Популярное решение — просто взять специалиста на аутсорс. Но скорее всего, полностью забыть про налоги не получится: бухгалтер может не понять агентскую специфику, да и не факт, что получится сработаться. Вместе с представителями агентств разобрались, когда всё-таки лучше нанять бухгалтера в штат и как правильно это сделать.
Как понять, что в агентство пора нанимать бухгалтера
В небольшой компании руководитель чаще всего начинает с того, что бухгалтерские задачи решает самостоятельно. Сегодня в этом ему могут помочь онлайн-сервисы, которые помогают с отдельными запросами или полностью забирают все бухгалтерские процессы: занимаются налогами, выставляют и оплачивают счета, оптимизируют затраты.
Проходит время, агентство развивается — увеличивается штат и растет выручка. И например, уже нельзя оставаться на упрощенке. Если с переходом на ОСНО руководитель продолжит заниматься всей бухгалтерией, скорее всего, другие его обязанности начнут страдать. Например, придется каждый квартал подавать несколько деклараций, которые не так просто составить. На этом этапе лучше найти аутсорсинговую компанию и делегировать бухгалтерию ей.
Так будет проще и дешевле, чем нанимать своего бухгалтера. Цены на обслуживание ИП в компаниях колеблются в среднем от десяти до сорока тысяч рублей в месяц, в то время как средняя зарплата бухгалтера начинается с 50 тысяч рублей за пределами столицы по данным разных исследований.
В налаженной аутсорсинговой компании для решения текущих задач привлекают нескольких специалистов, среди которых могут быть не только бухгалтеры, но и юристы.
Обычно бухгалтерский аутсорсинг обходится дешевле, чем один квалифицированный специалист. Бухгалтер аутсорсинговой компании в сложной ситуации может получить консультацию у коллег. Кроме того, в штате таких компаний есть не только бухгалтеры, но и юристы, а также методологи — специалисты, которые постоянно изучают изменения законодательства и его влияние на работу финансистов.
Но на практике аутсорс может принести агентству ряд проблем. Например, таких:
- Руководителю придется найти время, чтобы собрать первичные данные и передать подрядчику.
- Сроки в таких компаниях иногда срывают, затягивают сдачу отчетности.
- Сотрудники из аутсорса иногда могут выставить и оплатить счета с опозданием.
- Если в аутсорсинговой компании уволится один сотрудник, придется привыкать работать с новым человеком и заново его погружать в свои дела.
- Внешние бухгалтеры не стремятся к оптимизации, их главная цель — закрыть задачу.
Без своего бухгалтера в компании невозможно получить консультации, выявить предстоящие проблемы и изменения в компании. Поэтому для нас аутсорс был временным решением, которое не покрывало все процессы. А когда в штате появился бухгалтер, мои нервы встали на место и я автоматически вычеркнул из своей жизни порядка двадцати часов в месяц, которые тратил на общение с аутсорсерами.
Мы не говорим, что аутсорс — это всегда плохо. Но собрали ниже индикаторы, когда стоит подумать над штатным бухгалтером:
- перешли на форму деятельности ООО;
- в штате более 10 человек;
- оформили IT-аккредитацию или же планируете ее получить;
- обороты компании превышают 10 млн рублей в год;
- подали заявку на гранты;
- получили новые инвестиции или же находитесь в стадии активного поиска.
Как составить и разместить объявление о поиске бухгалтера
Вакансию бухгалтера можно описать так же, как и любую другую, по такой структуре:
- рассказать про агентство;
- сделать список обязанностей;
- перечислить требования к кандидату;
- рассказать про условия работы.
Где публиковать вакансию. Можно пойти на всем известные сайты поиска сотрудников, в профильные телеграм-каналы.
А еще посмотреть раздел с резюме и вакансиями на сайте «Клерк» — это специализированное медиа про налоги и бухучет. Размещают вакансию бесплатно.
В том случае, если вы получили много откликов, отфильтруйте кандидатов на основе следующих критериев отбора:
Почему важен опыт в рекламном агентстве. Бухгалтер с таким опытом не только знает про налоговую специфику, но и понимает устройство агентского бизнеса. Это позволяет лучше распределять бюджет между расходами для разных отделов. Например, ему не придется объяснять про транзитные проводки и пополнения кабинета в «Директе».
Как проводить отбор среди кандидатов
В отклике вы увидите, насколько внимательно человек прочитал текст вакансии. Хороший кандидат покажет в своем письме, как он готов решать задачи компании.
Допустим, вы написали в тексте, что придется оптимизировать налоги. Хороший кандидат расскажет верхнеуровнево, как он это будет делать, идеальный — еще и добавит пример из своего опыта, как он выполнил аналогичную задачу для другой компании.
Классно, если в сопроводительном письме будет конкретный результат работы с цифрами и пользой. Например, пришла в компанию и за 3 месяца уменьшила налоги на 25%, для этого сделала вот это. Или «до моего прихода зарплату считали пять дней, благодаря оптимизации, которую я провела, стали это делать за два дня».
