«Умри, но сделай» — почему это правило не работает и как рассчитать трудозатраты сотрудника

Рассказываем, как определить времязатраты специалистов и зачем это нужно агентству

Руководство
18.11.23
Автор: Ольга Заровнятных
Автор: Ольга Заровнятных
#Персонал#Тайм-менеджмент

Профессиональное выгорание сотрудников, текучка кадров, срыв дедлайнов — этих проблем можно избежать, если правильно планировать время специалистов на реализацию проекта. Как это сделать — разбираемся вместе с директором SMM-агентства «Лайка» Ольгой Лукашовой и гендиректором компании Hawking Bros Арсением Анатольевым.

Почему важен учет времени на выполнение рабочих задач 

Учет рабочего времени специалистов агентства — отправная точка для контроля разных показателей: выручки работников, эффективности командной работы, постановки дедлайнов. Сведение всех данных воедино помогает отследить себестоимость и прибыль проектов, принять решение о размере гонораров или ценообразовании.

Стоимость часа специалиста заложена в себестоимость проекта. Чем она выше, тем, соответственно, будет выше качество работы и прибыль компании. Допустим, агентство решило сэкономить на сотрудниках, но при этом берется за сложные проекты. Сумеют ли его сотрудники справиться с задачей? Вряд ли. Хороший специалист знает себе цену и не станет откликаться на вакансию с низким гонораром. Чем сложнее задача, тем квалифицированнее должна быть проектная группа, а следовательно, и более высокооплачиваемая.

Разработчики продают свои экспертные навыки решения задач. Рабочее время IT-специалиста и есть эквивалент стоимости конечного продукта. Без учета трудоемкости невозможно планировать бюджет и ресурсы проекта или отдельной задачи.

Арсений Анатольев,
гендиректор компании Hawking Bros

Дедлайны могут быть сорваны, если неправильно рассчитать время специалистов на выполнение задач. Из-за этого скорость реализации проекта может стать самоцелью, и качество работы пострадает. А это, в свою очередь, приведет к потере репутации агентства и убыткам заказчика.

Понимание адекватного времени на выполнение задачи дает возможность планировать работу сотрудников. Это важно, во-первых, для того, чтобы люди не срывали сроки и не выгорали. Во-вторых, чтобы правильно назначить оплату за работу. А в-третьих, чтобы управлять составом команд и емкостью агентства.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Специалисты не всегда могут правильно рассчитать затраты своего времени. Расчет трудоемкости ложится на плечи руководителей отделов или директоров агентств. Он необходим, что понять, сколько будет стоить услуга и в какой срок ее можно оказать.

Выбираем идеальный подход к работе с проектами:

Семь способов управлять проектами эффективно: расскажем, как найти свой

Разобрались, как организовать работу, чтобы команда не зашивалась, сроки не горели, а клиенты были довольны

Что такое таймшит и зачем он нужен 

Таймшит — это принцип учета рабочего времени. Компании реализуют его в приложении, таск-менеджере, CRM или простой Гугл-таблице. Суть в том, чтобы наглядно делить всё затраченное время по специалистам и задачам.

В таймшит можно заносить разные данные — конкретные задачи, заказчика, ставку исполнителя и гонорар. В некоторых сервисах есть дополнительные функции, такие как делегирование задач, оценка эффективности работы, планирование рабочей нагрузки и т. д.

Пример таблицы учета рабочего времени для дизайнеров

Мы ведем учет рабочего времени в Гугл-таблицах, которые доступны менеджерам. Часть их функционала — отслеживать экономику проекта, поэтому важно управлять временем, затрачиваемым на задачи.  

Таймшит у нас предназначен только для дизайнеров и программистов, так как сложность их задач может изменяться в процессе выполнения, и из-за этого будут возникать доработки. Для честной оценки труда удобно вести учет времени, и в соответствии с ним выставлять счета клиентам и платить зарплату сотрудникам.

