Планирование времени не самая легкая задача для руководителя. В течение дня нужно уделить внимание проектам, созвонам и разным задачам. Какие инструменты упростят работу, обсудили с Алексеем Волковым, директором диджитал-агентства «Системно Digital».
Что такое эффективное планирование
Есть несколько принципов, которые руководителю важно понимать при организации своего времени.
Планирование работает в связке с целями. В ежедневном хаосе рутины руководителю очень просто потерять ориентир. Но если сверять задачи с целями, будет проще расставлять приоритеты и убирать лишнее.
У меня есть три главных ориентира: долгосрочные, краткосрочные цели и планирование своего рабочего дня. Также я определил два критерия, к которым хочу прийти: критерий доходов и формат работы.
Исходя из этого я назначаю цель на год, декомпозирую ее, делю на кварталы и месяцы. Так я не упускаю из виду важные дела.
Необходимо менять подход. При планировании многие руководители ищут какую-то одну работающую технику. Но это не совсем правильно. Во-первых, появится необходимость действовать по-новому. Во-вторых, вы просто устанете работать по одной и той же схеме.
Инструменты должны быть комфортными. Кому-то проще распланировать всё по шагам, а кому-то — набросать примерный список задач на день. Важно выбирать то, что будет работать конкретно для вас.
Я очень неусидчивый человек. Мне сложно работать долго над одной задачей — я просто умру от скуки. Чтобы сохранять интерес, я использую два метода.
- Разбиваю задачу на три-четыре подхода, например, по 10 минут. Для каждой выделяю цель.
- Переключаюсь между разными задачами в течение дня.
Если я буду заниматься самообманом и сидеть над одним проектом целый день, я не приду к результату.
Руководителю нужно научиться управлять собой, а не временем. В этом помогут сервисы для планирования.
Инструменты для автоматизации рутинных задач
Для того чтобы не утонуть в задачах, важно максимально автоматизировать рутину. Разберем несколько инструментов.
Платформа для бронирования встреч. Руководителю не нужно каждый раз сверять свое расписание и договариваться о встрече. Вместо этого можно отправить ссылку человеку, и он забронирует доступный слот.
Я использую Calendly для планирования созвонов. У сервиса несколько крутых функций. Во-первых, мне не нужно знать свое расписание. Система даст возможность забронировать мое время только тогда, когда я свободен. Во-вторых, Calendly отслеживает количество созвонов и оставляет как минимум час до созвона. Я могу доделать что-то, и у меня еще останется время на подготовку. В-третьих, система автоматически создает встречу в Zoom и отправляет приглашение всем участникам.
Таск-менеджеры. Не уникальный, но очень важный инструмент, про который многие забывают. Можно начать с классической канбан-доски в Trello, а затем переходить на более комплексные инструменты. Например, диаграмму Ганта, которая покажет, как идет работа над всеми задачами проекта.
Три правила работы в таск-менеджере.
- Все данные хранятся в одном месте.
- Задачи нужно заносить сразу, иначе потом они забудутся.
- Все невыполненные задачи нужно периодически проверять на актуальность.
Чат-бот в «Телеграме». Это помощник, который можно создать самостоятельно в конструкторе или настроить через таск-трекер. Бот избавит от необходимости держать все планы и дела в голове. Например, можно выделить приоритетную задачу, и бот будет напоминать о ней чаще, чем о других. А чтобы сообщения не накапливались, есть функция удаления в течение 24 часов. Если за это время вы не успели сделать задачу, бот пришлет ее повторно. А если информация изменилась, то обновит статус.
У нас много телеграм-ботов, которые напоминают мне и сотрудникам о задачах по разным проектам. С 10:00 до 15:00 бот отправляет мне сообщение с задачами по клиентским проектам, вечером — напоминает о личных. При этом я не обязуюсь их все выполнить, а выбираю приоритетные в зависимости от моих планов на день. Например, сегодня я работаю только с задачами по управлению продажами. Тогда я захожу в конкретный бот и обрабатываю от него сообщения.
Когда рутинные процессы автоматизированы, у руководителя остается время на стратегические задачи. А еще так легче управлять процессами в агентстве.
Ошибки планирования
У руководителей агентств всегда динамичный темп работы. Нужно участвовать во всех клиентских проектах, разбираться с потоком информации, а еще не забывать про сотрудников. Рассмотрим несколько ошибок, которые могут привести к авралу.
Неадекватное вписывание задач в расписание. При планировании мы всегда превышаем ресурс времени, потому что хотим сделать как можно больше. При этом мало кто говорит о том, что сделал всё запланированное уже к 12 и не знает, чем теперь заняться. Если руководитель пытается вместить все задачи в один день, он будет в постоянном стрессе, а планы заранее обречены на провал.
Плохое планирование часто связано с чем-то неожиданным. Например, вам прилетают новые задачи от клиента или просит о помощи сотрудник. Тогда тут актуально такое правило: вас нельзя отвлечь, если вас нельзя найти. Это означает, что вы фокусируетесь целиком на задаче, а уже потом проверяете мессенджеры и имейл.
