Учет финансовой деятельности агентства подразумевает множество нюансов. Часто разные компании сталкиваются с одними и теми же сложностями. Мы попросили нескольких экспертов рассказать о реальных проблемах с налогами и оплатами клиентов. А также собрали советы, как не повторить таких же ошибок.
Согласились на постоплату и долго не могли получить от клиента деньги
Рассказывает Антон Буханец, руководитель маркетингового агентства Double.
Суть кейса. Наш клиент, сеть АЗС, открывал новую станцию и хотел широко прорекламировать мероприятие: пригласить блогеров, телевидение. Времени оставалось мало, работать надо было прямо сейчас, а клиент не мог быстро согласовать и провести дополнительный бюджет. Поэтому он попросил нас выполнить работы за свой счет и пообещал после всё компенсировать.
Мы пошли навстречу, но впоследствии столкнулись с проблемой: не могли доказать бухгалтерии заказчика факт выполнения некоторых работ, например посевы в городских пабликах. По этим услугам не было договоров и отчетности, публикации после мероприятия исчезли, был только результат — рост охватов. Но клиенту этого было мало, а у нас случился кассовый разрыв.
Как решили проблему. В итоге всё-таки пришли к консенсусу, расходы нам возместили, но на это ушли месяцы.
Что нужно делать иначе. Теперь мы работаем только по предоплате: если клиент поздно спохватился, пусть сам решает свою проблему. Также стараемся эту предоплату каждый раз сохранять в качестве резерва: пока далеко не все клиенты в диджитале понимают, как работает услуга, ждут моментальных результатов и возмущаются, если их нет. К счастью, до судебных разбирательств еще ни разу не доходило, но лучше иметь подушку безопасности.
Выбрали неподходящую систему налогообложения и столкнулись со слишком высокой налоговой нагрузкой
Рассказывает Айгуль Шадрина, CEO и основатель S4Consulting.
Суть кейса. В нашей практике были рекламные агентства, которые на старте не просчитывали финмодель. Как результат, выбирали неподходящую схему упрощенного налогообложения или вовсе отказывались от упрощенки. В итоге компании сталкивались с ситуацией, когда налог забирал у них всю прибыль.
Как решили проблему. Приятного решения тут, увы, нет. Схему налогообложения можно менять не чаще раза в год, поэтому агентство вынуждено уплатить начисленный налог. Это обычно приводит к кассовым разрывам, и какие-то компании в результате сворачивают деятельность. Еще один вариант — найти внешний источник финансирования, например собственник может покрыть лишние расходы из своего кармана.
Что нужно делать иначе. На старте выручка рекламных компаний обычно меньше 269 млн рублей в год, а это значит, что они подпадают под упрощенную систему налогообложения. Выбрать из двух схем — 6% с выручки или 15% процентов с разницы между доходами и расходами — можно с помощью налоговых калькуляторов от ФНС или «Контура». В любом из них достаточно внести данные о выручке компании, суммах зарплат сотрудников и прочих финансовых показателях, чтобы рассчитать будущую налоговую нагрузку.
Пропустили отмену одного из международных соглашений и заплатили 1,5 миллиона рублей налогов
Рассказывает Татьяна Лаврова, руководитель бухгалтерского агентства «Правильные решения».
Суть кейса. Мы работаем с вендором, который находится во Франции: наши клиенты используют его сервисы, а мы оплачиваем лицензию. 8 августа 2023 года вышел указ президента «О приостановлении Российской Федерацией действия отдельных положений международных договоров Российской Федерации по вопросам налогообложения». В сентябре 2023 года мы перевели вендору оплату, и только спустя три недели увидели этот указ. А в скором времени получили требование от налоговой: заплатить 20% с прибыли из-за этой транзакции.
Вендор со своей стороны не согласился пойти навстречу и компенсировать неожиданный убыток, в итоге нам пришлось заплатить практически 1,5 миллиона рублей налога из своего кармана.
Как решили проблему. Буквально на днях мы обнаружили разъяснительное письмо Минфина о том, что компании, которые заключили договор с иностранными организациями до 8 августа 2023 года, могут не платить налог на прибыль. Наш договор подходит под эти условия, поэтому мы решили написать письмо в Минфин. Когда дождемся официального ответа, надеемся, что сможем вернуть сумму налога.