На этом этапе отсеиваем водянистые отклики, в которых нет конкретики и которые написаны с ошибками.
Нужно ли давать бухгалтеру тестовое задание. Лучше да. Обычно тестовое задание для бухгалтера представляет собой решение какого-то кейса. Можно описать ему реальную ситуацию и попросить найти варианты решения.
Допустим, в агентстве приходится нередко иметь дело с договорами, в которых несколько контрагентов. Измените юридические и финансовые данные реального договора и отправьте отредактированный вариант кандидату. Попросите его рассказать о действиях бухгалтера с таким договором: кому и когда нужно выставлять счета, как составить финансовый отчет для клиента и др.
Можно дать и более масштабное испытание: попросите оптимизировать расходы и налоги компании в рамках текущих параметров агентства.
Но иногда наниматель может обойтись и без тестового задания при условии, что он умеет на этапе собеседования выявлять профессиональные навыки.
У нас не было тестового задания, когда мы искали бухгалтера. Подробно общались на собеседовании и задавали вопросы, которые показывают, что человек умеет и как он поступит в той или иной ситуации. Например, спрашивали про конкретный функционал на предыдущих местах работы, рекомендации, подготовку отчетности, как проходили проверки трудовой инспекции, налоговых органов и подготовка к ним.
Возможно, некоторые не захотят делать тестовое бесплатно. Тогда разбейте отбор на несколько ступеней, где только немногочисленные финалисты будут выполнять оплачиваемые задания. Последние должны быть действительно полезны вам, а для этого предоставьте им реальные кейсы из текущих задач агентства. Если вы не знаете как их составить, попросите это сделать бухгалтера из аудита.
Как понять, есть ли у бухгалтера нужные навыки
Как проверить хард-скилы. Составьте список навыков, которые вы считаете ключевыми для должности и подберите соответствующие вопросы. Для ориентира можете использовать следующий список:
- Ведение кассовых операций. Уточните правила оформления кассовых документов: как оформлять приходно-кассовый ордер? Как открыть и вести расчетный счет? Как оформлять авансовые отчеты? Как работать с подотчетными суммами?
- Сдача отчетности в фонды. Какие отчеты и куда нужно сдавать? Каковы сроки сдачи данных отчетов?
- Распределение расходов. Какие расходы относятся к прямым и косвенным? К каким расходам можно отнести закупку канцтоваров, арендные платежи, командировочные, приобретение программных продуктов?
- Правила оформления первичной документации. Нужно ли выставлять счет-фактуру, если компания работает без налога на добавленную стоимость? Какой документ необходимо составить при оказании услуг без налога на добавленную стоимость?
- Знание трудового и налогового законодательства. Отслеживаете ли изменения? Какие налоговые изменения произошли в 2023 году в рамках уплаты налогов?
- Ведение учета на разных участках. Как рассчитывается заработная плата? Можно ли выплачивать зарплату один раз в месяц? Какая ставка налогов с заработной платы, когда и куда платим?
- Опыт прохождения проверок и ответов на запросы вышестоящих инстанций. Какие проверки могут быть и чем они отличаются? Какие документы и в какие сроки предоставлять на каждый вид проверки? Ваши действия при получении требований от налоговой инспекции.
- Опыт по восстановлению бухгалтерской отчетности. Представьте, что у вас слетела программа учета. Ваши действия.
- Виды систем налогообложения. Какие есть виды, чем они отличаются, перечень отчетности, сдаваемой при разных видах.
- Оценка налоговых рисков. Что такое налоговые риски и что можно сделать, чтобы их минимизировать или избежать?
- Оптимизация расходов. Как можно оптимизировать расходы? Приведите примеры.
Кандидат, который ориентируется на результат, приложит к ответу кейс из личного опыта.
Как проверить софт-скилы. В ситуации, когда по хард-скилам вам подходит сразу несколько кандидатов, обратите внимание на софт-скилы. Помните, что вам придется бок о бок работать с человеком.
Помимо того, что кандидат подошел по хард-скилам, финальное решение примем исходя из оценки софт-скилов, энергичности, инициативности и соответствия культуре компании. При равных компетенциях и знаниях выбор будет в пользу мэтча с командой.
Но закрывать такую ответственную вакансию сразу бывает тяжело, и на этот случай у руководителя всегда есть опция испытательного срока. В этой ситуации будьте честны с кандидатом и уже на этот период закройте его зарплатные ожидания, так как на испытательном сроке он будет выполнять свою основную работу.
Главное
Давайте коротко повторим главные принципы найма бухгалтера:
- нанимаем, когда перешли в ООО и увеличились финансовые объемы;
- ищем в первую очередь кандидатов с опытом в рекламном агентстве и IT-компаниях;
- обращаем внимание на самостоятельных и активных кандидатов, которые способны оптимизировать финансы агентства;
- подмечаем в откликах отражение требований из объявления;
- принимаем финальное решение с учетом софт-скилов.
