Многие компании вынуждены или хотят постоянно мониторить работу своих сотрудников. Сложно найти баланс между ситуациями, когда контроля нет и когда его слишком много. Мы попросили поделиться своим опытом экспертов из диджитал-агентств: Анастасию Усанову (SBS Consulting), Ольгу Маковей (Glider),Генрика Мкртчяна (Qualitica), Наталию Франкель («Ивентология») и Алексея Сорокина (Softlex).
Из чего складывается загрузка сотрудника
В каждом агентстве есть оценки средних затрат времени на типовые работы. Но оценка длительности проекта в человеко-часах и реальный график загрузки сотрудников не всегда идентичны. У специалистов одного и того же уровня могут быть разная степень погружения в проект, бэкграунд и даже склад ума — всё это влияет на объем трудозатрат, который фактически потребуется для реализации проекта.
На каждого разработчика еженедельно планируется загрузка задачами в объеме 40 часов. При этом тем, кто находится на уровне мидл и ниже, мы выделяем до двух часов в день на методические задачи: поиск информации, консультации с коллегами. Дополнительно наши менеджеры закладывают время риски с учетом особенностей проекта и разработчиков, участвующих в его реализации.
Люди зачастую не умеют переключаться между задачами моментально. Нельзя дать сотруднику проект с оценочной продолжительностью восемь часов и ждать, что он сделает его за один рабочий день: реальное время работы над задачей всегда чуть больше.
Обычно мы исходим из того, что у одного сотрудника за восьмичасовой рабочий день не может быть отмечено более шести часов работы над проектом или крупной задачей.
Реальная загрузка двух работников, которые делают одну и ту же задачу, будет разной, и это нормально. Руководитель может искать сотрудников с приблизительно одинаковым уровнем работоспособности, чтобы они всё делали с одной и той же скоростью. Другой вариант — отслеживать каждого и адаптировать под него рабочие планы.
Зачем проверять загрузку сотрудников
Контроль загрузки сотрудников — это не только соотнесение ожиданий с реальностью. У него есть более весомые эффекты.
Расчет оплаты почасовых проектов. Компания должна быть уверена, что сотрудник действительно работал всё указанное для оплаты время.
Оценка эффективности сотрудника. Компании вряд ли будет интересен сотрудник, который за аналогичное время делает в два раза меньше работы, чем остальные. А вот за работником, который, наоборот, показывает высокую эффективность, стоит проследить, чтобы не допустить выгорания.
Предупреждение выгорания сотрудников. Частая причина выгорания — переработки. Руководитель может снизить их вероятность, если будет следить за тем, сколько подчиненные реально работают, и планировать загрузку сотрудников.
Предотвращение срыва дедлайнов. Сотрудники не всегда могут или хотят сообщать, что тратят на решение задачи больше времени, чем запланировал руководитель. Команда может не успеть исправить проблему, если узнает о ней в последний момент, и сорвет дедлайн.
Повышение эффективности сотрудников. Сотрудникам легче работать в расслабленном режиме и отвлекаться на посторонние задачи, если они сами контролируют свою загрузку.
В агентствах нередки ситуации, когда все вроде бы чем-то заняты, а финансового результата нет. Если не понимаешь загрузку своих исполнителей, тяжело представлять, как идет бизнес, особенно в аутсорс-агентствах: руководителю нужна информация о реальных результатах сотрудников в режиме реального времени, чтобы, например, при необходимости заменить другими специалистами.
Контроль за загрузкой сотрудников — это еще и контроль за благополучием компании: люди работают эффективно и делают всё в срок, а агентство получает прибыль.
Формальный контроль загрузки сотрудников
Существуют разные способы контролировать загрузку сотрудников. Самые простые из них — формальный учет включенности сотрудника в работу, например такие метрики:
- время пребывания на рабочем месте;
- время активности в рабочей среде и рабочих чатах;
- соблюдение дедлайнов по проектам.
Сотрудника, который постоянно опаздывает и раньше времени уходит с работы, точно стоит дополнительно проконтролировать: возможно, ему не подходит должность или он выгорел.
