В агентство могут прийти не только ИП или организации, но и физические лица. Вместе с юристом Маргаритой Ледовских разобрались, на что обратить внимание при работе с такими клиентами.
Чем отличается работа с клиентами-физлицами от работы с ИП и организациями?
Основное отличие при работе с физлицами — это порядок оформления расчетов. Клиенту — организации или ИП вы отправите счет на оплату и получите деньги, а физлицу обязаны выдать кассовый чек. Это требование Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» № 54-ФЗ от 25.04.2003. При работе с ИП и организациями чеки не нужны.
Кроме чека, при работе с физлицами подписывайте акт выполненных работ. В спорных ситуациях таким актом вы сможете подтвердить, что заказчик принял работы.
Кассовый чек подтверждает факт расчетов с клиентом за оказанные услуги, но не гарантирует, что заказчик доволен работой и не придет с претензиями. Например, агентство разместило статьи на сайте клиента, получило деньги, выдало чек, но не подписало акт выполненных работ. Клиент решил, что верстка плохая, и вернулся с вопросами. В этой ситуации у агентства нет документа, подтверждающего, что клиента устраивал результат в момент сдачи работ.
Как оформить кассовый чек?
По закону 54-ФЗ для формирования чеков нужно специальное устройство — онлайн-касса. Есть требования и к реквизитам документа: в ст. 4.7 54-ФЗ перечислено более двадцати обязательных полей, но большинство из них создаст онлайн-касса. Вам остается определить наименование услуг, единицы измерения и цены.
Названия услуг могут быть как общими, так и детализированными.
Какое название выбрать, решать вам. Если хотите, чтобы чек был подробный, выбирайте более «узкие» названия.
При выборе единицы измерения отталкивайтесь от привычного вам расчета стоимости услуг. Например, вы считаете стоимость услуг, исходя из количества часов. В этом случае используйте единицу измерения «час» и в чеке умножайте ее на ставку.
Кассовый чек может быть как бумажным, так и электронным, который отправляют клиенту на почту или телефон. У электронного документа такая же юридическая сила, как и у бумажного.
Есть ли особенности в расчетах, когда клиент вносит предоплату?
54-ФЗ установил особый порядок формирования чеков при работе по полной или частичной предоплате. В таких случаях нужно создавать два документа: один — когда получена предоплата, второй — после окончания работ. Первый и второй чеки отличаются реквизитом «Признак способа расчетов», у него могут быть значения:
- предоплата 100%;
- предоплата;
- аванс;
- полный расчет.
Используйте «предоплату», когда стоимость работ точно известна, а «аванс» — если вы еще не знаете итоговую сумму. Например, агентство поддерживает сайт клиента. Если в договоре указана фиксированная сумма за месяц, в чеке будет признак расчета «предоплата». А когда стоимость работ определяется по факту в конце периода, в чеке используют «аванс».
После окончательного расчета с клиентом создайте чек с признаком расчета «полный расчет», убедитесь, что перечисленная ранее сумма учтена в расчете итоговой стоимости.
Когда выдавать чек при разных способах оплаты?
Закон 54-ФЗ предусматривает несколько вариантов выдачи чеков в зависимости от способа оплаты.
Оплата в офисе наличными или картой. Актуально для агентств, которые оформляют документы и принимают деньги от заказчиков офлайн. Кассовый чек нужно распечатать или отправить в электронном виде сразу же, как только клиент расплатился.
Оплата по счету. Вы отправляете клиенту счет на оплату. Клиент переводит деньги на расчетный счет агентства. Чек нужно сформировать максимум на следующий рабочий день после поступления оплаты: электронный сразу отправить на имейл, а бумажный передать клиенту при первой возможности.
Оплата картой на сайте агентства через интернет-эквайринг. Как и в предыдущем варианте, чек необходимо создать не позднее следующего рабочего дня после поступления денег. Если клиентов-физлиц много, процесс выдачи чеков можно автоматизировать. Для этого подключите к интернет-эквайрингу облачную кассу.
Можно ли не покупать онлайн-кассу и не выдавать чеки?
До 2023 года многие компании не ставили кассу, а делегировали расчеты с клиентами платежным агентам, которые получали деньги и выдавали клиентам кассовые чеки. Но с 2023 года ситуация стала меняться.
ФНС и Минфин в совместном письме от 05.03.2023 № 3Г-3-20/6089@ высказали такую позицию: кто передает товары (работы, услуги), тот и должен формировать кассовый чек.
Первый аргумент: к расчетам относятся предоплата, а также ее зачет и получение денег за товары (работы, услуги) в момент передачи клиенту. Второй аргумент: в законе 54-ФЗ не написано, что продавцы, которые принимают оплату через посредников, могут не использовать онлайн-кассу. Вывод: услуги оказывает агентство, значит оно рассчитывается с клиентом и должно пробить чек на кассе.
Пока это только письмо, но похожие поправки хотят внести в закон 54-ФЗ. Если их примут, перепоручить выдачу чеков посредникам не получится.
Со своей онлайн-кассой вы точно не нарушите 54-ФЗ и не потратите время на вопросы налоговой.
Надо ли вносить специальные условия в договор при работе с физлицами?
Специальных условий при работе с физлицами нет, но договор не должен нарушать Закон о защите прав потребителей.
Этот закон накладывает ряд ограничений — исполнителю нельзя:
- Отказываться от договора в одностороннем порядке.
- Менять условия и добавлять допработы без согласования с клиентом.
- Устанавливать штрафы за отказ от договора, кроме компенсации понесенных затрат.
- Уменьшать неустойку при некачественном выполнении или невыполнении услуг.
- Исполнять одни услуги только при условии выполнения других.
Кроме того, Закон о защите прав потребителей позволяет клиенту получить возмещение, в том числе морального вреда, если услуга окажется некачественной. Поэтому агентству важно документально зафиксировать факт того, что клиент принял работы и не имеет претензий к качеству. Для этого достаточно подписать акт выполненных работ (оказанных услуг).
