Кадровый учет ведут все компании и индивидуальные предприниматели. В небольших компаниях этим занимается один сотрудник, в крупных — отдел кадров. Вместе с экспертами Ириной Новопольцевой и Анастасией Усановой разберемся, что должен знать и делать сотрудник отдела кадров.
Что такое кадровый учет?
Кадровый учет — это ведение всех документов, которые касаются сотрудников. Например, трудоустройство новых работников, составление графика отпусков, подготовка отчетности в контролирующие органы.
По закону все юрлица и индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет, даже если в компании работает всего один человек. Как правильно его вести, описано в Трудовом кодексе РФ.
Кадровый учет нужен каждой из трех сторон: компании, сотрудникам и контролирующим органам. Компания следит за кадровой документацией, чтобы не платить штрафы и быть защищенной в случае разногласий с сотрудниками. Сотрудникам спокойнее, когда они работают по трудовому договору и могут обратиться в отдел кадров с любыми вопросами по условиям труда или получить справку. Контролирующим органам кадровый учет нужен, чтобы собирать сведения о сотрудниках и учитывать их, например, в расчете будущей пенсии.
Кто занимается кадрами?
В больших компаниях кадровым учетом занимаются специалисты отдела кадров. Они могут быть частью HR-департамента или отдельным ведомством.
В Kokoс Group около девятисот сотрудников. Наш отдел кадров состоит из семи человек. Мы обслуживаем всю рекламную группу.
Но по закону не обязательно создавать отдел кадров. Если бизнес небольшой, то функции кадровика может выполнять сам предприниматель, главный бухгалтер, делопроизводитель или HR-менеджер.
В SBS Consulting работают порядка пятидесяти человек. Роль кадровика выполняет бухгалтер. Она на связи со штатным рекрутером. Он нанимает и запрашивает у нового сотрудника документы, необходимые для трудоустройства. Всё остальное делает наш бухгалтер: вносит данные нового сотрудника в 1С, оформляет приказ о приеме, готовит трудовой договор и знакомит новичка с внутренними документами.
Роль специалиста по кадрам может выполнять как штатный сотрудник компании, так и кадровик на аутсорсе. Маленьким компаниям удобно и выгодно брать специалиста со стороны — это снижает расходы на зарплату. В больших компаниях столько внутренней документации и работы с кадрами, что специалист будет занят полный рабочий день. Услуги аутсорсера могут обойтись дороже, чем зарплата кадровику в штате. При этом все документы всё равно остаются внутри компании.
В агентстве до тридцати человек функцию кадровика можно поручить бухгалтеру или делопроизводителю, если нет другого варианта. Но лучше отдать кадровое делопроизводство на аутсорс. Внутри компании можно оставить часть кадровых функций, например хранение трудовых книжек и подписание документов. В этом случае у вас будет договор, где прописаны обязанности аутсорсера. При оплате этого договора вы сокращаете налогооблагаемую базу.
Если в агентстве больше пятидесяти человек, обязательно нужен специалист по кадровому делопроизводству. Он может выполнять дополнительные функции по охране труда. В этом случае компании выгодно содержать штатного специалиста.
По закону специалист по охране труда должен быть в любой организации с численностью более пятидесяти человек. Он инструктирует сотрудников о правилах безопасности, проводит аттестацию и сертификацию рабочих мест, реагирует на жалобы о профессиональных заболеваниях сотрудников. В крупных компаниях часто поручают выполнять эту функцию кадровику, чтобы не нанимать отдельного сотрудника.
Любой компании нужен человек, который занимается кадровой документацией, чтобы вовремя сдавать отчетность и не попадать на штрафы. Дальше подробнее расскажем о том, что делает специалист отдела кадров.
Что делает отдел кадров?
Специалисты отдела кадров занимаются документами, связанными с сотрудниками: личными делами, трудовыми договорами, должностными инструкциями. Еще они ведут базы данных, например учет отпусков и больничных, и отчитываются перед контролирующими органами: налоговой, службой занятости, миграционной службой, Росстатом и Фондом пенсионного и социального страхования.
Основная задача кадровика — фиксация трудовых отношений: прием на работу, перевод внутри компании, оформление отпуска, увольнения, изменение штатного расписания, ведение графика отпусков, учет рабочего времени. Если на работе происходит конфликт, то именно кадровик фиксирует дисциплинарные нарушения — создает служебную записку, составляет акты, консультирует сотрудников.
Чаще всего кадровик работает с отпусками. Потому что отпуск каждого сотрудника должен быть минимум 28 дней в году. Очень редко их берут разом — обычно разбивают на двухнедельный и несколько коротких. Иногда берут по одному-два дня, что добавляет работы. Оформление отпуска — это несколько операций: заявление, получение согласования от руководителя, создание приказа и его подписание. В этот процесс вовлечены кадровик, руководитель и сотрудник.
Самое трудозатратное — оформить нового сотрудника, потому что нужно не только подготовить приказ и трудовой договор, но и ознакомить сотрудника со всеми локальными документами компании, регламентами и порядками. Кадровик разъясняет новенькому, во сколько сотрудник начинает и заканчивает работать, какие имеет льготы, как и когда получает зарплату, где хранятся его персональные данные и как их могут использовать.
Специалист по кадрам помогает разрабатывать программы по повышению квалификации персонала, организует мероприятия по снижению текучки кадров.
Кроме приказов на отпуск и ведения внутренней документации, специалист отдела кадров заводит и ведет личные карточки сотрудников и карточки воинского учета. Новых сотрудников, как правило, оформляют два-три раза в месяц сразу по несколько человек. Так кадровику удобнее готовить и оформлять документы.
