Как сделать отчет по разработке сайта

Как использовать отчеты, чтобы клиент был спокоен и помогал, а не мешал вам работать над сайтом

Подборка
24.10.23
Автор:
#Отчеты#Процессы

В контекстной или таргетированной рекламе клиент платит за каждый клик по объявлению и каждого привлеченного пользователя, в веб-разработке — фиксированную сумму за продукт. В отличие от маркетинговых услуг, разработка сайта — это задача с максимально предсказуемым результатом. Тогда почему нельзя просто взять техническое задание и вернуться через месяц с готовым сайтом? Зачем агентству давать регулярные отчеты о разработке? Как часто нужно составлять такие документы и что в них включить? Разбираемся вместе с экспертами из агентства «Четвёртый Рим».

Зачем нужны отчеты по веб-разработке и поддержке сайта

Главная причина собирать отчеты по веб-разработке и поддержке сайта — держать клиента в курсе выполнения задач и давать ему возможность контролировать процесс. 

Также отчеты могут принести пользу и агентству — например, замотивировать клиента быстрее выполнять задачи со своей стороны.

Раньше менеджер мог две недели пилить сайт, а потом встретиться с клиентом и всё показать. Но сейчас так не работает. В разработке стало намного больше общения, чем раньше. Активная коммуникация идет постоянно, контрольные созвоны — как минимум раз в неделю. Мы демонстрируем, что сделали, отвечаем на вопросы, запрашиваем у клиентов нужную информацию. Это помогает заказчику увидеть, на какой стадии проект, какие задачи притормаживают, потому что мы ждем ответа или материалов с его стороны. 

Конечно, мы можем работать целый месяц и затем молча выставить счет на 700 000, но тогда клиент будет просто в шоке. Сайт — это не основная его деятельность, он не думает о нём 24/7, ему нужно вести бизнес, выполнять другие задачи. Поэтому важно отчитываться, держать в курсе, давать возможность контролировать процессы.

Варвара Гринёва,
руководитель отдела разработки в агентстве «Четвёртый Рим»

На отчетных созвонах вы можете показывать клиенту продукт по итерациям и принимать комментарии. Иногда информации в техническом задании не хватает, чтобы сделать в точности то, чего хочет заказчик. Если в процессе у клиента появляются более четкие требования к механикам и дизайну, то внести их в процессе разработки будет проще, чем в конце переделывать полностью готовый сайт по длинному списку правок.

Показываем в отчете, что не просто так получаем деньги за SEO:

Как составить отчет по SEO

Составляем отчет, который вызовет доверие клиента и замотивирует его на долгое сотрудничество

Какие отчеты нужно составлять по веб-разработке

На быстрых еженедельных отчетах мы рассказываем клиенту о закрытии спринта и показываем, что сделали. Для такого типа отчета не нужен специальный документ, можно просто устроить созвон с демонстрацией экрана и показать готовые страницы и фичи. 

Также мы составляем отчеты по итогам каждого этапа разработки: собрали требования, прототип, спроектировали дизайн и фронтенд. Отчет мы составляем, когда возникли непредвиденные затраты: мы выгружаем детализацию задач и обосновываем клиенту, почему конкретная задача требует больше времени и денег. Финальный отчет уже можно оформить в формате презентации — в нём собираем скрины всех разработанных страниц и кратко описываем выполненные задачи, ключевой функционал продукта, прилагаем инструкцию по пользованию сайтом.

Руслан Малухин,
руководитель направления разработки сайтов в агентстве «Четвёртый Рим»
Пример слайда финального отчета, в нём таких больше 40 — по одному на каждую разработанную страницу сайта. Изображение предоставил спикер

В регулярные отчеты на разных этапах можно добавить макет сайта, элементы дизайна, список задач из вашей CRM или дорожную карту проекта. 

Какие отчеты нужны по поддержке сайта

Часто после релиза сайта отношения с заказчиком не заканчиваются. Клиенту нужна техподдержка: добавить новые страницы или новый функционал, поменять что-то на главной странице или в механиках, починить что-то, что упало. 

Техподдержку оплачивают двумя способами: авансом и постоплатой. В первом случае клиенту важно контролировать рабочие часы и выполненные задачи, чтобы понимать, хватает ли выплаченного аванса на ближайший месяц. Во втором случае отчеты важны клиенту, чтобы понимать, какой выйдет чек по итогу месяца.

У нас все клиенты работают по предоплате, поэтому мы отчитываемся им по выполненным задачам и часам раз в неделю. Это важно не только для заказчика, но и для нас: чтобы денег хватало на часы, которые тратят сотрудники, чтобы мы не работали бесплатно. Клиенту отчеты помогают расставлять приоритеты по задачам — например, если не хватает бюджета, перенести что-то менее важное на следующий месяц.

Варвара Гринёва,
руководитель отдела разработки в агентстве «Четвёртый Рим»

В отчет по техподдержке входят следующие разделы: отработанные часы, закрытые задачи, открытые задачи, общая сумма финансовых затрат на текущий момент, остаток предоплаты (если клиент оплачивает поддержку авансом).

В отчет по статусам задач мы также добавляем краткое описание задачи, чтобы люди из разных отделов компании клиента понимали, о чём идет речь. Также сортируем задачи по контактным лицам. Например, от одной компании задачи может ставить представитель IT и сотрудник маркетинга. Это два разных отдела, у них разные бюджеты, соответственно все задачи нужно помечать, чтобы коллеги могли посчитать, сколько денег какой отдел потратил.

Варвара Гринёва,
руководитель отдела разработки в агентстве «Четвёртый Рим»
Так выглядит отчет о поддержки по часам. Скрин предоставил эксперт

Обсуждать частоту отчетов нужно индивидуально с каждым клиентом. Кому-то достаточно отчета по двухнедельному спринту, а кому-то нужно созваниваться дважды в неделю: в понедельник — для постановки задач, в пятницу — для контроля и подведения итогов.

Как оформить отчет, чтобы он был понятен клиенту

Хороший способ создать понятный отчет — начать с шаблона. Соберите стандартный документ с набором полей (часы, задачи, затраты) и примером информации, которая будет в отчете (скрины страниц и дорожная карта).

Затем покажите этот шаблон клиенту и согласуйте. Уточните, всё ли будет понятно в таком формате, нужно ли что-то добавить. Дополнять и менять формат можно в процессе работы, чтобы он давал клиенту максимум информации — а значит, спокойствия и доверия к агентству.

Что вы узнаете:
Комментарии