Продуктивность — это навык, которым принято гордиться. Но в реальности мы успеваем делать меньше, чем на самом деле можем. В статье рассказываем, как улучшить продуктивность на работе и успевать делать больше.
Постарайтесь, чтобы вокруг вас не было ничего отвлекающего
Работать из кровати или на полу можно, но только разово. Если вы работаете из дома постоянно, сделайте ваше место комфортным: например, купите удобное кресло, подставку под ноги или подушку под спину. Постарайтесь убрать из окружающей обстановки всё, что так или иначе отвлекает: не работайте на кухне, если вас постоянно манит холодильник, купите шумоподавляющие наушники, если дома нет тишины. Некоторым людям не удается обеспечить рабочую атмосферу дома при всём старании — значит, это повод найти коворкинг или тихое кафе в вашем районе.
Аналогичные рекомендации действуют и для тех, кто работает из офиса. Если вы не руководитель, вы меньше можете контролировать окружающую обстановку и офисную мебель, но хотя бы попытайтесь попросить излишне болтливого коллегу вас не отвлекать, а босса — заказать более удобные стулья.
Используйте инструменты контроля времени и таск-трекинг
Для начала попробуйте прописывать себе план работы на день и отмечайте галочкой каждое выполненное дело. При этом если вы систематически многое не успеваете, признайтесь себе в завышенных ожиданиях и уменьшите длину списка — если будет оставаться время, всегда можно придумать, чем его занять.
Используйте приложения, которые работают на основе метода помидора. По сути это таймеры, которые отмеряют интервалы работы и отдыха. Например, через 45 минут и 15 минут после начала работы звуковой сигнал предупредит, что пора передохнуть, а еще через 15 попросит вернуться к работе. Так как вы точно знаете, что время на отдых будет, в течение рабочего интервала ваша концентрация внимания вырастет.
Выполняете самые сложные задачи в наиболее продуктивные часы
Разберитесь, когда вам работается лучше всего: кто-то ощущает прилив сил по утрам, а у кого-то энергия возникает только вечером. Постарайтесь структурировать свой день с опорой на эти биоритмы. Закройте в календаре «часы для сконцентрированной работы», чтобы вам не ставили на них встречи, а коллеги и подчиненные не отвлекали с вопросами.
Расставляйте приоритеты
Вы наверняка слышали про хрестоматийную методику повышения продуктивности «съесть лягушку». Ее название появилось благодаря цитате Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Если сформулировать проще — делайте сначала самые неприятные и сложные дела, а затем — остальные.
Все дела можно ранжировать по двум параметрам: срочность и важность. Постарайтесь в своем списке дел для каждого пункта отметить эти два показателя и таким образом решить, что нужно сделать сразу с утра, что лучше оставить на продуктивные часы, а что может в крайнем случае подождать до завтра. Потратьте на планирование 10 минут в начале рабочего дня, а еще лучше выделяйте это время накануне вечером.
Забудьте о многозадачности
Все люди плохо справляются с многозадачностью: мозг медленнее обрабатывает информацию, когда вы пытаетесь делать несколько дел одновременно. Выделяйте на каждую задачу столько времени, чтобы вы могли заниматься только ей. Также в борьбе за однозадачность вам помогут такие приемы:
- Отключите звук уведомлений из мессенджеров (особенно на рабочем комьютере) — практически всегда можно ответить через полчаса, когда вы закончите с задачей;
- Ставьте статус «не беспокоить» в рабочем календаре — это будет развивать дисциплину у ваших подчиненных, которые подумают, стоит ли обращаться к вам со «срочной» задачей или она подождет свободного временного интервала;
- Во время работы над особенно важными задачами кладите телефон экраном вниз, чтобы он точно не отвлекал вас;
- Перекусите, сходите в туалет и налейте себе стакан воды до начала работы, чтобы вам не мешал физический дискомфорт.
Вы можете придумать дополнительные механизмы поддержки однозадачности. Например, некоторые предпочитают включать фоновую музыку, чтобы она перекрывала внешние шумы.
Научитесь принимать рутину
Иногда нам становится скучно делать одно и то же и мы начинаем отвлекаться. Придумайте, как себя развлечь в подобных ситуациях. Например, вы можете считать, сколько времени у вас уходит на выполнение повторяющейся задачи и стараться каждый раз закончить с ней чуть быстрее. Также вы можете искать повторяющиеся или, наоборот, новые элементы в работе, делать каждый день новое цветовое оформление таблиц или документов и т.д.
Постарайтесь автоматизировать всё, что можно
Мы постоянно работаем с несколькими инструментами одновременно, иногда их количество становится больше десяти. Постарайтесь сделать так, чтобы контекст, сама работа и обмен информацией о ней были в одном пространстве. Например, это могут быть разные вкладки в одном браузере или интегрированная рабочая среда — подобных решений на рынке очень много, а их установка обычно не требует много сил и времени.
