В некоторых начинающих агентствах запуск новых проектов происходит хаотично — нет четких направлений, этапов от начала до завершения. Это приносит неудобства и команде, и клиентам. Сотрудникам сложно планировать свои задачи, а клиент не понимает, что происходит в проекте и куда он движется. Организовать процессы поможет дорожная карта, или роадмап. Рассказываем, что это такое, когда она необходима и как ее построить. Своим опытом поделился Даниил Гайдаенко — основатель креативного диджитал-агентства «47 августа».
Что такое дорожная карта?
Дорожная карта (roadmap) — это визуальное представление стратегического развития проекта. Она описывает цели и направления по развитию продукта в долгосрочной перспективе, а также помогает понять, куда движется проект и из каких этапов состоит.
Иногда дорожную карту путают с обычным планом проекта (project plan). Но это другой документ: он содержит конкретные шаги, задачи и дедлайны по проекту и не отражает направления развития.
Дорожная карта ориентирована на стратегическое направление и долгосрочное видение проекта. А план более детализирован, фокусируется на задачах и сроках, в которые нужно их выполнить.
Дорожная карта и план не исключают друг друга. В проекте могут быть оба инструмента, например общий роадмап и детальные планы по каждому этапу.
Для чего нужна дорожная карта?
Роадмап играет ключевую роль в разработке сложных проектов. Он решает несколько задач.
Визуализирует стратегию. В дорожной карте собраны главные задачи по проекту, поэтому она позволяет участникам лучше понять общее направление и последовательность развития. Например, разработка сайта начинается с текстового прототипа, далее следует дизайн и верстка.
Помогает планировать ресурсы. Роадмап отражает цели и приоритеты по задачам, поэтому с ним можно эффективно распределять исполнителей, финансы и время. Допустим, агентство разрабатывает онлайн-курс. На первых этапах приоритетные задачи — разработка программы и материалов, а на последних — прогрев к продажам. Значит, сначала нужно будет привлечь методологов, а позже понадобится маркетолог.
Делает стратегию прозрачной. Дорожная карта дает четкое представление о том, что и когда будет реализовано. Это улучшает коммуникацию между участниками проекта и снижает вероятность недопонимания. Например, вся команда заранее знает, что промежуточный этап проекта необходимо завершить 30 марта, и планирует свой график исходя из этого.
Позволяет адаптироваться к изменениям. Дорожная карта может меняться по мере того, как в проекте появляется новая информация и требования, обратная связь от клиента. Это позволяет быстро подстраиваться под актуальные условия. Например, изначально рекламная кампания была нацелена на продажи, но позже клиент решил перестроиться на имиджево-медийную стратегию: если отразить это в роадмапе, команда будет в курсе изменений.
Дорожная карта помогает навести порядок в проекте и организовать процессы так, чтобы они были понятны команде и клиенту.
В каких проектах необходима дорожная карта?
Дорожную карту нужно составлять не для каждого проекта. Требуется роадмап или нет, зависит от цели проекта, сложности, масштаба, а также от того, как команда предпочитает управлять продуктом.
Роадмап необходим, если проект:
- Масштабный и сложный. То есть состоит из большего количества разноформатных задач. В них без дорожной карты легко скатиться в хаос и неразбериху. Пример — разработка сайта интернет-магазина с нуля, запуск курса в онлайн-школе.
- Долгосрочный. В проектах, рассчитанных на несколько месяцев или лет, дорожная карта помогает держать в фокусе направления и помнить о целях. Пример — ведение клиентского блога под ключ.
Без дорожной карты можно обойтись в следующих случаях:
- Проект простой и не занимает много времени. Цели и задачи в нём очевидны, поэтому расписывать их в роадмапе нет смысла. Пример — выпуск серии статей для блога, разработка дизайна для лендинга.
- Команда использует гибкие agile-методологии разработки. Если ваши задачи разбиты на короткие временные интервалы и часто меняются, роадмап придется постоянно обновлять. Тогда в нём нет смысла. Например, если вы работаете по системе Scrum.
Важно помнить, что дорожная карта — это инструмент, а не цель. Она должна помогать в организации рабочих процессов. А если на заполнение роадмапа вы тратите больше времени, чем на реальные задачи, возможно, стоит выбрать другой инструмент планирования.
Как построить дорожную карту?
Процесс составления роадмапа можно разделить на пять шагов.
- Сформулируйте общую цель и видение проекта. Например, «разработать и внедрить омниканальную маркетинговую стратегию».
- Определите ключевые задачи, например «определить путь клиента», «собрать данные об аудитории», «сегментировать аудиторию».
- Разбейте большие задачи на мелкие. Например, задача «собрать данные об аудитории» может включать в себя мини-шаги вроде «провести кастдевы», «проанализировать базу контактов», «проанализировать трафик с сайта».
- Установите приоритет по каждой задаче и назначьте ответственных. Допустим, в первую очередь необходимо провести кастдев — за это отвечает маркетолог.
- Выберите подходящие инструменты для создания и визуализации дорожной карты — о них рассказываем ниже.
Это общая последовательность, которая подойдет проекту из любой сферы. Вы можете добавлять дополнительные шаги.
Дорожная карта может содержать следующую информацию:
- Стратегические цели проекта — по увеличению рыночной доли, улучшению пользовательского опыта или расширению функциональности продукта.
- Набор функций, который нужно реализовать в проекте, — новые инструменты или улучшение существующих возможностей.
- Примерные дедлайны.
- KPI для оценки успеха — конверсии или другие измеримые метрики.
- Необходимые ресурсы и список лиц, принимающих решения по проекту.
Не забывайте регулярно обновлять и адаптировать дорожную карту в соответствии с изменяющимися условиями и требованиями. Например, если в процессе работы вы отказались от одних функций и решили внедрить другие, необходимо отразить это в роадмапе.
Главный критерий хорошей дорожной карты — понятность и прозрачность. Когда роадмап готов, покажите его команде и убедитесь, что всем участникам понятны цели, сроки и задачи по проекту.
В каких программах можно создать дорожную карту?
Создать роадмап можно почти в любом планировщике или графическом редакторе. Приводим наиболее популярные сервисы.Google Таблицы. Один из самых простых инструментов. Работает как Excel: вы настраиваете вид и содержание ячеек, и таким образом визуализируете роадмап.
Notion. Этот планировщик устроен по принципу баз данных, которые можно связывать друг с другом. Например, можно создать роадмап и обычный список дел. Когда вы поменяете статус задачи на одной странице, он автоматически изменится в другой.
Мой выбор чаще всего падает на Notion. Мне нравится большая библиотека блоков, которая позволяет гибко настраивать дорожные карты, проекты, сметы, коммерческие предложения и другие артефакты. Но и остальные инструменты время от времени использую.
«Google Презентации» и PowerPoint. В программах для презентаций удобно создавать роадмапы с акцентом на визуал — через эти сервисы легко добавлять и редактировать изображения, создавать дизайн.
Figma. Это графический редактор. Через него можно создавать слайды и с нуля разрабатывать дизайн дорожной карты. Есть режим просмотра, в котором удобно показывать готовый роадмап клиенту.
Составлять роадмап могут разные люди в зависимости от компании, масштаба проекта и количества сотрудников в штате. Например, в агентствах этим занимается проджект-менеджер, в среднем и крупном бизнесе — руководитель проекта, в стартапах — собственник.
