Работа с государственным заказчиком может казаться чем-то недоступным для рядовых агентств. Госконтракты действительно отличаются от коммерческих, но бизнесу не нужны суперспособности, чтобы взяться за них, хотя нюансы учитывать стоит. Как и какие — разбираемся в этом материале.
В чём плюсы работать на государство?
Главный плюс в работе по государственному контракту — заказчик точно оплатит работу, не изменит внезапно техническое задание и процедуру отчетности. Все государственные организации отчитываются в своих действиях перед контрольными органами, и любые изменения процедур или бюджетов требуют сложных и долгих согласований.
Иногда возникают и другие преимущества в сравнении с бизнес-заказчиками, но они не гарантированы. Например, агентство может получить крупный госзаказ на десятки миллионов рублей, а может и совсем маленький. Также не факт, что получится показать имя госзаказчика в портфолио: эта информация часто подпадает под NDA, государственные заказчики редко разрешают публиковать кейсы.
Иногда государственные контракты подразумевают интересные и социально значимые проекты и программы.
Агентство «Атвинта» создало аналитические дашборды для высокопоставленных министров, заказчиком выступил Аналитический центр при Правительстве РФ. У заказчика было понимание, что такое хороший диджитал, поэтому все идеи агентства удалось согласовать и реализовать на 100%. «Атвинта» оцифровала процесс оценки работы одной из государственных систем, который раньше велся на бумаге, в «Эксель». Дашборды помогли ускорить процесс принятия решений в два раза.
Этот кейс взял золото на конкурсе G8 за лучшую дизайн-оптимизацию и еще одно золото на Tagline Awards за лучший дизайн интранета.
Бывают случаи, когда государственный заказчик выполняет рядовое задание «сверху» и не заинтересован в его результатах. Но, по опыту агентства «Атвинта», такие ситуации более редкие.
Как получить государственный контракт?
Для этого нужно участвовать в тендерах, — по закону, никак иначе государственные организации не могут искать исполнителей и подрядчиков. Тендеры государственных заказчиков мало чем отличаются от коммерческих, за исключением некоторых моментов, которые важно учесть перед подачей заявки.
Проверить критерии отбора подрядчика. Чаще всего ключевой критерий в отборе подрядчика — цена. Например, если тендер проводится в форме аукциона или запроса предложений: выигрывает тот участник, который предложит наименьшую цену. Часто это шанс для небольших агентств заявить о себе, но есть и минусы, — например, в тендер приходит компания-однодневка, которая намеренно ставит необоснованно низкую цену и выигрывает. Впоследствии она отказывается от исполнения контракта или обращается к другим участникам тендера с предложением выполнить работу на субподряде по цене в разы ниже рыночной. Как правило, в этой ситуации заказчик проводит торги заново. В результате агентство вынуждено снова выполнять подготовку к тендеру и тратить время своих сотрудников.
Иногда тендеры государственных компаний проходят в формате конкурсов, и тогда цена уже не главное. Участник должен приложить к заявке тендерное задание: выполнить часть будущей работы и так доказать заказчику свою компетентность. Например, в госзакупках на рекламу могут попросить сделать макет будущей рекламной страницы.
Также нужно внимательно читать квалификационные требования к участникам госзакупок: часто, особенно на крупные контракты, их больше, чем в коммерческих тендерах. Например, это могут быть наличие специальных лицензий, определенное минимальное количество сотрудников в компании и число законченных и подтвержденных проектов.
Подготовиться к многоступенчатому отбору. Государственные организации часто проводят торги в несколько этапов: один тендер на разработку технического задания, другой — на его исполнение.
Может получиться так, что ТЗ проекта разработает одно агентство, а исполнять его будет кто-то другой. В этом случае, если вы выигрываете тендер на ТЗ, а результат всего проекта для вас важен с позиции социальных результатов, лучше прописывать ТЗ максимально четко и подробно. Тогда повышается шанс, что другой исполнитель сделает всё не хуже, чем это могли бы сделать вы сами.
