Найм в агентстве происходит по-разному: кто-то берёт сотрудников в штат, кто-то подключает фрилансеров и подрядчиков на конкретный проект. От формата договора зависит, как будет выглядеть сотрудничество, кто и в каком объёме платит налоги и есть ли риски у бизнеса.
В статье разберём, какие формы сотрудничества существуют, чем они отличаются и на что обращать внимание при оформлении. Разобраться в теме нам помог бизнес-юрист Никита Ивкин.
Что относится к трудовым отношениям: краткая справка
Трудовые отношения — это договорённость между компанией и новым сотрудником. Они возникают с момента подписания договора, но формально могут появиться и раньше. Например, если человек приступил к работе до оформления.
Договор составляют по нормам Трудового кодекса РФ. Суть такая: сотрудник выполняет задачи, которые относятся к его должности, а компания организовывает процесс, выплачивает зарплату и перечисляет налоги в ФНС. Обычно НДФЛ составляет 13 %, но ставка может быть выше — например, 15 %, если совокупный доход сотрудника за год превышает 2,4 млн руб. К налогам также относятся и страховые взносы: они начисляются на зарплату сотрудника, но оплачивает их сам работодатель.
Трудовые отношения дают сотруднику те гарантии, которые предусмотрены ТК РФ. В ст. 57 ТК РФ чётко прописано, что должно быть в таком договоре: какие функции у сотрудника, где и когда он начинает работу, как оплачивается труд, какой у него режим работы и другие параметры. Работодатель также должен оформить приём на работу приказом, вести кадровые и расчётные документы, табель учёта рабочего времени и направлять сведения в Социальный фонд.
В трудовых отношениях участвуют две стороны:
- Работодатель — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который нанимает сотрудников.
- Работник — физическое лицо, которого взяли в команду, например, дизайнер, маркетолог, бухгалтер.
Если вы заключаете договор с сотрудником, у вас возникают трудовые отношения. Это значит, что агентство берёт на себя полный набор обязанностей по ТК: от начисления зарплаты до обеспечения всем нужным для работы.
Какие договоры можно заключать с сотрудниками: разбираемся в разных видах
В агентствах используют несколько форм сотрудничества: трудовой договор, различные виды гражданско-правовых договоров, а также работу с самозанятыми и ИП. Разберём каждый вариант.
Трудовой договор. Классический вариант, при котором человека оформляют в компании, он получает зарплату и социальные гарантии. Работодатель платит за него страховые взносы, оплачиваются больничные и отпуск.
В проекте, в котором у всей команды есть трудовой договор, результат делится между ней и руководителем. При этом сам сотрудник защищён законом: он получит зарплату и компенсации, даже если проект столкнулся с проблемами. Например, если дизайнер в агентстве работает над крупным сайтом, и заказчик вдруг замораживает проект, сотруднику обязаны выплатить зарплату. Фрилансер или исполнитель по договору ГПХ такой защиты не имеет: если проект тормозится, он остаётся без дохода и должен решать вопрос самостоятельно через условия договора.
Трудовой договор автоматически включает социальные гарантии: отпуск, больничные, компенсации при увольнении. И у работодателя есть ответственность: по ст. 236 ТК РФ ему придётся платить компенсацию за задержку зарплаты или отпускных, а нарушения требований охраны труда могут повлечь административную или даже уголовную ответственность. Эти правила защищают работника сильнее, чем любые договоры ГПХ. Однако некоторые гарантии есть и у них: заказчик удерживает НДФЛ за исполнителя если он не самозанятый, а также могут быть больничные.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ). К ГПХ относят договор подряда, возмездного оказания услуг, агентский договор и другие. Всё это — варианты письменного соглашения между исполнителем и заказчиком, где первый обязан оказать услугу, а второй — оплатить её. Это значит, что фрилансер или эксперт получает оплату за конкретный результат — текст, макет, лендинг, серию иллюстраций, контент-стратегию — и у него нет ежемесячной зарплаты.
По ГПХ исполнитель сам выбирает способ и режим выполнения задачи, не включён в штат и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Такой формат не создает трудовые отношения и регулируется гражданским законодательством.
