Подготовка к тендеру — сложный процесс: нужно отобрать подходящие закупки, заполнить объемную заявку, собрать большой пакет документов, иногда подготовить тендерное задание. Часто в процесс включены сотрудники разных отделов в агентстве, а их время — дорогой ресурс компании. Вместе с экспертами мы подготовили руководство, как отслеживать тендеры и готовиться к ним оптимально.
Как встроить работу с тендерами в процессы производства?
Проблем с подготовкой к тендерам наверняка станет меньше, если ее максимально автоматизировать. Это обеспечивают две взаимосвязанные составляющие: четкое распределение ответственности за подготовку и унификация и регламентация процесса.
Четкое распределение ответственности за подготовку. В компании должен быть специалист или отдел, который отвечает за поиск и отбор тендеров. Остальные работники участвуют в процессе минимально: передают необходимую для заявки информацию, документы или готовят части тендерного задания.
Задача тендерного специалиста — не нагружать другие отделы дополнительной работой и не ломать основные процессы в компании, а правильно упаковывать их для тендеров.
Закупки не ключевая функция в работе компании. Тендерный отдел должен подстраиваться под правила документооборота и коммуникации, которые установлены в отделах, чтобы не тратить время специалистов. Например, брать таблицу с сотрудниками в том виде, в котором ее дает кадровая служба, а уже потом самостоятельно оптимизировать под свои нужды.
В подготовке заявки на тендер на том или ином этапе участвуют практически все отделы в компании. Их сотрудники должны понимать свою возможную долю вовлечения, а специалист по тендерам — специфику взаимодействия с этими отделами.
Унификация процесса работы с тендерами. Единая база знаний по тендерам упрощает работу всех сотрудников над подготовкой заявки. Она может содержать шаблоны заявок, памятки для ответственных и документы, которые чаще всего нужны в заявках.
Нужно всё организовать так, чтобы даже сотрудник, который только пришел в компанию, мог посмотреть документы, легко их заполнить и не потерять слишком много времени на оформление. Заготовки, актуальные типовые документы по папкам, шаблонизаторы — если всё это сделать, работа с тендерами будет оптимизирована и можно будет уделять больше времени проработке тендерного задания.
Для хранения информации подойдут CRM, сетевые хранилища данных и гугл-таблицы.
Документы важно периодически обновлять: кадровая служба предоставляет информацию по новым сотрудникам, бухгалтерия — бухгалтерские справки в начале каждого квартала. Отвечает за актуализацию тендерный специалист.
Кто должен отвечать за подготовку к тендерам?
Самый удобный вариант — наличие в агентстве тендерного специалиста или, если компания крупная, тендерного отдела. Должность можно не выделять отдельно — например, функции могут делить между собой руководитель проектного отдела и аккаунт-менеджер. Важно понимать, что такой специалист выступает в роли проджект-менеджера по закупкам: он берет на себя 80% подготовки — от поиска тендеров до контроля за отправкой заявки.
Подготовка к тендеру складывается из трех этапов: отбора тендеров, обсуждения заявки с руководителем команды, подготовки заявки.
Отбор тендеров проводит тендерный специалист. Эта воронка отсева включает три этапа:
- просмотреть тендеры в поисковой выдаче или на площадке;
- отобрать потенциально подходящие заявки;
- отобрать заявки по блок-факторам.
Оставшиеся предложения специалист по тендерам передает руководителю команды профильных специалистов. Он проверяет техническое задание, определяет маржинальности проекта, риски и расходы на подготовку.
Чтобы автоматизировать и ускорить процесс анализа, тендерный специалист собирает большую таблицу с ключевыми моментами по закупке. Туда входит общая информация по тендеру, цена, критерии оценки, расходы на участие и блок-факторы для участия, чтобы руководитель не анализировал все двести страниц документации тендера.
Профильные специалисты подключаются, когда руководитель сказал, что участие в тендере нужно и, скорее всего, принесет прибыль. Они помогают с подготовкой коммерческого предложения, выполняют тендерное задание заказчика.
Часто требуется помощь других отделов. Бухгалтерия предоставляет справки, договоры, проводит оплату участия в тендере. Специалисты по кадрам подбирают документы, если в тендере есть критерий оценки по персоналу. Юристы согласуют проект договора и NDA. Все необходимые документы запрашивает тендерный специалист. Как искать тендеры?
Обычно ручной поиск тендеров занимает много времени, при этом подходящие предложения легко пропустить по незнанию. Крупные тендерные площадки, например B2B-Center, zakupki.gov, имеют хороший интерфейс и следят за обновлением списка актуальных закупок. Это тоже ограниченный поиск, но, если агентство видит на площадке много подходящих заявок, его будет достаточно.
Самый удобный ресурс для поиска — платные агрегаторы, например Bicotender, Tenderland и «Контур.Закупки». У каждого такого сервиса есть настраиваемые фильтры, что позволяет ограничивать выдачу только теми вариантами, которые подходят агентству.
Лучше выбирать площадку с удобным для тендерного специалиста интерфейсом. Цена тоже будет разной, например в Bicotender базовый тариф стоит 23 000 ₽ в год, улучшенный — 33 000 ₽ в год.
Без платных сервисов мы пропускали бы большинство из размещенных закупок. Представьте, сколько организаций каждый квартал хотят приобрести топливо или продлить лицензию на свое ПО. В сегменте закупок есть много площадок для участия, и не все из них очевидные. Кто-то проводит закупки на государственных или коммерческих площадках, кто-то размещает извещения у себя на сайте. И даже внутри площадок есть разные секции и правила участия. Поиск на каждой отдельно занял бы слишком много времени.
