Офис, как и производственное помещение, может оказаться местом, вредным для здоровья сотрудников. Поэтому за безопасность в офисе и охрану труда владельцы агентств несут такую же ответственность, как и другие работодатели. Подготовили ответы на популярные вопросы об организации охраны труда вместе с Иваном Бельским — генеральным директором агентства «Мелло».
Что такое охрана труда? Почему она обязательна для агентства?
Охрана труда — это система мероприятий для сохранения жизни и здоровья сотрудников. В нормативных актах установлены требования к любым рабочим местам: для производства одни, например, к спецодежде и допуску к оборудованию, для офиса другие — к безопасности помещения. По Трудовому кодексу все работодатели, в том числе и руководители агентств, должны обеспечивать безопасность труда своих сотрудников.
С чем таким опасным могут столкнуться работники в офисе?
Есть несколько факторов, которые могут навредить здоровью:
- слабое или мерцающее освещение;
- пыль и химические вещества в воздухе;
- повышенный уровень шума;
- повышенная влажность или слишком сухой воздух;
- высокая или низкая температура в помещении;
- электромагнитное излучение от оргтехники.
Допустимые уровни по каждому фактору регулируют СанПиНы. Так, в офисе должны быть: температура 22—250 C, влажность 40—60%, уровень шума до 80 децибелов. Для оценки «вредности» условий работы в конкретном помещении работодатель должен проводить специальную оценку условий труда (СОУТ).
И как провести эту СОУТ?
Порядок проведения СОУТ регулирует Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ. По этому закону работодатель должен пригласить специальную компанию, которая оценить уровень вредных факторов на рабочих местах и выдаст заключение. Но микропредприятиям, которые оказывают услуги (перечень ниже), Минтруд разрешает проводить СОУТ упрощенно: работодатели и сотрудники сами оценивают рабочие места без привлечения сторонней организации.
Под критерии микропредприятия подходит агентство с выручкой до 120 млн в год и численностью до 15 человек. Перечень сфер бизнеса для упрощенного варианта СОУТ ограничен, но в нем есть и рекламная деятельность, и исследование рынка, и разработка программного обеспечения. Так что некоторые агентства могут самостоятельно проводить СОУТ.
Перед проведением проверки нужно издать приказ, в котором перечисляют членов комиссии и устанавливают график проведения оценки. Комиссия на микропредприятии может состоять только из руководителя или владельца, в крупных агентствах обязательно добавление работника, который отвечает за охрану труда.
На каждое рабочее место нужно оформить «Проверочный лист», который подписывает сотрудник.
Полный список видов деятельности для упрощенной оценки рабочих мест и форма «Проверочного листа» есть в Приказе Минтруда от 31.10.2022 № 699н.
Может достаточно составить «правильные» документы, если условия работы оценивают внутри агентства?
При формальном подходе есть риск встречи с трудовой инспекцией. Когда условия в офисе не очень и работники не согласны с тем, что написано в документах, любой из них может написать обращение в Государственную инспекцию по труду. Там отреагируют и назначать проверку. В этом случае придется не только отвечать на вопросы, но и проводить СОУТ по общим правилам с приглашением специальной компании.
Лучше соберите сотрудников, обсудите, что в офисе их действительно не устраивает, это могут быть освещение, температура, расположение мебели, отсутствие кулера. Какие-то недостатки на рабочих местах вы сможете поправить быстро и недорого, например, поставить кулер и более мощные лампы в светильники. Более серьезные изменения, например, смену мебели и планировки кабинетов можно сделать постепенно. В результате вы сделаете условия в офисе более комфортными, сотрудники будут меньше уставать, и никто не пойдет с заявлением в трудовую инспекцию.
Как часто надо проводить СОУТ?
По рабочим местам с оптимальными и допустимыми условиями труда повторную оценку проводить не нужно. Если вы только начинаете бизнес, проведите СОУТ в течение года с момента регистрации. Столько же времени отводится на оценку новых рабочих мест при увеличении штата.
СОУТ может быть и внеплановой, поводы — несчастный случай или предписание инспектора трудовой инспекции.
Кроме СОУТ, что еще нужно делать в рамках охраны труда работников офиса?
Работодатель должен проводить инструктажи по технике безопасности и организовывать медосмотры.
Инструктажи по охране труда бывают вводными, первичными и повторными. Вводный проводят в день приема на работу, причем как для тех, кого принимают в штат, так и для стажеров. От первичных, а также повторных инструктажей освобождены сотрудники офисов, в которых из опасных факторов только оргтехника, а условия труда по СОУТ признаны оптимальными. Поэтому в большинстве агентств актуален только вводный инструктаж. Проводит его руководитель или сотрудник, на которого приказом возложены соответствующие обязанности.
Во время инструктажа покажите места в офисе, где есть риск получить травму, например, участки со скользким полом. Если есть какие-то особенности при обращении с кулером, чайником, микроволновкой и другими приборами, их тоже лучше обговорить сразу, чтобы новый сотрудник не получил ожоги. После беседы оба работника расписываются в специальном Журнале вводного инструктажа.
Медосмотры, как и инструктажи, бывают первичными и периодическими. Первичный (входной) медосмотр обязателен для всех новых сотрудников. Периодический же проходят через определенный срок, который зависит от профессии и условий труда. Что касается агентств, периодические проверки здоровья не входят в требования охраны труда в офисе, если в рамках СОУТ рабочие места не признаны вредными и опасными.
Кто должен отвечать за охрану труда сотрудников офиса?
Зависит от численности агентства. Если работников меньше пятидесяти, отвечать за охрану труда может как руководитель или ИП-работодатель, так и отдельный сотрудник. Когда же численность больше пятидесяти человек, должность специалиста по охране труда в штатном расписании обязательна.
Есть ли ответственность за нарушения охраны труда в офисе?
В КоАП предусмотрена ответственность в виде предупреждений или штрафов. За неправильное проведение СОУТ или ее отсутствие штраф для предпринимателей составит от пяти до десяти тысяч рублей, для организации — от шестидесяти до восьмидесяти тысяч рублей. Если работник не прошел входной инструктаж или первичный медосмотр, штраф для ИП будет от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей, для юрлица — от ста десяти до ста тридцати тысяч рублей.
Что делать с охраной труда, если в агентстве все сотрудники работают удаленно?
Работодатели обязаны заботиться и о дистанционных работниках, но из-за того, что удаленщик сам решает, где будет работать, обязанностей у агентства по охране труда меньше. Так, не нужно проводить СОУТ рабочего места и организовывать медосмотр. Что касается вводного инструктажа, он обязателен только для сотрудников, которые будут работать на технике агентства.