Когда вы работаете по чужому ТЗ, старайтесь четко следовать ему, даже если считаете, что что-то можно было бы сделать лучше — таковы правила игры в работе с госконтрактами.
Заложить риск длительного бюджетирования. Иногда с момента, когда агентство выиграло тендер, до начала исполнения проекта проходит очень много времени, вплоть до нескольких лет. Это связано с длительными процедурами согласования проекта с различными службами и органами на стороне заказчика. Условия рынка за это время могут значительно измениться: если работа на момент проведения тендера стоила, например, три миллиона рублей, к моменту исполнения она будет стоить уже пять миллионов. Агентству стоит попытаться просчитать этот риск заранее и заложить его в цену на этапе тендера. Иначе, возможно, придется работать в убыток себе, потому что отказ может повлечь репутационные или юридические риски.
Любое агентство может работать с государством?
Формальных ограничений нет, главное — соответствовать квалификационным требованиям в тендере. Для государственных закупок существуют единые требования к участникам торгов, которые прописаны в п. 1 статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ, в частности у компании не должно быть задолженностей перед бюджетом, она не должна входить в реестр недобросовестных поставщиков, руководство не должно иметь судимостей. В целом, если агентство не делает ничего незаконного, оно этим требованиям удовлетворит.
При этом агентство может не справиться с исполнением госконтракта, и этот риск важно просчитать заранее. В работе по государственным контрактам неизбежны кассовые разрывы, так как оплата по ним всегда приходит в конце финансового года и только после всех этапов согласования.
Крупные агентства, в которых государственные контракты составляют значительную часть портфеля, обычно вынуждены брать кредиты в конце финансового года на покрытие текущих расходов. Практически всегда оплата в конце декабря — начале января, компенсирует все траты, и агентство остается в плюсе. Но если финансовый учет не настроен, ожидание оплаты может разрушить экономику агентства.
В чём особенности государственного контракта?
Государственные контракты имеют стандартную структуру и наполнение, схожи в этом с коммерческими контрактами. Агентство-исполнитель должно внимательно относиться к условиям контракта и связанным с работой законам. Например, нужно готовиться к тому, что обе стороны должны следовать договору буквально. Для заказчика это означает строгое соблюдение требований к величине, срокам и форме оплаты. Для исполнителя — к срокам исполнения договора и характеристикам конечного продукта. Договориться об изменении условий в случае необходимости, скорее всего, не получится: государственный заказчик должен согласовывать каждое свое действие и каждую правку с контрольными и проверяющими органами и отчитываться по ним. Поэтому все вопросы лучше согласовывать и закрывать до подписания договора.
Каковы особенности исполнения госконтракта?
Особенности исполнения также связаны с бюрократическими требованиями, которые окружают каждое действие госкомпаний.
Формальный подход к техническому заданию. Работа по государственному контракту должна быть выполнена в полном соответствии с техническим заданием, иначе придется долго и сложно объяснять внесенные изменения в разных проверяющих органах. Например, деньги на рекламу от государства нужно потратить на продвижение по тем каналам, которые зафиксированы в ТЗ, даже если вам кажется, что продвижение в телеграме даст больший охват, чем реклама в группе муниципального образования в VK. Если что-то сделано не так, к подрядчику, скорее всего, придут с вопросами контролирующие органы. Также нужно обращать внимание на законодательные требования и ограничения. Например, при разработке сайта использовать ПО с открытым кодом или из «Реестра российского ПО».
Сложная коммуникация. В работе по государственному контракту у агентства-исполнителя не всегда есть доступ к лицу, принимающему решения (ЛПР). Например, заказчик выполняет новое требование законодательства и просто не понимает, какие данные нужны исполнителю и как их получить. Бывает и обратная ситуация: ЛПР слишком много. В практике агентства «Атвинта» была ситуация, когда команда делала сайт для городского совета. В процессе работы общение шло с конкретным представителем совета, но на защиту проекта пришли все пятьдесят его членов. До этого момента они не видели ни исполнителя, ни его проект и, конечно, пытались изменить уже готовый проект. Подобные ситуации случаются нечасто, но к ним стоит готовиться заранее, чтобы не переделывать работу с нуля.