Термины ГПД и ГПК — это профессиональный жаргон и по факту это одно и то же. В законодательстве таких категорий нет, но есть понятие «гражданско-правовой договор»: когда физическое лицо выполняет услугу и получает за это деньги от компании. Суть зависит не от названия, а от типа договора по Гражданскому кодексу. Например, по подряду компания платит за достижение результата работы, а по агентскому договору — за выполнение поручения от имени заказчика. Исполнитель же сохраняет свободу в том, как он делает работу.
Сотрудничество с самозанятым. С ними агентство также заключает гражданско-правовой договор и платит за конкретную услугу. Разница в том, что самозанятые сами платят налог на профессиональный доход через приложение «Мой налог», а агентство перечисляет им оплату.
Сотрудничество с индивидуальным предпринимателем. Как правило, агентство оформляет ИП по договору о возмездном оказании услуг, и специалист действует как самостоятельный бизнес. Это значит, что он сам организует работу, распоряжается временем, может иметь свою команду и несёт ответственность за налоги и взносы. После выполнения задачи компания должна составлять акт об оказанных услугах.
При работе с ИП и самозанятым компания оплачивает только результат и не может контролировать, что исполнитель делает в рабочие часы. Это даёт агентству гибкость и снижает кадровые и финансовые риски. Но важно, чтобы то, что делает специалист, соответствовало выбранной форме, иначе могут доначислить налоги. Например, не должно быть такого, что заказчик требует выполнения задач в определенные часы или постоянном присутствии на рабочем месте.
При выборе формата сотрудничества, важно понимать, кто за что отвечает. Трудовой договор даёт социальную защиту сотруднику, ГПХ — гибкость и оплату за конкретный результат, а работа с ИП или самозанятым облегчает работу на проекте, если нужен человек на небольшие задачи.
Как агентству выбрать подходящий формат сотрудничества
Важно ориентироваться на характер работы, масштабность задач, формат управления в агентстве, а также налоговую нагрузку. Рассмотри эти моменты подробнее.
Специфика задач. Под постоянную работу, например бухгалтерию или ведение соцсетей клиентов, лучше брать штатную команду. Разовые или проектные задачи удобнее оформлять через ГПХ с ИП или самозанятым. Например, дизайнер, который разрабатывает баннеры на сайт для одного проекта или копирайтер для серии постов.
Ещё один случай, когда удобно заключить договор с ИП, — если агентство привлекает к объёмной работе. Например, нужно вести нескольких рекламных кампаний или каналов. При необходимости ИП подтянет свою команду к проекту.
Заключать трудовой договор есть смысл, когда вам нужен сотрудник на 8-часовой рабочий день с полным вовлечением в процессы. Для разовой или проектной работы, когда человек не интегрируется в штат, подходят ГПХ, договор с ИП или самозанятым. Главное — четко прописать результат и проверить, что в сотрудничестве не было трудовых признаков.
Уровень контроля. Если планируете ставить задачи, трекать время сотрудника и важно, чтобы он работал только с вами — оформляйте человека официально. В случае, когда вы не планируете увеличивать штат, заключайте договор с ИП или самозанятым.
Налоговая нагрузка. Чтобы понять, во сколько на самом деле обойдётся специалист, важно смотреть на размер выплат и на то, как распределяются налоги и взносы между ним и агентством. Для этого нужно учитывать два показателя:
- Какую сумму вознаграждения специалист будет получать «на руки».
- Сколько в итоге тратит компания.
Например, агентству нужен дизайнер, на которого оно готово тратить 100 000 ₽ в месяц. При трудовом договоре из этой суммы удержат НДФЛ, а сверху ещё нужно заплатить около 30% страховых взносов, поэтому фактическая стоимость сотрудника для агентства окажется выше — 130 000 ₽ и больше. Если же дизайнер работает как самозанятый, он может запросить более высокую ставку — например, 110 000–115 000 ₽ — чтобы покрыть 6% налога, которые он платит сам.
Результаты на проекте. Агентству важно понимать, что за результат работы ответственность распределяется по-разному. Если тексты, дизайн или SMM-стратегия выполнены некачественно — требования к самозанятому или ИП будут строже: можно потребовать исправлений или уменьшить оплату. Штатному сотрудник, который допустил аналогичную ошибку, можно сделать выговор и попросить исправить задачу, но зарплаты его лишить нельзя.