Еще один канал поиска тендеров — рекомендации коллег и рассылки дружественных агентств: часто в этом случае агентство получает более целевую подборку, что ускоряет анализ.
Какие регламенты по работе с тендерами нужны в агентстве?
Агентство должно прописать порядок работы с тендерами и определить свою тендерную политику по нескольким ключевым направлениям.
Периодичность поиска тендеров. Искать тендеры каждый день или раз в неделю — зависит от загруженности тендерного специалиста и сотрудников в компании. Например, тендерный специалист просматривает заявки ежедневно и выбирает по три-четыре для анализа по блок-факторам — о них говорим чуть ниже. Тогда агентство может участвовать в пяти-шести тендерах каждую неделю.
Периодичность выхода на новые тендерные площадки. Иногда агентство не видит подходящих предложений на привычных тендерных площадках — в этом случае следует искать новые. Часто они появляются в выдаче агрегаторов, в рекомендациях коллег. Полезно выходить на новые площадки также для знакомства с их особенностями и возможностями.
Ты видишь закупку, проверяешь ее и понимаешь, что на данной торговой площадке у компании еще нет аккредитации. Вероятно, податься на ближайшую закупку уже не получится, но будет время подготовиться к следующему тендеру.
Иногда новые площадки оказываются лучшими заменителями старых: у них продвинутый функционал, на них размещают тендеры более крупные компании.
Сроки подачи заявок на тендеры. Это первое квалификационное требование для отбора тендеров. С учетом загруженности специалистов менеджер может определить, какое минимальное количество дней требуется на подготовку заявки.
Обычно утром мы мониторим закупки, которые были размещены вчера вечером или сегодня утром, а после обеда делаем второй мониторинг — уже сегодняшних закупок. Важно всё делать оперативно, потому что иногда времени на подготовку очень мало: заказчики нередко размещают закупку в четверг вечером, а в 8:00 понедельника уже стоит дедлайн для подачи заявки. Получается, за пятницу нужно подготовить документы, оплатить участие в процедуре, заполнить формы.
Обычно, если у компании уже есть опыт участия в тендерах, от согласования до подачи заявки в электронном аукционе уходит от одного до трех дней. В конкурсе и запросе предложений — от пяти до десяти дней, так как понадобится медиаплан и формы по требованиям заказчика. Если тендерный специалист понимает, что времени на подготовку заявки нет, нужно отказываться от участия в тендере, хотя в некоторых случаях можно согласовать сроки с командой.
Список блок-факторов. Блок-факторы — это критерии первичного отбора тендеров, по которым специалист сразу оценивает заявку: если компания им не удовлетворяет, подаваться нет смысла. Обычно в число таких критериев включают:
- Стек технологий — агентству нет смысла браться за заявки, для которых у него нет достаточных ресурсов и опыта;
- Кадровое обеспечение — часто для участия в тендере нужно определенное количество сотрудников в штате;
- Сертификация — в крупных тендерах, особенно в госзакупках, заказчик требует наличия лицензий, например лицензий ФСТЭК ФСТЭК Лицензия Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) на разработку и производство средств защиты конфиденциальной информации, деятельность по технической защите конфиденциальной информации. или ФСБ ФСБ Лицензия Федеральной службы безопасности (ФСБ) на работу с секретной информацией. ;
- Рейтинги — заказчик может накладывать ограничение на положение поставщика в том или ином рейтинге;
- Размер годового оборота и срок работы на рынке — ограничение, с помощью которого заказчик пытается привлечь крупные и известные компании;
- Параметры заказчика — агентство само проверяет известность заказчика, наличие судебных дел и задолженностей, отзывы других подрядчиков и решает, хочет ли работать с ним.
Помимо базовых критериев, есть дополнительные: объем и сложность работы, цена, возможность продолжения контракта после завершения тендера. Они также важны, но специалист оценивает их более гибко.
В этих случаях мы всегда смотрим на вес тендера и внутреннюю загрузку команды в моменте. Обычно аккаунт-менеджер и руководитель проектного отдела обсуждают каждый тендер индивидуально.
Регламент может зафиксировать ориентировочные границы для вторичных критериев, например минимальную цену контракта.
Порядок анализа заявок. Перед передачей заявки руководителю проекта тендерный специалист должен провести ее анализ по критериям. Например, можно ввести систему скоринга заявок: оценивать, какое количество баллов заявка, скорее всего, получит при отборе. Например, в общей оценке критерий цены составляет 40 баллов из 100, 60 приходится на качественные критерии (опыт работы агентства, тендерное задание и т. д.).
Тендерный специалист предполагает, что агентство сможет предложить наиболее низкую цену, получит от 35 до 40 баллов по первому критерию. Но за другие критерии не наберет более 30 баллов: это молодая команда, а на выполнение тендерного задания нет времени. По опыту специалиста, 60–70 баллов — слишком маленькая оценка, чтобы выиграть тендер, и он решает отказаться от подготовки к тендеру и сообщает об этом руководству.
Порядок работы сотрудников. Цепочка ответственных за работу с тендером должна быть закреплена в должностных инструкциях сотрудников, чтобы они понимали свою зону ответственности на каждом этапе.
Главное
Тендеры — это война со временем: чем быстрее команда проведет все этапы подготовки, тем выше ее шансы на победу. Поэтому все процессы должны быть максимально оптимизированы.
- В агентстве должен быть специалист или отдел, на котором будет основная ответственность за поиск тендеров и подготовку к ним;
- Все сотрудники должны понимать свою ответственность за подготовку к тендерам — обычно в этот процесс так или иначе вовлечены все отделы;
- Регламенты позволяют оптимизировать отбор заявок и их анализ: полезно прописать всё: от частоты поиска тендеров до квалификационных требований по отбору заявок на участие.