Что нужно делать иначе. В данной ситуации помогло бы только расторжение договора: даже если мы бы увидели указ вовремя, времени между его выходом и сроком оплаты было недостаточно, чтобы перезаключить договор. Хотя, конечно, постоянный мониторинг изменений в законодательстве очень важен.
Выбрали неподходящую схему работы с клиентами и не смогли спрогнозировать налоговые отчисления
Рассказывает Айгуль Шадрина, CEO и основатель S4Consulting.
Суть кейса. Мы работали с начинающими маркетинговыми компаниями, которые не могли соотнести схему работы с клиентом и систему налогообложения. В результате в конце периода их налоговая нагрузка оказывалась выше ожидаемой.
Как решили проблему. В моменте мы рекомендовали компаниям переходить на другой тип договоров с заказчиками, который больше подходит под выбранную ими систему налогообложения. Впоследствии, когда появлялась возможность ее сменить, можно было вернуться к более удобной схеме работы с клиентами.
Что нужно делать иначе. На практике, если агентство работает по агентскому договору, нужно выбирать упрощенную систему налогообложения по ставке 6%. Для работы по договору оказания услуг лучше подходит система обложения разницы между доходами и расходами по ставке 15%.
К выбору схемы работы с клиентами тоже стоит подходить осознанно. При работе по агентскому договору налоговая база — это сумма вознаграждений, но придется работать с большим по объему документооборотом, потребуется сильный бухгалтер. По договору оказания услуг документооборот значительно меньше, но налог придется платить с базы «доход минус расход», где список расходов жестко определяет статья 346.16 НК РФ.
Невнимательно считали валюту расчетов и получили сумму на 20% меньше согласованной
Рассказывает Станислав Кунгуров, CEO интернет-агентства Fred.
Суть кейса. Мы заключили договор на разработку сайта со страховой компанией из Канады. В процессе согласования договора обнаружили, что цену нужно указать в долларах. Мы пересчитали стоимость наших услуг в доллары США, произвели работы, получили оплату — и только в этот момент увидели, что деньги пришли в канадских долларах, ровно та сумма, которая указана в договоре. А канадский доллар на тот момент был на 20% дешевле доллара США.
Как решили проблему. Договор уже был составлен, согласован обеими сторонами, поменять его мы никак не могли. Хорошо, что счет был небольшим — кажется, договор заключали на пару тысяч долларов, потому что компания хотела очень простой сайт. Поэтому мы потеряли не так много, но в целом опыт был интересным.
Что нужно делать иначе. Обращать внимание на валюту договора и в целом читать его внимательно.
Не смогли разделить рекламные и IT-услуги в бизнесе и увеличили риск доначисления налогов, штрафов и пеней
Рассказывает Айгуль Шадрина, CEO и основатель S4Consulting.
Суть кейса. Риск получить штраф от налоговой или схожие проблемы возникает у многих компаний, деятельность которых подразумевает IT и рекламные услуги одновременно — например, маркетплейсов и сайтов-агрегаторов. Чаще всего они стремятся получить аккредитацию Минцифры, но для этого нужно выполнить ряд условий, ключевое из которых — выручка за IT-услуги должна составлять не менее 70 процентов от общей выручки компании.
Часто собственники сами не понимают, к IT или к рекламе относится та или иная услуга, и, как результат, не могут доказать, что выручка от IT-услуг действительно составляет требуемый процент. Чтобы решить проблему, компании пытаются выделить IT-направление в отдельное юридическое лицо. В итоге это может завершиться штрафом от налоговой за необоснованное дробление бизнеса, хотя на текущий момент очень мало судебной практики по льготам для IT-компаний.
Как решили проблему. Мы помогали клиентам разделить в учете два вида услуг, но это достаточно кропотливая работа, которая требует автоматизации.
Что нужно делать иначе. С самого начала вести раздельный учет по всем транзакциям, например из каждых 100 рублей выручки 5 относить на рекламу, а 95 — на IT. Это сложная работа, для которой в компании нужен бухгалтер и корректные настройки в программе учета (в том числе затраты на 1С-программистов). Как результат — это увеличивает издержки на бэк-офис. Но другого решения пока нет.