По возможности автоматизируйте рутинные задачи: фиксацию начали и окончания работы, статусы задач, выгрузку отчетов. Человечество не просто так изобрело CRM, дашборды и искусственный интеллект — не пренебрегайте ими.
Учитесь говорить «нет»
Многозадачность и отвлекающие факторы часто возникают потому, что мы не можем отгородить от них свое рабочее время и пространство. Например, клиент просит поставить встречу в ваши продуктивные часы или подчиненные приходят со срочными вопросами. В большинстве случаев встречу можно поставить на другое время, а решение вопроса может подождать — пробуйте говорить «нет, я сейчас не могу» в ситуациях, когда кто-то пытается сломать вашу систему приоритетов. Если это сложно, попробуйте более мягкие методы:
- Сделайте форму для подачи заявок на работы или записи на встречи, в которых можно выбирать доступные временные слоты;
- Четко обозначайте свои рабочие часы и часы загруженности — в календаре, в статусах в телеграме или другой среде для рабочей коммуникации;
- Объясняйте свои приоритеты подчиненным и коллегам: расскажите, почему вас важно не отвлекать в определенные моменты и что можно сделать вместо этого;
- Введите в оборот формулировку «не сейчас» — фиксируйте все задачи, которые к вам приходят, но время для их выполнения выбирайте после того, как закончатся все запланированные на рабочий день дела.
Цените свои рабочие ресурсы — и старайтесь делать так, чтобы их ценили окружающие.
Отключайте перфекционизм
Очень часто мы прокрастинируем задачу, потому что не знаем, как к ней подступиться или боимся сделать ее плохо. Побороть страх «белого листа» помогут:
- Первый шаг: убедите себя сделать хотя бы что-то в рамках задачи и скорее всего двигаться дальше станет проще;
- Метод маленьких шагов: если задача сложная, разбейте ее на небольшие этапы и отмечайте выполнение каждого; так вы будете видеть, что движетесь к цели, и каждый следующий шаг будет даваться легче;
- Осознание, что все ошибаются: просто держите в голове, что все неидеальны, главное — разбирать свои промахи, чтобы избегать их в будущем.
Главное — не начинайте решать другую задачу вместо той, которую откладываете, иначе она так и будет отодвигаться во времени.
На работе занимайтесь только работой
Работать продуктивно не получится, если вы всё время думаете о домашних проблемах. В ситуации, когда что-то не оставляет вас в покое — серьезная болезнь близких или бытовая авария — лучше взять отгул или больничный, потому что пользы от вашего пребывания на рабочем месте будет мало. В остальных ситуациях постарайтесь создать себе ощущение контроля над домашними заботами. Например, убедите себя, что врачи или сотрудники ремонтной службы справятся с ситуацией лучше вас. В случае рутинных ситуаций хорошо работают списки дел: помимо рабочих задач отдельно пропишите всё, что вы должны сделать после окончания рабочего дня — о списка покупок до обещания помочь ребенку с домашним заданием.
Меняйте рабочее место
Многих людей, особенно тех, кто занят творческими задачами, со временем начинает раздражать однообразие рабочей обстановки. Совмещайте приятное с полезным и меняйте рабочее место во время перерывов: работайте по очереди из парка, кафе, коворкинга или из дома. Аналогично можно перемещаться внутри офисного пространства, конечно, если это не запрещено корпоративным распорядком.
Держите под рукой стикеры и списки
Мы уже писали про списки рабочих задач и про важность фиксации внезапно возникших дел «на потом». Как показывает опыт, удобнее всего для этого подходят стикеры — они одинаково хорошо подходят для новых задач и неожиданных рабочих идей. Только не забывайте в конце рабочего дня или в отведенное для этого время переносить информацию с временных бумажек в ваши списки или рабочие файлы, чтобы ничего не терялось.
Ведите активный образ жизни
Эта рекомендация всегда есть в топе советов по улучшению продуктивности, но большинство не хочет или не может ее соблюдать. Начните с малого: постарайтесь добавить активность в рабочие перерывы. А в идеале — найдите вид спорта, которым сможете заниматься до или после работы, потому что это не только будет улучшать ваше самочувствие, но и повысит производительность мозга.
Главное
Стать продуктивным человеком можно с помощью простых инструментов:
- Убрать отвлекающие факторы из внешней среды.
- Вести трекинг задач и времени.
- Расставить приоритеты и выделить на наиболее сложные задачи самые продуктивные рабочие часы.
- Отказаться от многозадачности и научиться говорить «нет» отвлекающим факторам.
- Принять рутину и периодически менять рабочее место.
- Отключать перфекционизм.
- Стараться думать на работе только о работе.
- Пользоваться стикерами и списками дел.
- Вести активный образ жизни.