Большинство россиян вовлечены в работу даже во время отпуска. Созвониться на пять минут, «одним глазком» посмотреть документ — для кого-то эти моменты повторяются чуть ли не ежедневно и психологически возвращают в трудовые будни.
Когда один сотрудник уходит в отпуск, его задачи передают другим, это обычная практика в компаниях любого масштаба. Как делегировать работу, чтобы отпускники спокойно отдыхали, а их коллеги не теряли в продуктивности и не делали критических ошибок?
Что может пойти не так при делегировании?
Распределять задачи отпускника между остальными — обычная практика в компаниях любого масштаба.
Пик увольнений приходится на окончание сезона отпусков. После выхода на работу уполномоченный сотрудник тонет в нерешенных вопросах, его продуктивность и мотивация падают до критической отметки.
Почему же так происходит, если, по идее, его работу на время отпуска должны были сделать другие?
- Сотрудники не справляются со своими текущими задачами из-за возросшей нагрузки. Делегированные задачи исполняются вовремя, но появляются «хвосты» по другим. Возникает эффект снежного кома, когда сорванные дедлайны по нескольким важным процессам заводят в тупик работу всей команды.
- Сотрудники забывают о порученных им задачах. Если они связаны с лидогенерацией или финансовыми вопросами, компания теряет в прибыли.
- У людей просто не получается делать чужую работу. Они совершают ошибки, решение которых требует новых и новых ресурсов. И в какой-то момент эффективность отдельных процессов уходит в минус.
Рассказываем, что делать со слишком трудолюбивыми сотрудниками:
От трудолюбия к выгоранию: что делать, если сотрудник работает в отпуске
Вместе с экспертом разберемся, что делать руководителю, чтобы сотрудники отдыхали в отпуске и возвращались к работе с новыми силами
Наверное, всё дело в безответственности?
Далеко не всегда. Вышеописанные проблемы могут возникнуть из-за банальных ошибок делегирования:
- Задачи отпускника распределяются между всеми поровну, без учета их текущей загрузки.
- Заменяющему сотруднику не хватает компетенций для качественного решения задач.
- Отсутствуют дедлайны и критерии оценки делегированных задач. Сотрудники делают работу своего коллеги «вслепую».
Как избежать ошибок делегирования?
В идеале делегировать задачи должен тимлид или руководитель отдела при участии сотрудника-отпускника. Начать стоит как минимум за неделю до отпуска.
У меня цепочка выглядит так: определение задач ⟶ приоритизация ⟶ распределение ⟶ создание плана работы на время моего отсутствия ⟶ обсуждение плана.
В первую очередь я определяю все задачи, которые должны быть выполнены во время моего отсутствия. Затем я приоритизирую их в зависимости от важности и срочности и распределяю задачи между заместителем и другими членами команды, если это необходимо.
На основе этого я создаю план работы на время моего отсутствия, который включает все задачи, сроки и ответственных за их выполнение. Наконец, обсуждаю этот план с заместителем и командой, чтобы убедиться, что все понимают свои обязанности и были готовы к выполнению задач.
Как выглядит правильный алгоритм делегирования?
Когда нужно раздать много задач нескольким исполнителям, распределяйте их по важности и приоритетности. Но поделить — это 50% успеха, нужно еще проконтролировать выполнение.
Этот алгоритм делегирования работает при любых условиях:
- Разделите делегируемые задачи на три колонки: «Срочно», «Важно» и «Терпит до возвращения из отпуска».
- Составьте план делегирования: распределите задачи из первых двух колонок по исполнителям, по каждой назначьте дедлайн. Руководствуйтесь двумя факторами: опыт и текущая загруженность. Учитывайте, что на выполнение новой для сотрудника задачи может уйти больше времени, чем у того, кто делает эту работу регулярно.
- Ознакомьте людей с планом делегирования. Убедитесь, что все поняли свои задачи и знают про дедлайны. Скорректируйте план с учетом комментариев сотрудников, если в этом есть необходимость. Например, задача брифовать нового клиента досталась Петру, но ее очень хочет сделать Мария, чтобы расширить свой опыт. Руководствуйтесь здравым смыслом.
- Контролируйте соблюдение сроков и качество выполнения задач. Это удобно делать с сервисами-планировщиками вроде Trello, Kaiten, «ПланФикс», WEEK. Для важных и объемных задач установите промежуточные дедлайны. Настройте уведомления, информирующие о скором истечении срока как для исполнителя, так и для себя, чтобы иметь представление о прогрессе или возможных проблемах с выполнением.
Для особо важных задач предусмотрите связь с основным исполнителем. Но не по всем вопросам, а «на крайний случай», когда замещающее лицо не справляется или сомневается в путях решения.
При обращении к сотруднику в отпуске нужно четко сформулировать вопрос и обрисовать, что уже было сделано.
Мне удобна дистанционная связь через CRM или мессенджеры. В отпуске не всегда есть время на созвоны, другое дело прочитать сообщение и ответить в свободную минуту.
Как подготовить сотрудников к необходимости заменять коллег?
Сезон отпусков не приходит внезапно. Закрывать горящие задачи и готовиться к делегированию стоит заранее, за пару недель:
- Для всех задач с высоким приоритетом назначить двух исполнителей: основного и дублирующего. Второй подключится, если первый не справится до промежуточного дедлайна.
- Организовать вводный инструктаж от отпускника для заменяющих сотрудников.
- Если вы пользуетесь Trello, Kaiten, «ПланФикс», WEEK или другим сервисом планирования задач — открыть заменяющему сотруднику доступ к карточкам отпускника.
- Объяснить, как действовать, если что-то сломалось, — к кому можно обращаться, к кому не надо.
- Инструкции по задачам и процедурам для разных отделов/сотрудников. Такие инструкции сильно облегчают жизнь в условиях плотной многозадачности, особенно в период запуска новых проектов. Наш главред Денис Давыдов подтверждает.
Делегирование задач на время отпуска — хорошая проверка эффективности коллектива как боевой единицы. Результат покажет, что нужно подтянуть: компетенции или командный дух.