Эффективность работы других специалистов агентства оценивается в KPI по проектам: насколько хорошо выполняются работы, доволен ли клиент, как долго мы с ним работаем.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Таймшиты могут служить разным целям — например, когда надо посчитать зарплату или сделать отчет для клиента.

Например, при аутсорсинге клиент платит за результат. В этом случае таймшит будет только внутренним документом, чтобы распределять задачи внутри команды и следить за дедлайнами. А при аутстаффинге заказчик оплачивает время специалиста, поэтому таймшит будет полезно сделать публичным. Так клиент поймет фактические часы, которые должен оплатить.

Почему жестко следить за часами — плохая идея 

Обычно сотрудники нормально относятся к подсчету часов, но слишком строгий контроль может сослужить дурную службу.

Представим, что рядом с вашим столом сидит злая собака и рычит. Она никогда не укусит, но от этого комфортнее не становится. Попробуйте под таким давлением работать. А психологически специалист ощущает это именно так. 

Для разработчика процесс программирования — это всегда творчество и креатив, поэтому результат должен быть первичен относительно процесса.

Арсений Анатольев,
гендиректор компании Hawking Bros

Строгий контроль можно вводить для задач, которые сложно оценить или которые не требуют высокой квалификации. В работе диджитал-агентства людям необходимо выполнять определенные KPI, решать творческие задачи, эмоционально вовлекаться, выстраивать коммуникации, быть на связи в течение рабочего дня и оперативно реагировать на срочные задачи. Поэтому им не всегда нужно отчитываться о своих действиях, трекать начало работы и перерывы.

Дизайнеры и программисты, учет рабочего времени которых у нас ведется, самостоятельно вносят данные в свою табличку. Мы же по итогу месяца сверяем их данные со стандартами по времени выполнения задач и, если нет перегибов, просто верим на слово.  

Мы не требуем трекать присутствие сотрудников на рабочем месте, не проверяем ежедневно их таблицы учета, потому что ключевые принципы нашего агентства это доверие и ответственность. Вместо этого мы большое внимание уделяем работе с командой и HR. Избыточный контроль и бюрократизация только отпугнут квалифицированных сотрудников.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Таймшит — это не только инструмент контроля общего времени, но и средство отслеживания текущего прогресса. Чем детальнее описание, тем достовернее информация о ходе разработки в моменте.

Детализация по часам нужна для точной оценки затраченного времени специалистов. Это очень удобно при выполнении небольших задач для клиентов, которые хотят платить не фиксированную цену, а точно за часы, потраченные на работу над их проектом.  

У нас в прайсе есть выбор ежемесячная поддержка сайта либо возможность оплатить часы сотрудников за конкретные работы по запросу. Многие клиенты предпочитают второй вариант, потому что он дает ощущение контроля и экономии.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Детализация по задачам помогает восстановить контекст и аргументировать временные затраты, если с клиентом вдруг возникнут разногласия по оплате. 

Почему не надо ориентироваться только на оценку специалиста

Estimate time — оценочное время, которое требуется на выполнение работы в идеальных условиях. Это термин разработчиков — мастеров в оценке задач. Он означает, что проект может быть сделан и протестирован в определенные сроки, если на его реализацию не повлияют внешние факторы.

Представьте, что вам нужно написать статью на 5000 символов. Ваша скорость набора текста — 250 знаков в минуту. Воспользуемся калькулятором: в идеальном мире на выполнение этой задачи вам понадобится всего двадцать минут. Вернемся в реальность: проходит полчаса, а вы еще даже не придумали лид, потому что изучали тему / завтракали / ждали дополнительной информации от клиента.

Estimate обычно не работает в реальной жизни, потому что в процессе реализации проекта часто появляются непредвиденные сложности. Мы на этапе установки дедлайна всегда говорим клиенту ориентировочное время в виде диапазона — например, «8–12 часов», а не «9 часов», ставим в известность, что в случае изменений в ТЗ эта цифра может увеличиться, при этом обязательно предупреждаем насколько.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Проблема в том, что люди зачастую планируют сроки без учета внешних факторов. В IT-среде установить точный дедлайн практически невозможно. Всегда есть риск ошибиться в расчетах и вызвать недовольство заказчика. Сроки могут быть сорваны по разным причинам: это и форс-мажорные обстоятельства, и разные отвлекающие факторы — встреча с заказчиком, созвон с коллегой и т. д.

