В видах актов легко запутаться. В основном акты требуются для бухгалтерского учета; для сдачи-приемки результатов работы; для подтверждения, что переданы какие-то материалы или ценности. Есть еще и локально-нормативные акты — это внутренние акты индивидуального предпринимателя (ИП) или компании как работодателя, они содержат в себе нормы трудового права. Их рассматривать в этой статье мы не будем.
В статье мы разберем документы, необходимые для бухгалтерского учета и сдачи-приемки работ/услуг, которые понадобятся как молодому, так и крупному агентству. Разобраться во всём этом поможет Александрина Стерлигова — практикующий диджитал-юрист.
Что такое акт?
На юридическом языке акт — первичный учетный документ, который подтверждает любой факт хозяйственной жизни. В переводе на человеческий — каждую сделку, каждый перевод денег от заказчика и каждую выполненную услугу надо документировать. Для этого и нужны акты.
Какими бывают акты работ, рассмотрим в статье. Их ведение — необходимый минимум даже для начинающего агентства. Они подтверждают факт сделки, оказания услуг или получение денег от клиента. Такие документы называют первичными учетными документами.
Окей, эти первичные документы обязательно оформлять?
Вести бухгалтерский учет, который включает в себя обязанность оформлять первичным учетным документом каждый факт хозяйственной жизни, обязаны юридические лица, у индивидуальных предпринимателей такой обязанности нет.
Кстати, по закону нельзя оформлять акты на мнимые и притворные сделки. Такие документы не пройдут проверку, и при их обнаружении возникнут правовые последствия. Об этом сказано в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».
Например, если ваше агентство работает как ООО — то вести бухгалтерский учет необходимо. Если же агентство работает от ИП, то вести бухгалтерский учет или не вести, вы решаете сами.
То есть если наше агентство работает как ИП, то можно не возиться с актами?
На практике агентства составляют акты, чтобы обезопасить себя от претензий заказчиков и проверяющих органов. Причем вне зависимости от формы.
ИП они нужны для подтверждения выполненной работы.
ООО они нужны для того же самого, но еще у них прямая обязанность вести бухгалтерский учет по закону. Это указано в статье 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Если организация будет вести бухгалтерский учет некорректно или не будет представлять бухгалтерскую отчетность в налоговую, то это повлечет ответственность как для руководителя, так и для главного бухгалтера организации.
Какие виды актов нужны диджитал-агентству в первую очередь?
С точки зрения закона для агентств нет обязательных форм актов, которые заточены под диджитал-бизнес. Поэтому на практике есть несколько видов документов, которые используют ИП или ООО, это могут быть:
- акт сдачи-приемки выполненных работ / оказанных услуг;
- универсальный передаточный документ;
- акт сверки;
- договор-счет-акт;
- акт приема-передачи материалов.
Разберем каждый из них.
Так, что такое акт сдачи-приемки оказанных услуг?
Его составляют по итогу оказания услуги или выполнения работы. В акте указывают вид услуги (работы) и фиксируют факт приемки со стороны заказчика. Если последний не принимает работу, то он составляет мотивированный отказ и направляет его исполнителю.
Пример. Агентство должно передать клиенту пять статей для блога. После согласования последней статьи нужно составить акт сдачи-приемки и отправить его на подпись.
Что такое универсальный передаточный документ?
Универсальный передаточный документ, или УПД, — первичный учетный документ и единственный документ из приведенного списка, у которого есть своя форма. Это форма носит рекомендательный характер и содержится в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
В письме ФНС изложены рекомендации по заполнению и список операций, по которым можно использовать УПД, среди которых поставка товаров, оказание услуг, выполнение работ, передача прав, посреднические операции. Преимущество УПД в совмещении элементов акта сдачи-приемки и счета-фактуры.
А что такое акт сверки?
Он нужен для фиксации движения денег между агентством и заказчиком. Документ предназначен для поиска возможных расхождений в расчетах.
Акт сверки обычно оформляют раз в год для составления отчетности. Также одна из сторон сделки может попросить составить его после выполнения работ или при расторжении договора.
Пример. Агентство и клиент не имеют друг к другу претензий и рассчитались корректно. В таком случае они подписывают акт сверки. Если же агентство обнаружит расхождения в оплате, то бухгалтер выставит счет на недостающую сумму.
Что такое договор-счет-акт?
В этом документе совмещены: договор, счет и акт сдачи-приемки. С одной стороны, он позволяет не раздувать документооборот, с другой — не все бухгалтеры любят эту форму.
Всё потому, что акт показывает факт оказания услуги, а договор и счет — соглашение сторон о работе и основание оплаты. С точки зрения бухгалтеров, объединение трех документов может восприниматься как противоречие, поскольку исчисление налогов происходит только на основании первичных документов и их не стоит совмещать с документами, которые не подтверждают факт выполнения работы.
А зачем агентству акт приема-передачи материалов?
В практике диджитал-агентств такой акт встречается редко, поскольку они обычно передают результат в электронном виде. При этом есть случаи, когда диджитал-агентства изготавливают для клиентов мерч, полиграфию и другие физические объекты. Их передачу стоит оформлять актом приема-передачи материалов.
Так, а как акт вообще составлять? Есть ли универсальный шаблон?
Документ нужно составить в двух экземплярах. Один остается у агентства, второй — у клиента.
На практике диджитал-агентства составляют акты по следующей структуре:
- Название документа.
- Дата оформления документа.
- Номер документа.
- Юридические имена клиента и заказчика.
- Вид работы и в каком объеме она сделана.
- Факт передачи исполнителем заказчику результата работы.
- Факт принятия/непринятия результата работы заказчиком.
- Стоимость работы и то, в каком объеме она оплачена.
- Дата оказания услуги.
- Наличие претензий у заказчика.
- Ф. И. О. представителей сторон.
- Реквизиты.
- Подписи сторон.
В первичных учетных документах, кроме УПД, должны быть указаны обязательные реквизиты. Такие реквизиты перечислены в части 2 статьи 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Так ФНС увидит движение денег с разных счетов — тогда сделка будет засчитана как легальная и задокументированная.
Кстати, как обезопасить агентство при составлении актов?
В работе диджитал-агентств встречаются случаи, когда из-за некорректного заполнения или отсутствия актов возникали проблемы с налоговой. Причины могут быть разными, от умысла вплоть до банальной невнимательности.
Главное правило юридической безопасности при составлении актов — корректные данные в обоих экземплярах документа. Названия сторон, реквизиты, факты принятия, виды работ и оплата — всё должно совпадать. В таком случае агентство точно себя защитит.
А что будет, если вообще не оформлять акты?
Для юридических лиц ответственность возникает, даже когда компании совершила правонарушение по неосторожности.
Нарушение правил учета расходов и доходов без признаков преступления влечет за собой штраф 10 тыс. ₽, если оно произошло в течение одного налогового периода. При повторном нарушении, если не было занижения налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), штраф увеличивается до 30 тыс. ₽.
Например, юрист мог систематически ошибаться с датами оплаты и величиной платежей без собственной или корпоративной выгоды. При проверке это признают нарушением без признаков преступления.
