Узнали у Айгуль Шадриной — генерального директора бухгалтерской компании S4 Consulting, как выяснить: совпадают ли желания и возможности конкретного бизнеса. И зачем вообще с этим разбираться.
Что вообще такое план-факт?
Это отчет, который показывает разницу между планируемыми показателями и фактическими. Например:
- План-факт БДДС (бюджет движения денежных средств) помогает избежать кассовых разрывов. Периодичность подготовки — понедельно.
- План-факт БДР (бюджет доходов и расходов) помогает понять итоговый финансовый результат, то есть прибыль или убыток, к которому придете в конце месяца. Периодичность подготовки — понедельно.
- План-факт продаж помогает понять динамику роста и возможность достижения желаемой цели. Периодичность подготовки — ежедневно.
- План-факт производства помогает понять наличие и количество некачественных продуктов, простоев, а также оценить потребность в открытии новых вакансий и провести контроль пиковых загрузок. Периодичность подготовки — понедельно.
Агентству точно стоит составлять два отчета: план-факт анализ расходов и план-факт анализ продаж. Дополнительно можно контролировать работу и загрузку целого отдела или конкретного специалиста.
А зачем его составлять? Не проще ли просто посчитать, сколько денег заплатят клиенты в конце месяца?
Нет, не проще. План-факт анализ помогает держать в порядке не только деньги, а бизнес в целом.
Чтобы в конце месяца получить желаемую прибыль, нужно в течение месяца контролировать все бизнес-процессы, понимать текущее состояние дел. По изменениям в отчете собственники и топы смогут вовремя увидеть, если где-то есть проблема, и не допустить кассового разрыва.
Результат анализа зависит от направления, в котором его проводят. Варианты задач, которые решает отчет по план-факту:
- найти неприбыльное направление бизнеса или конкретный продукт;
- обнаружить самые перспективные направления работы;
- понять загрузку отдела целиком или конкретного сотрудника;
- измерить КПД производства, а при необходимости — скорректировать нормативы;
- скорректировать план развития;
- найти ответственного за проблемы в компании;
- обнаружить неочевидные затраты.
Без отчета можно удивиться количеству денег на счете в конце и начать искать, чем закрывать кассовый разрыв. Или получить на стол пачку заявлений об увольнении, так как сотрудники давно перестали справляться с потоком задач и выгорели.
Как выглядит отчет по план-факту?
Обычно план-факт собирают в любой таблице, чаще в Google или Excel. Также можно использовать 1С УНФ или модуль Бит-Финанс.
| Направление | План | Факт | Отклонение |
| Выручка | 1 млн руб. | 100 тыс. руб. | 90% |
| Расходы | 100 тыс. | 150 тыс. | 50% |
| Продажи | 100 | 90 | 10% |
Пример простейшей таблицы план-фактного анализа
Составлять отчет можно за тот срок, который кажется логичным. Например, анализ план-факта бюджета проводят раз в неделю. А отчет по продажам сверяют каждый день. Это особенно важно для малого бизнеса, чтобы не попасть в кассовый разрыв.
Как оценивать данные в отчете?
Отклонение в анализе план-факт считают в процентах от запланированного объема. Средние показатели:
- меньше 5% — можно не учитывать, либо учесть в последнюю очередь;
- до 20% — обязательно обратить внимание и выяснить, что не так;
- более 20% — искать возможность срочно устранить разрыв.
Основное правило: нашли отклонение → выявили его причину.
Почему стоит собирать отчет по план-факту?
Отчет полезный, при этом не отнимет много времени у специалиста, который выполняет задачу. Бухгалтер должен вести документ по финансам, руководители отделов — по продуктивности и загрузке команды, менеджеры проектов — по проектам.
Важное о план-факте:
- анализ показывает, насколько планы сошлись с реальностью;
- повышает уровень контроля: за финансами, сотрудниками, бизнесом в целом;
- помогает выявить воровство и «откаты» — например, когда сотрудник отдела закупок выбирает поставщиков с явно завышенными ценами;
- подходит как для контроля целого направления или отдела, так и для конкретных сотрудников.
- помогает найти сильные и слабые стороны отдельных сотрудников и бизнеса в целом.
Внедрить практику ведения отчетов по план-факту можно за пару недель, при этом получить колоссальную пользу для бизнеса.