Ошибка в оценке времени на задачу. Иногда кажется, что на задачу уйдет не больше часа, но она растягивается на целый день. Чаще всего это происходит из-за того, что руководитель не учитывает дополнительные шаги.
В процессе может выясниться, что для задачи делаются не те действия. При этом руководитель предполагает, что задачка простенькая, и относится к ней несерьезно. Тогда получается так: «сделали быстро, зато переделывали долго». И вот это переделывание никогда в планирование не включается.
Иллюзия срочности задач. Если задачи накапливаются как снежный ком, дело в неэффективном тайм-менеджменте. По-настоящему срочных задач не так много.
Срочные — это те задачи, которые нужно выполнить к определенному времени по внешней причине. Например, сделать буклет, потому что выставка начинается завтра. Или финансовый директор клиента уходит в отпуск, и нужно отправить ему документы сегодня, иначе оплата отложится на неделю. В остальных случаях срочность является внутренним ощущением. На самом деле это рутинные процессы, которые можно спокойно двигать.
Ошибки планирования есть у каждого руководителя. Рассмотрим, какие инструменты помогут свести их к минимуму.
Семь лайфхаков, которые помогут организовать время
Эксперт рекомендует семь способов, которые помогают сохранять фокус на задачах.
Созвон фокусировки. Инструмент работает так: вам звонит ассистент, вы включаете демонстрацию экрана и работаете над определенной задачей. Если вы отвлеклись, ассистент спросит: «Почему сейчас вы зашли во „ВКонтакте“ вместо работы над задачей?»
Созвон фокусировки — это ключевой инструмент, который решает 90% сложностей: от прокрастинации до продвижения задач в проекте. Кто бы мне ни написал, я говорю, что у меня сейчас созвон с Владом и я смогу ответить через полтора часа.
Инструмент помогает и в решении задач. К примеру, нам надо было улучшить систему отчетности по контекстной рекламе. Мы с программистом созванивались каждый день в 10 часов, чтобы обсудить сделанное или обменяться файлами. Так задача решается сразу в моменте.
Работа по блокам. Идея в том, что у вас нет жесткого планирования задач на день. Но есть распределение времени по сегментам и часам.
У меня не получается распределять задачи по дням недели, потому что много внешних факторов. Мне подошел режим планирования по часам. Я стараюсь по возможности придерживаться плана, но проявляю гибкость. При необходимости переключаюсь на другие задачи.
Недельная ревизия месячных планов. Здесь речь о конкретных целях: расширение услуг агентства, рост прибыли и другие. Каждая включает подзадачи, которые легче выполнять с инструментами автоматизации. Например, бот подскажет, в какой день вы закрыли задачи по проекту, а таск-менеджер пришлет напоминание о задаче, которую нужно сделать.
Принцип «здесь и сейчас». Некоторые задачи руководитель может решить в моменте. Например, договориться с клиентом о переносе сроков или отправить сотруднику файл по проекту. Это переведет градус напряжения в рациональное действие.
Мы как агентство продаем клиенту месячные проекты. Иногда бывает так, что какие-то важные задачи мы не успеваем сделать и переносим их уже во второй раз. В этой ситуации я анализирую каждую и принимаю решение, что делать дальше.
Важно не забывать, что вы менеджер, который управляет ситуацией.
Время на отдых. Перерывы в течение дня дают возможность перезагрузиться. Можно пойти на прогулку, сделать короткую медитацию или даже поиграть в PlayStation.
Иногда полезно пойти в отпуск. Вы лежите на шезлонге, смотрите на пляж, и мозг в фоновом режиме находит решение.
Для перезагрузки в моменте я играю в PlayStation в рабочее время. Например, после сложного совещания. Я выделяю на это полчаса, и игра помогает мне переключить эмоции.
Выписывание задач. Это не список дел, а фиксация идей, которые всплывают в голове в течение дня. Пишите их на листочке и сразу убирайте, чтобы не отвлекаться. Вечером перенесите задачи в электронный вид и вернитесь к ним, когда это будет актуально.
Когда я выписываю задачи на листок, я замедляюсь, так как пишу медленно. И при этом я сохраняю фокус. То есть не получается так, что я открыл мессенджер, а там куча новых сообщений и я опять отвлекся.
Функция отложенных сообщений в «Телеграме». Когда вам пишут друзья или кто-то еще по нерабочему вопросу, можно настроить отложенную отправку сообщений. Например, чтобы оно ушло человеку после 19:00. Так вы не будете вовлекаться в переписку и отвлекаться от задач.
Какой бы инструмент вы ни выбрали, протестируйте его хотя бы пару месяцев. Так вам станет понятно, подходит ли вам этот способ или стоит выбрать другой.
Главное
Универсальных инструментов планирования не существует. Но есть несколько принципов организации времени:
- Связывайте планирование с целями и фокусируйтесь на важных задачах. Остальные можно переносить, если сроки не горят.
- Старайтесь адекватно оценивать время на задачу и планируйте столько, сколько сможете сделать.
- Для автоматизации рутины используйте платформу для бронирования встреч, таск-менеджеры и чат-боты.
- Вместо жесткого планирования, делите рабочий день на секции, раз в неделю сверяйтесь с планами и выписывайте задачи, о которых вспомнили.
