Своевременное поступление денег на счет агентства — гарантия стабильной работы. Операционный менеджер «Норм агентства» Ирина Пушкарева поделилась опытом, какие условия — предоплату или постоплату — лучше закладывать в договоры и какие сложности могут быть в каждом из вариантов.
Работать по предоплате, кажется, надежнее, но так ли это?
В целом да. Вы получили деньги, а значит, уже не окажетесь в ситуации, когда работы выполнены, а заказчик исчез. Но нередко бывает, что клиент по каким-то причинам просит вернуть предоплату, например решил свернуть проект. Если деньги уже потрачены, агентству придется искать нужную сумму. Хорошо, когда есть финансовая подушка, но у многих, особенно на старте, ее нет.
При работе по предоплате вы можете столкнуться с тем, что заказчик долго согласовывает такой формат работы и не подписывает договор. Поэтому старт проекта откладывается, денег нет, да и результат из-за переноса сроков может быть хуже, чем планировали.
Может, стоит всегда выбирать договор постоплаты услуг?
При таком подходе тоже есть сложности. Первая очевидная — заказчик может не оплатить услуги. Вторая — если нужны деньги на субподрядчиков. Вам придется потратить свои, а в результате возможны кассовые разрывы и другие неприятные ситуации с финансами.
Как же быть?
Продумывать формат работы для каждого проекта и не загонять себя в рамки: «Мы работаем только по предоплате или только по постоплате». Важно быть гибкими и находить баланс между тем, сколько вы должны заплатить субподрядчику, и тем, какую предоплату готов перечислить клиент. Например, с исполнителем вы договорились на предоплату в 50%, и клиент готов внести половину суммы договора — пазл сошелся.
Частичная предоплата и окончательный расчет после оказания услуг — довольно распространенный формат, который удобен и исполнителям, и заказчикам.
А если клиент ни в какую не хочет работать по предоплате, даже частичной?
Такое бывает. Компании не всегда готовы работать по предоплате, особенно с начинающими агентствами. Если клиент вам нужен для кейса, тогда условия оплаты уходят на второй план. Но всё равно не стоит отказываться от переговоров.
Объясните, для чего нужна предоплата, например для подключения сервисов или найма субподрядчиков. Рассчитайте, сколько это стоит, и запросите только эту сумму, а остальное — по окончании проекта. Если же заказчик стоит на своем, взвесьте все за и против: решите, сможете ли вы работать в постоплатном проекте.
Хорошо, работаем по условиям постоплаты в договоре. Как защитить себя от неуплаты?
Оптимальный вариант — разбить договор на этапы. Каждый этап закрывать актом, после подписания которого клиент оплачивает выполненную часть работы. Если заказчик на каком-то этапе не переведет деньги, вы потеряете только часть суммы по договору. К тому же вовремя прекратите работу над потенциально убыточным проектом.
Поэтапные договоры, в которых четко зафиксированы задачи и сроки их выполнения, удобны и для заказчиков. Они видят, как идет работа, и оплачивают конкретные результаты.
Что делать, если клиент не подписывает акт?
Выясните почему. Возможно, заказчик считает, что вы не выполнили работу, а может, он просто не видел акт, который вы отправили. Не пускайте ситуацию на самотек, узнайте, что произошло.
Есть способ подстраховаться от отказов принимать работу. В рамках каждого этапа отправляйте клиенту промежуточные отчеты о проделанной работе. Это может быть какая-то таблица с выводами или текстовый файл. Вам достаточно получить по отчету хотя бы «Ок».
Можно заранее при согласовании договора с заказчиком прописать по каждому этапу, какие именно документы и отчетные формы будут являться подтверждением / промежуточным подтверждением оказания той или иной услуги, и отправлять по мере выполнения их клиенту.
Важно: ведите переписку по тем каналам, которые указаны в договоре, например имейл. В таком случае даже «Ок» значит, что ответственный сотрудник заказчика принял промежуточный результат. В результате у клиента не будет аргументов для отказа подписывать акт и оплачивать работы.
А можно получить деньги через суд, если предусмотреть в договоре сроки подписания акта?
Перед тем как обращаться в суд, оцените свои шансы на выигрыш дела, независимо от того, есть у вас «волшебная» фраза в договоре или нет. Если вы уверены, что выполнили все свои обязательства, тогда условия договора помогут вам получить деньги.
Когда клиент не видит результат и сможет доказать в суде, что вы не выполнили работу, встанет вопрос, почему акт вообще был составлен. В этом случае условие про сроки подписания документов не сработает. Вы ничего не получите, а только потеряете время и деньги на судебное разбирательство.
Как прописать в договоре предоплату и постоплату?
Планируете вы работать по предоплате или постоплате, в договоре обязательно уделите внимание таким условиям:
- Результаты работы.
- Этапы.
- Сроки и порядок приемки работ, в том числе подписания актов.
- Сроки и порядок оплаты.
- Контакты для официальной переписки.
Прописывайте условия в договоре конкретно, чтобы их нельзя было трактовать двояко. Так вы с заказчиком избежите разночтений в результатах работы и других пунктах документа.
Теперь остановимся на особенностях документального оформления расчетов. Что учесть и как прописать работу по предоплате? Определите в договоре соотношение предоплаты и окончательного расчета, а также сроки перечисления денег. Платежей может быть несколько.
Выставите счет на сумму предоплаты, после выполнения работ — акт на этап или на весь договор. В документе должно быть указаны работы, их стоимость, сумма предоплаты, доплата, если она есть, и сроки перечисления. Счет на доплату можно отправить как вместе с актом, так и отдельно после того, как клиент примет работы и подпишет документ. При постоплате отправляйте сразу акт и счет на оплату.