При оформлении по ГПХ исполнитель несёт большую ответственность, чем штатный сотрудник. Заказчик может требовать переделать работу, заплатить меньше или вовсе отказать от сотрудничества (ст. 782 ГК РФ). При трудовом договоре работник отвечает дисциплинарно, а не финансово.
Перед тем, как заключать договор с новым специалистом, важно учитывать, какие задачи он будет выполнять, как вам комфортнее работать с ним и какая итоговая сумма выплаты не ударит по бюджету агентства. Так будет проще понимать расходы, риски и зону ответственности на проекте.
Ошибки в оформлении внештатных специалистов
Иногда агентства путают формы договоров или не учитывают юридические нюансы, что может привести к проблемам. Рассмотрим, какие ошибки могут быть.
Ошибка 1. Формально ГПХ, фактически — трудовые отношения. Агентство привлекает самозанятого или ИП для разовой задачи на проекте, но человек ежедневно участвует в созвонах с командой, работает по фиксированному графику, использует инструменты компании и ведёт задачи, как штатный сотрудник.
Если исполнитель работает по фиксированному графику, подчиняется руководителю и вовлечён в корпоративные процессы, даже формальный договор с самозанятым или ИП может быть признан трудовым. В последнее время контроль со стороны ФНС и Роструда усилился, и такие ошибки приводят к доначислениям и штрафам. В лучшем случае — к переделыванию договора на трудовой.
Ошибка 2. Регулярные выплаты без оформления трудового договора.
Некоторые агентства платят фрилансерам фиксированную сумму каждый месяц: редактору за тексты и ведение проекта, креатору — за концепцию, SEO-специалисту — за ТЗ для статей в блог. Но это неправильно, так как зарплата может быть только у штатного сотрудника. Решение — оплачивать за конкретные задачи через акты и и учитывать, кто платит налоги: агентство или исполнитель, в зависимости от его статуса.
Ошибка 3. Не проверили статус самозанятого. Бывает так, что дизайнер или таргетолог только ушёл на фриланс и ещё не зарегистрировался в приложении «Мой налог». Если договор заключен до получения статуса самозанятого, агентство рискует неправильно начислить налоги и взносы.
HR или бухгалтеру стоит убедиться, что человек зарегистрирован в системе ФНС и предоставляет чеки по каждому платежу. Для этого нужно запросить у фрилансера подтверждение статуса самозанятого — выписку из приложения «Мой налог».
В договоре с самозанятым важно указать его статус как зарегистрированного плательщика налога на профессиональный доход (НПД) по закону № 422‑ФЗ и что он обязан сообщать заказчику, если статус изменится. Также я рекомендую отдельно закреплять в договоре пункт о том, что самозанятый должен формировать чек в приложении «Мой налог» по каждой оплате и направлять его заказчику. Это снизит риск претензий со стороны ФНС.
Чтобы избежать проблем с налоговой и трудовой инспекцией, агентству важно оформлять договор так, чтобы было ясно, за какой конкретный результат платят, кто уплачивает налоги и как принимается работа.
Что стоит запомнить
Выбор формы сотрудничества напрямую влияют на риски и затраты агентства. Несколько принципов помогут работать безопасно и эффективно:
- Ориентируйтесь на фактическую работу. Оцените, насколько человек будет вовлечён в процессы агентства: выбирайте трудовой договор для специалистов с полной загрузкой и гражданско-правовую форму — для проектных небольших задач.
- Фиксируйте условия в договорах. Для ИП и самозанятых важно прописывать конкретный результат работы, сумму оплаты, а также обязанности по налогам и чековому учёту.
- Следите за рисками. Регулярные выплаты, фиксированный график или включение в штат могут превратить гражданско-правовые отношения в трудовые с доначислениями и штрафами.
- Будьте прозрачны с командой. Чётко объясняйте, какие обязанности и права возникают у сотрудника или фрилансера, и как оформляются налоги — это снижает недопонимание всех в команде.