Если кадровик выполняет функцию специалиста по охране труда, то при выходе на работу новичков заполняет журнал по охране труда и пожарной безопасности, проводит инструктаж и знакомит с внутренними документами.
Еще специалисты по кадрам вносят изменения в документы, когда меняются личные данные сотрудников, например фамилия, должностные инструкции компании или законодательство.
С какими документами работает кадровик?
Есть ряд обязательных кадровых документов, которые должны вести все компании. Среди них:
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников;
- трудовые книжки;
- положение о персональных данных;
- правила внутреннего распорядка;
- положение об оплате и нормировании труда;
- табель учета рабочего времени;
- график отпусков;
- согласие на обработку персональных данных;
- распорядительные документы.
Основные документы, с которыми работает специалист кадрового делопроизводства, — это персональные документы сотрудника: паспорт, ИНН, диплом об образовании, СНИЛС, военный билет. Документы возникают и в процессе работы: о переводе, изменении должности или заработной платы, приказы на отпуск, премию, командировку. В течение года сотрудники часто просят у кадровика копии трудовых книжек и справки с места работы. Справки бывают нужны для визы, в банк или детский сад.
Работа кадровика, которая появляется незапланированно, — выписка справок для сотрудников. В отдел кадров приходят за справками о доходах, копиями и выписками из приказов и трудовой книжки.
Что еще должен знать специалист по кадровому учету?
Специалисту по кадрам нужно следить за изменениями в законодательстве, чтобы качественно и без ошибок выполнять свои прямые обязанности.
Кадровики, как правило, уделяют 15 минут в день или час в неделю новостям по специфике работы — им нужно следить за изменениями в законодательстве. Для этого специалисты читают профессиональные журналы, например «Кадровое дело», или новости в интернете, например на сайте «КонсультантПлюс».
Тематические журналы и интернет-порталы рассказывают о сложных и необычных случаях из практики кадровиков, дают подробные гайды по распространенным запросам, информируют обо всех изменениях в законе. Специалисты по кадровому учету держат руку на пульсе, чтобы правильно вести документооборот и сдавать отчетность.
Если агентство планирует развиваться и заинтересовано в своем бренде, оно соблюдает требования трудового законодательства. Они меняются практически ежеквартально. Под них нужно подстраиваться: менять документы и внутренние процессы, пояснять нюансы сотрудникам, учитывать и минимизировать риски. Кадровую политику формирует директор агентства либо административный директор, а внедряет и сопровождает HR-департамент и отдел кадров.
Важно следить за нововведениями, чтобы вовремя обновлять документы и правильно заполнять отчеты. А также понимать, что будет, если этого не делать. Расскажем об этом подробнее.
Что будет, если не вести кадровый учет?
За кадровым делопроизводством следят контролирующие органы. В первую очередь — Государственная инспекция труда, или ГИС. Она проверяет компании ежегодно по плану и внепланово, если сотрудники или правоохранительные органы обращаются с жалобами.
Если организация не ведет кадровый учет, то при выявлении нарушений должностное лицо или ИП заплатит штраф. Например, за уклонение от оформления или неправильное оформление трудового договора ИП получит административный штраф 5000–10 000 рублей, юрлицо — 50 000–100 000 рублей. Если бы в компании был кадровик, его оштрафовали бы на 10 000–20 000 рублей. Когда такого специалиста нет, штрафуют гендиректора.
Государственная инспекция труда не проверяет малый бизнес первые три года после регистрации, поэтому может возникнуть соблазн не заморачиваться кадровым делопроизводством. Но стоит подумать и про безопасность внутри компании — кадровые документы помогают компании в спорных ситуациях отстаивать свои права.
Кадровый учет можно не вести при условии, что вы не боитесь штрафов, уверены, что у вас не будет конфликтов с сотрудниками, и точно знаете, что при малейшем запросе от государства агентство закроется, как будто его вовсе не было. Если компания планирует развиваться, то вести в ней кадровый учет обязательно.
В конфликтах или спорных ситуациях с сотрудниками кадровые документы — это то, что поможет компании защититься. Когда возникает спор между агентством и работником, трудовой договор, если он составлен корректно, защищает компанию. Если сотрудник работает без оформления, максимум, что случится, — ему просто не заплатят деньги. Он, в свою очередь, может пожаловаться в трудовую инспекцию и в прокуратуру. Придет проверка и совершенно точно найдет, за что можно наказать.
В сфере ответственности специалистов, которые занимаются кадровым делопроизводством, много рисков: нужно следить за отсутствием нарушений и своевременной отчетностью. Например, по части охраны труда или при воинском учете. В статьях 5.27 и 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях указано, что минимальный штраф за нарушение трудового законодательства для юридических лиц — 50 000 рублей. Штрафы за нарушение охраны труда начинаются от 120 000 рублей. За некорректное ведение воинского учета штрафуют на 30 000–400 000 рублей.
Если вы как юрлицо открыли офис, вам обязательно нужно провести специальную оценку условий труда. Этим занимается специалист по охране труда или отдел кадров. Проводить оценку следует для каждого стационарного рабочего места. Если этого не сделать в течение года с момента открытия рабочего места, то получите штраф 200 000 рублей. Его накладывают автоматически, потому что юрлицо обязано подавать отчетность о количестве рабочих мест. Если ее не подавать, это чревато штрафом 20 000 рублей за первое нарушение вместе с обязанностью его устранить. 60 000 рублей — за повторное нарушение.
Без кадровика не обойтись, если вы развиваете агентство, участвуете в тендерах и планируете наращивать штат. Специалист по кадрам поможет собрать и подать отчетность и информацию о сотрудниках на тендер, отчитаться перед контролирующими органами, следить за документооборотом внутри компании и защищать интересы компании в спорных ситуациях.
