Менять людей нужно аккуратно, чтобы это не сказалось ни на проекте, ни на отношениях с клиентом. Группхед контент-бюро «Ишь, Миш!» поделился своими наработками по замене сотрудников внутри команды.
Зачем делать ротацию
Иногда выбора нет: увольнение, переезд, декрет. Форс-мажоры — одна история, замены с определенной целью — другая. Менять людей в команде можно, чтобы:
- Более равномерно распределять нагрузки.
- Поставить на проект тех, кто лучше поймет ToV, стилистику.
- Ротировать людей превентивно, пока они не успели устать.
Так или иначе, цель ротации — позаботиться о людях и, как прямое следствие, о проекте. Когда человека от проекта уже тошнит, вряд ли у него получится выдавать результат на уровне. А дай ему другие задачи, и вуаля — новые идеи, креатив, глоток свежего воздуха.
Ротация вполне себе рабочий инструмент, если пользоваться им аккуратно. Нужно следить, чтобы для проекта перемена прошла безболезненно. Во-первых, не напугать клиента, во-вторых, передать дела, в-третьих, проследить за адаптацией нового сотрудника.
Как сообщить клиенту о ротации
При замене в команде главное — не пугать клиента внезапностями. Объясните причины ротации в подробном сообщении. Дайте понять, что проект не пострадает.
Специалиста, который напрямую не взаимодействует с клиентом, можно заменить без дополнительного оповещения. В «Ишь, Миш!» так делают в том случае, если на проекте появляется много правок к текстам. А заказчик через какое-то время говорит: «Ребят, вы автора сменили? Тексты стали лучше!» Но с тем, кто отвечает за проект, такая история не прокатит.
Как заменить проджекта или руководителя проекта
Проджект — ключевая точка взаимодействия с клиентом, поэтому новому специалисту в этой роли важно быть аккуратными в общении и ведении проекта. Первые несколько месяцев заказчик может испытывать проджекта на прочность — например, из страха, что тот не справится. Что поможет снять напряжение:
- Внимательность к мельчайшим деталям проекта.
- Максимально подробная обратная связь.
- Личная встреча, если есть возможность.
Не меняйте проджекта и хеда одновременно. Всегда должен оставаться кто-то, кого клиент знает. Плюс на этих должностях сотрудники глубоко погружены в проект, а значит, смогут помочь другим новичкам — если вы захотите сменить и команду тоже.
Как заменить других сотрудников внутри команды
В распределенных командах это обычно те, кто напрямую с клиентом не взаимодействует: копирайтеры, дизайнеры, иногда таргетологи. Основное правило для всех должностей — новичку нужно передать подробную информацию о проекте. База знаний, редполитика, ToV, стратегия, визуальная концепция, гайдлайны — всё, что у вас есть.
Удобно сделать отдельный документ или папку и сложить туда нужные материалы. Самые важные моменты проговорите вслух и запишите в отдельный документ — в потоке новой информации легко что-то случайно забыть. Проджект должен быть готов отвечать на вопросы и помогать разобраться.
Замена специалистов на разных должностях может иметь свои особенности — в каждом агентстве свое распределение задач. Вот несколько лайфхаков по наиболее популярным специальностям:
- Копирайтерам — заранее читать тексты других авторов.
- Таргетологам — дать доступы в РК.
- Дизайнерам поможет история создания визуалов в Figma.
Всем сотрудникам на проекте важно в самом начале передать всю нужную информацию, помнить о специфических рабочих инструментах. Также полезно поручать более опытным работникам следить за новичками.
Как технически передать дела новому сотруднику
С особенностями отдельных ролей разобрались, добавим теперь еще несколько советов, которые пригодятся для всех должностей.
Переназначить задачи в CRM. Убедитесь, что нужные таски перекинули на новичка, а проджект тоже добавлен на карточки и получает уведомления о прогрессе.
Подготовить весь нужный контент вперед на две-четыре недели. Так у вас будет запас, если у нового человека что-то пойдет не так или если ему потребуется больше времени, чтобы вникнуть. Четыре недели лучше, чем две.
Держать в актуальном состоянии все документы по проекту. Проставьте в них дату последнего обновления. А в идеале — еще имя и контакт того, кто отвечает за информацию в этом доке.
Проджекту — проверять новичка каждый день. Следить, чтобы новый сотрудник нормально влился; не бросать его выплывать самостоятельно. Другие старшие коллеги могут быть живой базой знаний.
В итоге ротация внутри распределенной команды должна пройти для клиента почти незамеченной. Если же один человек отвечает за тексты, визуалы и публикацию материалов, а еще взаимодействует с ЛПР, то с его уходом потеряется 60% всей информации.
Стоит ли вводить регулярную принудительную ротацию?
У регулярных замен есть свои плюсы: это встряска для всех и всплеск креатива у новых людей. С другой стороны, это довольно стрессово — и для команды, и для проекта в целом.
«Ишь, Миш!» считает, что делать ротацию по расписанию раз в полгода не самая лучшая практика. Нерационально менять людей чисто ради протокола.
Я не буду заменять человека, когда он сам доволен и на проекте всё хорошо. Как говорится, работает — не трогай.
Плюс всё зависит от подхода агентства. Если вы про честность, то сначала будете говорить с сотрудниками, которых планируете заменять, а не просто перекидывать их на другой проект одним днем без объяснения причин. В конце концов агентство — это не бездушная система, как в фастфуде, где сегодня ты стоишь на бургерах, завтра — на картошке, а послезавтра — моешь полы.