Estimate time по задаче — это не истина в последней инстанции, а ориентир при планировании сроков выполнения задач и трудозатрат разработчика.

Арсений Анатольев,
гендиректор компании Hawking Bros

В estimate time не заложены возможные риски, такие как уход на больничный ведущего специалиста, дополнительно возникшие требования по технической части, затягивание согласования одного из этапов работ со стороны клиента и т. д. Поэтому при постановке дедлайнов важно отталкиваться от реальных возможностей специалистов, а не только их субъективных ожиданий.

Почему агентство может сорвать дедлайн 

Сорвать дедлайн можно по множеству причин, в том числе из-за когнитивных искажений — систематических ошибок мышления. Чаще всего они возникают, когда специалист на 100% уверен в своем профессионализме.

Сорванные дедлайны обычно связаны с тем, что кто-то из сотрудников может заболеть и выпасть из рабочего процесса. Еще возникают периоды, когда резко повышается спрос на услуги одного типа. Например, под Новый год приходит много задач на работы по дизайну, а в сентябре — на разработку лендингов. Этими процессами можно управлять — ставить дедлайн с учетом возможных форс-мажоров. Так вы уложитесь в сроки или приятно удивите клиентов скоростью выполнения задач.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Всех этих ошибок планирования можно избежать, если свести к минимуму влияние когнитивных искажений и закладывать в сроки вероятность непредвиденных обстоятельств. 

Как рассчитать реальные сроки выполнения проекта 

Снизить риски срыва дедлайнов можно с помощью предпроектной аналитики. Она помогает оценить продукт, его место на рынке, сроки исполнения услуги. Этот этап работы над проектом особенно важен, если агентство прежде не сталкивалось с подобными задачами, пробует свои силы на новом рынке или входит в нишу с высокой конкуренцией.

Суть предпроектной аналитики — в создании пула предстоящих работ. В нее входят несколько исследований, в ходе которых специалисты выясняют:

  • разницу между клиентским и собственным видением проекта;  
  • боли, мотивы и интересы целевой аудитории; 
  • преимущества и недостатки конкурентов, их фишки; 
  • наилучший способ реализации необходимых в проекте функций.

В итоге можно сделать выводы, от каких идей нужно отказаться, а какие реализовать, как достичь максимально эффективных результатов и создать работающий продукт. К примеру, вы поняли, что вместо агрессивного дизайна сайту нужен минималистичный, что надо собрать семантику и первым делом запустить разделы, а уже потом проработать карточки и т. д.  

Итак, перед вами список задач. Что вы будете с ними делать? Первым делом необходимо сравнить их с аналогичными — которые проектная группа уже выполняла в прошлом. Если таких не было, то с задачами, которые оказались сложнее или проще предстоящих. И в соответствии с этим закладывать дедлайны на реализацию нового проекта.

Нас выручает предпроектная аналитика. На этом этапе сотрудники собирают информацию о целевой аудитории проекта, конкурентных преимуществах компании, целях и задачах заказчика и другие данные, а затем сводят их воедино. Это помогает оценить не только временные ресурсы, но и готовность команды к реализации проекта и готовность продукта к рынку.

Арсений Анатольев,
гендиректор компании Hawking Bros

А теперь вернемся к идеальным часам. Представим, что у вас есть estimate time. Чтобы определить реальные сроки, необходимо умножить его на 1,5–2 — этот коэффициент будет зависеть от сложности задачи, профессионализма специалистов, опыта решения аналогичных задач ранее.

Реальные сроки выполнения проекта необходимо рассчитывать, чтобы в них уложиться и не подвести клиента. Мы выбираем подобные задачи за продолжительный период (от полугода) и анализируем то, сколько времени потратили на их выполнение разные специалисты. Делаем поправку на возможные сложности при согласовании, на вероятный перегруз команды и получаем адекватный срок.  