Длительные сроки согласования. Государственный заказчик часто вынужден согласовать разные этапы проекта с другими инстанциями. Это увеличивает сроки получения оплаты и работы в целом. Например, агентство «Атвинта» занималось разработкой приложения «Юный турист Кузбасса». Заказчик — Министерство туризма Кемеровской области — хотел предоставить школьникам возможность получить бонусный балл на ЕГЭ, если они посетят все туристические локации, зарегистрированные в проекте, но для этого требовались разрешение Министерства образования и виза губернатора. В результате проект запустился на три месяца позже срока из-за задержек согласования, а заказчику и исполнителю пришлось объяснять ситуацию проверяющим органам.
Объемная отчетность. В работе по государственному контракту важно внимание к бумагам: отчитываться нужно за каждый пункт ТЗ и деталь работы. Отчет должен точно соответствовать договору и фактически проделанной работе. Например, потребуется подробно расписать, как выполнен каждый пункт ТЗ, в какие сроки и какими исполнителями, какие инструменты в этом использовались. В результате объем документации обычно очень большой: чем крупнее проект, тем больше бумаг в итоге нужно сдать в бухгалтерию заказчика, поэтому стоит готовить их с начала работы.
Во взаимодействии с государственными организациями агентству будет полезен сотрудник или консультант, который имеет такой опыт.
Здесь свои правила, они четкие и понятные, но, когда ты сталкиваешься с ними впервые, они кажутся тебе контринтуитивными. Чем больше ты работаешь с государственными организациями, тем больше понимаешь: чаще всего на той стороне адекватные и хорошие люди, просто они стеснены бюрократическими моментами.
В особенностях работы с госзаказчиками свои преимущества и недостатки. Внимание к деталям и сложное согласование важно воспринимать как правила игры в этой сфере.
Что происходит, если агентство не справляется?
Агентства иногда бывают вынуждены преждевременно прекратить работу по госконтракту. Самая частая причина — переоценка своих возможностей на этапе подачи заявки на тендер. Например, руководитель понимает, что ему нечем покрывать текущие расходы в ожидании оплаты от заказчика или у него в принципе нет ресурсов на работу. Это может случиться на разных этапах: в момент, когда выиграли тендер, или в процессе исполнения контракта.
Иногда ответственность возникает после завершения работы, если подрядчик нарушил какие-либо условия. Другая причина — коммуникационные сложности с заказчиком: при подготовке проекта исполнитель взаимодействует с одним человеком, а защищает его перед кем-то другим, кто совершенно иначе видит результат и не соглашается принять работу.
Самая неприятная санкция в случае невыполнения обязательств — агентство может попасть в реестр недееспособных поставщиков (РНП). Это происходит в случае, если оно уклоняется от исполнения контракта или допускает серьезные нарушения в процессе работы. Попадание в РНП означает, что агентство больше не сможет работать с госзаказчиками, также пострадает его репутация: реестр открыт и доступен всем участникам рынка.
В случае иных нарушений — сроков исполнения, качества работ — предусмотрены штрафы. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 30.08.2017 № 1042.
Главное
Работать по государственным контрактам может любое агентство, но оно должно предварительно готовиться к этому.
- Компания может получить государственный контракт только через тендер, часто для подачи заявки требуется выполнить особые условия.
- Исполнитель в работе с государственным заказчиком должен готовиться к длительным согласованиям, значительной бумажной работе, сложной коммуникации и строгому следованию техзаданию;
- В случае расторжения государственного контракта агентство понесет не только репутационные, но и юридические риски.
