Командные встречи — это часть рабочего процесса в агентстве. Поэтому важно позаботиться том, чтобы они проходили эффективно и не отнимали много времени. Как этого добиться, расскажем в статье. А еще познакомим вас с видами общих встреч, поможем написать объявление для них, а также дадим советы тем, кто хочет проводить их с пользой.
Виды общих встреч
В агентствах их могут называть по-разному, но, если обобщить по функциям, есть три группы командных собраний, на которых сотрудники:
- говорят про текущие задачи и проблемы;
- обсуждают факапы и делают полезные выводы;
- находят поводы поговорить без особых целей.
Планерка. Так называют короткое регулярное собрание, на котором сотрудники обсуждают задачи в текущих проектах. Руководитель проводит планерку не только для себя, но и для сотрудников. Последние отчитываются о проделанной работе и вовремя сообщают о проблемах. В то время как для гендира или главного операционного директора планерка — это возможность проконтролировать процессы и вовремя оказать помощь на проблемном участке.
На планерке не принято вести себя пассивно: каждый сотрудник должен рассказать о текущем статусе на своем фронте работы. А если вы заметили, что кто-то постоянно отмалчивается на встрече, выясните, с чем это связано. Для этого можно провести с этим сотрудником совещание в формате one-to-one. Руководитель выясняет, в чём именно состоит проблема у сотрудника и ищет решение. Например, если человек выгорел, нужно отправить его в отпуск.
Нужно выяснить, почему он выгорел. Например, у него конфликт с бухгалтерией, которая задерживает отправку документов заказчику и вследствие этого он оплачивает позже обычного. И соответственно, из-за этого сотруднику вовремя не выплачиваются проценты со сделки.
Может быть и так, что сотрудник устал от направления своей деятельности и его нужно перекинуть на другой фронт. Допустим, он работает с банками или с администрацией, а это почти всегда клиенты, от которых долго ждать оплаты. Обычно это не предоплата, а постоплата. И человек устал ждать два месяца свою маржу после того, как клиент выставил счет. Причины выгорания сотрудника могут быть самыми разными. Надо без промедления их выявлять и решать.
На планерке нельзя «отсиживаться», потому что она проходит в интересах всех сотрудников, а не одного начальника.
Делегируем рабочие задачи с пользой для себя и бизнеса:
Выяснили у основателя Callibri, кому и в каких случаях можно делегировать полномочия
Сотрудникам важно быть активными на планерке, задавать вопросы и отчитываться по каждому пункту своих работ, проектов. Нужно донести до коллектива, что от этого процесса зависит их благосостояние, т. е. каждый участник должен получить свой процент после завершения проекта.
Планерка в рекламном агентстве — это, по сути дела, летучка на 10–15 минут. Собрались участники проекта, высказались по фронту своих работ, потом резюмировали. Каждый озвучил, что он делает дальше, и все разбежались. Отсиживаться при грамотном построении процесса невозможно.
Ретроспектива. В этом виде общих встреч всё внимание направлено на глубокий и честный анализ законченных проектов. На ретроспективе рассматривают и ошибки, и достижения в работе. Такая рефлексия нужна, чтобы улучшать командные процессы и взаимодействия. Начинают, как правило, с достижений, чтобы не пошатнуть в участниках уверенность в себе. Важно, чтобы сотрудники с самого начала настроились на откровенную беседу — для этого обсуждайте проблемы, а не критикуйте ошибки.
К моменту окончания ретроспективного собрания необходимо найти одно или несколько потенциальных улучшений в процессах. Они могут касаться технических задач, маркетинга или взаимоотношений с клиентами. Детально опишите каждое улучшение и поставьте команде задачу внедрить его в работу до следующей встречи, если это возможно на практике.
Брейншторм. Мозговые штурмы обычно проводят по запросу, но при необходимости вы можете сделать их регулярными. Например, брейншторм раз в две недели полезно проводить, чтобы команда генерировала идеи для нового контента.
В том случае, если у вас нет тем для штурма, скорее всего, они есть у ваших сотрудников. Позвольте команде проявить инициативу: возможно, что у работников есть текущие проблемы, которые требуют совета коллективного разума или им нужно найти «ту самую» идею. Тогда сотрудник, у которого есть такой запрос, становится организатором собрания.
Каждый сотрудник может инициировать общую встречу, если у него есть сложный вопрос, для которого нужен брейншторм. Все собрались, помогли. Это бывает не так часто, но это, безусловно, показывает, что в коллективе здоровые отношения без зависти и страха. Здесь сотрудники смело высказываются и не боятся получить негативную реакцию в ответ.
Одноразовые собрания по организационным вопросам. Самый простой вид для общих встреч: если у вас есть новая информация, которая затронет всех сотрудников, просто расскажите о ней в доступной форме. Такие совещания быстро всех утомляют, поэтому не затягивайте со вступлением, а сразу переходите к сути.
На организационных встречах обсуждают реорганизацию компании, новую систему оплаты, ключевые назначения и т. п. Чтобы сухая информация лучше усваивалась, делайте упор на наглядность: показывайте иллюстрации или небольшие презентации.