В небольших организованных командах с оптимальным уровнем загрузки формального контроля может быть достаточно: он поддерживает дисциплину сотрудников, а остальное показывают реальные результаты работы.
Мы не используем какие-либо способы контроля загрузки. У нас все работают с очень высокими темпами, и сразу видно, вписывается ли человек в такой формат: либо он успевает за всеми, либо нет. В первом случае специалист работает быстро и классно, во втором — просто нам не подходит. Так мы формируем команду из проактивных людей с высокой мотивацией.
Чаще формальный контроль позволяет поддерживать дисциплину, но не подходит для контроля загрузки: сотрудник может легко укладываться в дедлайн и параллельно заниматься посторонней работой, а может доделывать всё в последнюю ночь. То же касается времени пребывания в офисе или в рабочей среде: сотрудник не продумывает контент-стратегию бренда, а весь день общается с коллегами.
Автоматизированное отслеживание загрузки сотрудников
Эта группа способов подразумевает использование программ, которые так или иначе фиксируют время работы над задачами.
Планировщики задач. Речь про сервисы типа «ПланФикса» или Kaiten. В карточке задачи руководитель выставляет оценочное время выполнения, а сотрудник в итоге фиксирует реальное.
Тимлид или менеджер знают, сколько сотрудники должны работать над задачей, и отслеживают, чтобы реальное количество часов примерно совпадало с ориентировочным. Если по какой-то причине возникает превышение, сотрудник должен его обосновать.
Планировщик не позволит делать задачу слишком долго, но менеджер не отследит ситуацию, когда сотрудник недозагружен. Также в планировщиках обычно нет функции автоматических отчетов — руководители должны делать их вручную.
Специализированное ПО для мониторинга загрузки. Таких программ довольно много: Kickidler, «Инсайдер РФ», LanAgent и другие. Сервисы в режиме реального времени контролируют рабочую активность сотрудника и сразу выгружают отчет руководителю. Например, программа может отметить, что сотрудник долго был в рабочее время на постороннем сайте. Обычно сотрудники воспринимают такое ПО как камеру видеонаблюдения — это снижает их комфорт на работе.
Самостоятельно разработанное ПО. Многие компании сами создают оптимальную для них систему контроля. Например, в Qualitica используют бот «Смотритель» в Slack. Он интегрирован с базами данных о финансах, клиентах, проектах, сотрудниках и рабочих часах. Бот совмещает доступную ему информацию и рассылает сотрудникам сообщения-напоминания, а руководителям — сообщения-оповещения о возможной проблеме с загрузкой работников.
Бот может заблокировать учетные записи сотрудника, пока он не исправит проблемы с учетом времени.
SBS Consulting также разработало собственную программу «Таймшит».
Сотрудники еженедельно отмечают часы загрузки по категориям и нерабочее время. Руководитель подтверждает эту нагрузку, и в конце месяца программа автоматически делает отчеты.
Отчеты по загрузке мы делаем ежемесячно и ежегодно: так считаем утилизацию, которая учитывается при расчете годового бонуса. Такой подход позволяет своевременно корректировать и контролировать загрузку сотрудников.
Создание собственного ПО требует привлечения внутренней или внешней команды разработчиков, но позволяет сохранить только нужный компании функционал и использовать одну программу контроля, а не несколько.
Методы ручного контроля
Эта группа методов полезна, даже если компания автоматизировала контроль загрузки сотрудников:
- Наблюдение за сотрудниками в течение рабочего дня — визуальная оценка их внешнего вида, взаимодействий в коллективе;
- Внимательный анализ отчетов — анализ проблемных и развивающихся сегментов, выделение зон ответственности руководства;
- Регулярные созвоны по спринтам — созвоны с отдельными сотрудниками в начале и конце спринта по планам и результатам работы соответственно.
Ручной контроль осуществляют руководители по иерархии. Например, тимлиды проводят созвоны по спринтам с непосредственными исполнителями, а далее готовят отчеты по движению в разрезе задач для руководителей проектов.
