый контент-менеджер так и не понял, чего от него хотят на работе. 

А как ее оформить? Существуют какие-то требования?

В законе, в нормативных актах и даже в классификаторе управленческой документации нет определенных ГОСТов и требований к оформлению должностной инструкции.  

В конкретном диджитал-агентстве должностную инструкцию оформляют так, как принято в самой компании. С точки зрения закона не имеет значения порядок в содержании, наличие гербовой печати или фирменного бланка.

Есть у вас какой-нибудь шаблон должностной инструкции? 

Ни в коем случае не нужно скачивать шаблон должностной инструкции с готовым текстом, переделать название организации и отправить на подпись. Поскольку документ не будет соответствовать именно вашему бизнесу. 

Поэтому мы приведем стандартный порядок по содержанию должностной инструкции. Вы его сможете использовать для себя:

  1. Название организации.  
  2. Ф. И. О. руководителя. 
  3. Название должности. 
  4. Общие положения по специализации. 
  5. Обязанности сотрудника. 
  6. Ответственность сотрудника. 
  7. Права сотрудника в контексте должности. 
  8. Взаимосвязь с коллегами/руководством. 
  9. Критерии оценки работы. 
  10. Подписи сторон с указанием должностей и Ф. И. О.: сотрудник, его руководитель.

Пункты 4–9 могут быть разными по выполнению в зависимости от должности. Например, если контент-менеджер диджитал-агентства занимается только заполнением карточек в интернет-магазине, то будет достаточно прописать порядок работы и критерии выполнения. 

Что будет, если сотрудник не выполнит что-либо из должностной инструкции?  

Всё зависит от степени тяжести проступка и обстоятельств.

По закону есть три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

В мире диджитал-агентств нет какой-то единой и выбранной практики по таким случаям. Зачастую оценивается степень экономического ущерба и руководитель принимает решение о взыскании по своему усмотрению. 

Пример. Контент-менеджер оформил сообщество ВК клиента с нарушением должностной инструкции. Сотрудник забыл указать время работы офиса и добавить георасположение. Ошибку быстро обнаружили и устранили — старший сотрудник попросил в общем чате быть внимательнее в следующий раз. 

Второй пример. Таргетолог настроил рекламные кампании клиента агентства с грубыми нарушениями должностной инструкции. Объявления видели представители нецелевой аудитории. Таргетолог не выставил лимиты по тратам. За день израсходовались все деньги на рекламу. Сотрудника уволили.    

Раз нет четкого шаблона, может, есть советы, как сделать инструкцию полезной, а не для галочки? 

Мы составили для вас чек-лист по составлению должностной инструкции для диджитал-агентства. Нужно соблюсти все шесть пунктов, чтобы документ имел эффект.

Инструкция составлена под конкретную должность / человека. Свой документ для таргетолога, контент-менеджера, специалиста по контекстной рекламе — а не один документ для всех.  

Обязанности и ответственность прописывают исходя из бизнес-задач и совместно с сотрудником. Например, в должностной инструкции автора для корпоративного блога прописывают количество материалов в месяц, сопроводительный контент, порядок составления ТЗ на иллюстрации — всё, чтобы блог не попал в застой. 

В тексте нет двояких трактовок и размытых формулировок. Например, таргетолог по должностной инструкции должен понимать: сколько от него хотят лидов, за какой срок и по какой цене. 

Инструкция прошла проверку в отделе кадров и у юриста компании. В таком случае документ не будет содержать противоречий с ТК РФ и законом в целом. 

Сотрудник и руководитель подписали документ. Отсутствие подписи одной из сторон говорит об отсутствии согласия на условия. Поэтому составлять должностную инструкцию необходимо совместно с сотрудником. Необходим выборочный контроль исполнения должностной инструкции. В таком случае будет понятно, работает документ или нет. Нужно ли его дорабатывать, выполнимы ли условия, соответствует ли квалификация сотрудника требованиям.

Что вы узнаете:
Комментарии