Как написать повестку дня для встречи
Когда вам нужно провести командное собрание, разошлите по почте или через рабочие мессенджеры описание повестки дня. Так у сотрудников будет меньше вопросов, и повысится вероятность того, что они придут на встречу подготовленными.
Укажите в описании встречи ключевую информацию по пунктам. Например, так:
Во время совещания важно следить, чтобы участники не отходили от плана встречи. В противном случае всё это может перерасти в сумбур из мнений и дискуссий. Получившаяся «каша» затягивается по времени, а эффективность такой встречи станет намного ниже. Перед встречей пообщайтесь с ключевыми участниками, чтобы обсудить, кто и за кем выступает, а в начале собрания объявите повестку дня для всех:
Руководитель озвучивает план встречи в самом начале. Например, «сегодня обсуждаем проект такой-то. Его курируют Маша и Дима. Маша нам расскажет, как продвигается работа с журналистами над планирующимися текстами и с подрядчиками по фуршету. Дима проинформирует о взаимодействии с дизайнерами. На какой стадии баннеры, макеты и прочее. Маша начинает».
Организатору важно соблюдать баланс между повесткой дня и свободой высказываний. Это серьезный навык, который можно выработать только после внушительного опыта проведения командных встреч. Умелый организатор похож на преподавателя, который проводит семинар. Последний постоянно должен жонглировать временем: на интересные вопросы отводить больше минут, а на простые — меньше.
Важно дать возможность высказаться всем желающим в равных долях. Когда всё правильно сделано, наставник успевает всё, что задумал, за отведенный академический лимит. Со временем у тех, кто часто работает с аудиторией, вырабатывается внутренний секундомер — это помогает управлять собранием и не разбазаривать время.
Не принуждайте себя, а назначьте организатором кого-то из сотрудников или пригласите специалиста со стороны, если чувствуете, что не справляетесь или вам не нравится процесс.
Советы о том, как проводить эффективные общие встречи
Ниже мы собрали практические рекомендации, которые не просто сделают ваши встречи полезными, но и помогут проводить их с комфортом для всех.
- Находите темы, которые объединяют и вдохновляют команду. Устройте ретроспективу после успешного проекта, на которой отметьте личный вклад каждого сотрудника. Это воодушевит и сплотит коллектив, а также придаст сил и энергии для следующего проекта.
- Делегируйте функции организатора собрания одному из своих сотрудников. Новый организатор может взять на себя запланированную вами повестку собрания или создать свою собственную. Это станет эффектным жестом в глазах коллектива: ваши люди теперь будут думать, что им действительно доверяют.
- Спросите себя: так ли они вам нужны? Если ответ отрицательный, доверьте рабочие процессы CRM, а общие встречи проводите только при острой необходимости. Например, устраивайте информационные встречи, если не помогает общая рассылка, а брейнштормы оставьте креативной группе.
- Создавайте в команде свободную атмосферу, не давите на сотрудников. Помните,что у каждого должно быть право на ошибку. Позвольте работникам не бояться высказывать мнение, дайте почувствовать децентрализацию управления. Для этого выслушивайте и комментируйте как можно больше мнений своих сотрудников. Но делайте это не в ущерб плану собрания.
- Стимулируйте сотрудников оставлять обратную связь после встречи. В конце встречи вы можете выделить время для обратной связи и вопросов. Честные отзывы участников помогут скорректировать ваши методы проведения встречи и повысят их эффективность. Проведите анонимный опрос, в котором попросите сотрудников оценить прошедшее собрание.
- Напишите корпоративную заметку, в которой сами поделитесь впечатлениями от встречи. Это поможет инициировать диалог между вами и сотрудниками. Так вы сможете сравнить свою и командные точки зрения, что тоже поможет сделать совещания эффективнее.
- Ставьте практические цели перед встречей. Нужно написать не просто сообщение в духе «увеличить количество лидов в следующем месяце», а указать конкретные способы достижения цели. Например, в данном случае: «Написать пять статей для популярных отраслевых бизнес-изданий».
- Соблюдайте чувство меры и не проводите командные встречи по три-четыре раза в неделю. У некоторых руководителей собрания превращаются в самоцель и отнимают у сотрудников много ценного времени. Значимость частых встреч резко снижается, что порождает скуку и безразличие. На таких совещаниях сотрудники ожидаемо отсиживаются, а авторитет руководителя падает. Не проводите командные собрания чаще чем раз в неделю. Позвольте важным темам обрести форму и накопить значимую фактуру.
Главное
Вот основные советы тем, кто проводит командные собрания в агентстве:
- Используйте разные виды общих встреч: планерку, брейншторм, ретроспективу, организационные встречи.
- Распишите повестку дня и отправьте информацию по почте или в общий чат.
- Придерживайтесь плана, не позволяйте превратиться встрече в бесформенную кашу.
- Позвольте хотя бы иногда проводить встречи одному из сотрудников.
- Стимулируйте обратную связь после командного собрания.
- Ставьте практические цели.
- Не проводите встречи слишком часто, чтобы не красть время у себя и коллектива.
