Ни один сотрудник не приходит на новую работу полностью готовым специалистом. Ему точно придется адаптироваться к корпоративной культуре и особенностям должности. На других сотрудников это тоже влияет: они тратят дополнительные ресурсы на помощь новичку, исправление его ошибок. В материале разбираемся, как сделать процесс адаптации нового сотрудника максимально быстрым и приемлемым для всех.
Зачем адаптировать новичков в агентстве?
Без системы онбординга новичков в агентстве не обойтись: иначе они начнут выстраивать ее сами и будут делать это долго и неэффективно. На протяжении всего срока адаптации нового сотрудника агентство не может получать от него полноценный результат и подключать ко всем рабочим задачам. А новичок может однажды устать от вечного хаоса и покинуть компанию до конца испытательного срока. Поэтому система помощи в адаптации нового сотрудника должна быть в любом агентстве.
Когда начинать этим заниматься?
Адаптацию стоит проводить с первого дня работы нового сотрудника, а еще лучше начинать ее заранее. Минимум за два-три дня до выхода новичка на работу стоит выслать ему описание должности, регламент, шаблоны документов для работы, обучающие видео, список наиболее важных контактов (непосредственного руководителя, IT-специалиста и т. д.).
Как адаптировать новичка?
Это зависит от должности нового сотрудника и внутреннего устройства компании. Например, адаптация топ-менеджера будет совсем короткой: ему достаточно познакомиться с другими топами и разобраться в доступных для работы ресурсах и полномочиях.
Для сотрудников нетоповых позиций профессиональная адаптация потребует больше времени: даже опытному специалисту нужно время, чтобы понять все особенности его должности на новом рабочем месте. Например, менеджер по продажам должен разобраться с принятыми в компании скриптами, базами клиентов, типовыми документами. Поэтому здесь должно быть два этапа:
- в первые дни — знакомство с регламентами должности, типовыми документами;
- в течение испытательного срока — работа под руководством ментора.
Задача ментора — вести и растить нового сотрудника. Эту задачу берет на себя непосредственный руководитель новичка или тренер (если в агентстве есть такая должность). Например, компания берет в штат нового дизайнера, и арт-директор сопровождает его на протяжении всего испытательного срока: проводит регулярные созвоны и консультации, корректирует план работы на период. Поначалу такие встречи стоит проводить ежедневно, потом их можно сделать более редкими.
А если сотруднику сложно сразу влиться в коллектив?
Это нормально: чтобы новичку всё стало понятно в коллективе, ему тоже нужна помощь. Социальную адаптацию, как и профессиональную, можно разделить на две стадии:
- до начала работы — знакомство с командой, в том числе с ментором;
- в течение испытательного срока — введение в особенности социального взаимодействия в коллективе.
На предварительном этапе новичок должен получить от HR или руководителя агентства имена и контакты людей, к которым он может обращаться по всем потенциальным вопросам: офис-менеджера, IT-специалиста, непосредственного руководителя, бухгалтера.
В течение испытательного срока новичок должен постепенно погружаться в особенности корпоративной культуры. Например, в компании есть традиция начинать ежедневный утренний созвон с пятиминутного small-talk на произвольные темы. Важно предупредить нового сотрудника об этом перед созвоном, чтобы для него это не было неожиданностью.
Кто должен заниматься адаптацией новичков?
В агентстве должен существовать четкий чек-лист по адаптации новых сотрудников с распределением обязанностей. В зависимости от размера и структуры компании, задачи по адаптации распределяют между собой руководитель компании, HR, непосредственный начальник новичка или тренер.
- Руководитель или HR отвечают за предварительный этап — высылают должностные регламенты, знакомят с устройством компании и командой, дают доступы к базам знаний и шаблонам документов;
- Непосредственный начальник также может участвовать в предварительной адаптации, но его ключевая задача — быть ментором новичка;
- Тренер берет на себя адаптацию новичков в больших компаниях, например, в период интенсивного найма или работает с группой специалистов. Например, в отделе он занимается развитием не только новых, но и опытных сотрудников.
Другие сотрудники, с которыми взаимодействует новичок, тоже могут способствовать его адаптации: помогать с корректной постановкой задач, объяснять особенности регламентов, устройство базы знаний и т. д.
Что еще за регламенты и зачем они нужны?
Понятные инструкции необходимы сотруднику на этапе предварительной адаптации, но часто они помогают и после. Когда у новичка есть четкое описание, что и как он делает в течение дня или недели, к кому можно обратиться по разным вопросам, он сразу включается в работу.
Регламент в данном случае не должностная инструкция. Это простая и четкая шпаргалка: описание рабочих задач, распорядок регулярных созвонов и правила поведения на них, ссылки на хранилища шаблонов документов, отчетов, скрипты.
Как составлять регламенты для новичков?
Регламенты нужно делать не под новичков, а под всех сотрудников агентства: описывать все задачи, процессы и делать их общепринятыми. Самое сложное для новичка — разобраться, как всё в агентстве устроено. Но если всё работает по четким правилам, он быстро адаптируется и просто начнет выполнять свои обязанности.
Регламентация формирует более здоровые отношения между сотрудниками. Никто, в том числе новичок, не выпадает из своей работы, если все понятно ставят сроки, соблюдают их и корректно формулируют задачи. Важно транслировать сотрудникам чувство безопасности: они должны ощущать, что на работе не нужно стрессовать, ожидать авралов — достаточно просто качественно делать свою работу. Этого можно добиться, только если в компании нет хаоса.
А есть еще какие-то инструменты адаптации новых сотрудников?
Для небольших компаний регламентов и четкого распределения обязанностей по адаптации новичков будет достаточно. В крупных компаниях, где важна максимальная автоматизация, можно внедрить дополнительные инструменты:
- обучающие адаптационные курсы — не могут заменить работу ментора или тренера полностью, в них удобно включить разбор наиболее универсальных и частых вопросов;
- база знаний — создает единый доступ к типовым документам разных отделов (регламентам, скриптам, шаблонам) и организовывает в них удобную навигацию.
В качестве дополнения можно дарить новичку офисный мерч: кружку, ручку, блокнот. Так он точно будет во всеоружии в первый рабочий день и почувствует внимание со стороны команды