Приведу пример. Наша команда может разработать лендинг жилого комплекса за неделю с учетом предварительного прототипирования и настройки интеграций. Но мы понимаем, что клиент может несколько дней согласовывать прототип, затем промежуточные варианты дизайна, у дизайнера может быть очередь проектов, у клиента может быть нестандартная CRM и т. д., поэтому прописываем в договоре сроки разработки 21 день. Хотя в большинстве случаев укладываемся в две недели.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

Даже если в вашей команде собраны специалисты высшего уровня, к дедлайнам нужно подходить очень гибко. Помните о том, что качество работы дороже всего: от него в первую очередь зависит жизнеспособность продукта и ваша репутация. 

Как скорректировать дедлайн исходя из эффективности всей команды 

Примерные сроки выполнения работы нужно скорректировать исходя из эффективности всей проектной группы. Если оценивать времязатраты специалистов по отдельности, то велика вероятность столкнуться с человеческим фактором: у каждого сотрудника свой набор скилов, опыт и скорость работы. А еще есть так называемый bus factor — риск, что работа по проекту встанет, если один из ключевых членов команды уйдет на больничный, в отпуск, декрет и т. д.  

В идеале проектная группа должна работать как единый механизм. Но представим, что в гаджете вышла из строя какая-то микросхема или другая деталь — придется отдавать его на ремонт в сервисный центр. В работе специалистов таких простоев быть не должно, необходимо разработать систему, когда кто-то может заменить заболевшего или уволившегося сотрудника, подхватить его задачу.

Стратегические сессии между сотрудниками — абсолютно нормальная практика. Чувство локтя и коллективная синергия способствуют росту производительности правильно собранной команды, что является задачей не только менеджера, но и HR-департамента.

Арсений Анатольев,
гендиректор компании Hawking Bros

Для корректировки дедлайна команды можно использовать диаграмму Ганта — это график, на котором отображены задачи и дедлайны по каждой из них, взаимосвязи исполнителей. С помощью этого визуального инструмента можно оценивать трудозатраты сотрудников и обновлять план работ.

Пример диаграммы Ганта

Для назначения дедлайна я рекомендую проанализировать загрузку проектной группы и составить диаграмму Ганта. Это удобный и наглядный формат контроля сроков в сложных проектах.

Ольга Лукашова,
директор SMM-агентства «Лайка»

В идеале эффективность команды необходимо отслеживать регулярно и всегда оставлять время на маневр, закладывая возможные риски в несколько дополнительных рабочих дней. 

Почему агентству важно правильно оценивать трудозатраты сотрудников 

Агентству важно верно оценивать время сотрудников, чтобы быть хорошим работодателем и адекватно оплачивать труд людей. Гораздо приятнее вносить правки и быть вовлеченным в проект, когда твое время ценится и оплачивается.  

Второй важный фактор — это экономика проекта. Нужно контролировать трудозатраты, чтобы правильно вести диалог с клиентом и не работать в минус. 

Ну и, конечно же, это необходимо для того, чтобы укладываться в сроки при выполнении задач, сохранять теплые отношения с заказчиками и поддерживать репутацию. 

Выводы

  1. Учет рабочего времени специалистов необходим, чтобы контролировать разные показатели — выручку сотрудников, эффективность проектной группы, верную постановку дедлайнов. 
  2. Контроль трудозатрат можно реализовать с помощью разных инструментов — Гугл-таблиц, онлайн-сервисов, диаграммы Ганта. 
  3. Реальные сроки проекта рассчитывают исходя из estimate time и коэффициента, в который закладывают вероятные риски.  
  4. Дедлайн необходимо корректировать с учетом эффективности не отдельных специалистов, а всей команды, чтобы снизить влияние и риски человеческого фактора. 
  5. Правильный расчет трудозатрат нужен, чтобы адекватно оплачивать работу сотрудников, не срывать сроки проекта и поддерживать репутацию агентства.
Что вы узнаете:
Комментарии