Агентствам тендеры могут казаться чем-то страшным и сложным. Но на самом деле, так случается не всегда. В карточках объясним, с чего начать работу с закупками, а эксперт Анна-Мария Семёнова расскажет, что нужно знать о тендерах новичкам, как выстроить работу с ними в агентстве и в чем польза тендеров для бизнеса.
1. Как работают тендеры? Это какой-то конкурс среди подрядчиков?
Да, тендер — это конкурентный отбор среди подрядчиков, победитель получает заказ
Например, компании нужно разработать маркетинговую стратегию. Чтобы выбрать подрядчика, она размещает заявку на специальных электронных торговых площадках, на своем сайте либо рассылает пулу одобренных поставщиков. На заявку откликаются потенциальные исполнители, заказчик выбирает агентство с лучшим предложением и заключает с ним договор.
2. Почему такая сложная система? Разве заказчик не может обратиться к агентству напрямую?
Новичкам может показаться, что тендер — прихоть клиента, из разряда «а можно всех посмотреть?»
Однако закупки такого формата чаще всего требование внутренних комплаенс-отделов, которые следят за тем, чтобы сделки проходили максимально прозрачно. Госкомпании проводить тендеры обязывает закон.
Запускаем маркетинг с нуля:
С чего начинать маркетинг в компании, если о тебе вообще никто не знает
Как и где молодому диджитал-агентству искать клиентов
3. Тогда где и как мне искать подходящие тендеры?
Есть три типа заказчиков, каждый публикует тендеры на разных сайтах:
- госкомпании и органы власти публикуют тендеры только на сайте госзакупок;
- корпорации с долей участия государства более 50% могут публиковать их еще на девяти федеральных торговых площадках, например на «Сбер А»;
- коммерческие организации могут публиковать тендеры на своем сайте или на любых площадках, в том числе на коммерческих, например на «ТендерПро».
К примеру, тендер РЖД будет размещаться на портале госзакупок либо на федеральных площадках, а тендер Ozon — на федеральной, коммерческой площадке или сайте компании.
Есть площадки, которые специализируются именно на тендерах в диджитале, например Workspaсe. Также интересные предложения о тендерах в сфере маркетинга собирает и публикует издание Sostav или профильные телеграм-каналы.
Искать тендеры можно без регистрации. А если зарегистрируетесь, площадка сама будет присылать вам уведомления, что кто-то разместил подходящий вам тендер.
4. Получается, я могу просто найти понравившиеся тендеры и подать заявку?
Закупки бывают открытые или закрытые. В первом случае подать заявку может любая компания, ИП или самозанятый. Если тендер закрытый, заказчик заранее выбирает компании, которые могут принять участие.
Вот что может потребоваться, чтобы подать заявку на участие в тендере:
- Зарегистрироваться на сайте, где проходит конкурс. Нужно заполнить данные о себе, о компании. Могут запросить учредительные документы, выписки из реестров — всё, что подтверждает, что компания реальна, а человек, подающий заявку, может действовать от ее имени.
- Сделать электронную подпись, чтобы обмениваться документами через ЭДО.
- Открыть специальный счет для обеспечения заявки. Это часть стоимости тендера, которую замораживают на счете. Это своего рода страховка для заказчика: сумму удержат, если победитель тендера откажется подписывать договор с заказчиком.
- Подготовить коммерческое предложение, собрать портфолио — часто это решающий фактор.
У разных площадок разные требования. Где-то попросят спецсчет и ЭП, а где-то можно и без них. Например, у государственных компаний весь процесс идет строго по ФЗ № 44. А в коммерческих главное, чтобы закупка не противоречила ГК и ФЗ № 135.
5. Хорошо. Значит, если подготовить все нужные документы, я могу подаваться на все подряд интересные тендеры?
Любой тендер — это реализация проекта в случае выигрыша. Если откликнуться на 10 и, например, выиграть в пяти — придется одновременно делать пять проектов, поэтому нужно рассчитывать силы, исходя из того, какое количество проектов вы готовы потянуть, не совпадают ли сроки, достаточно ли у вас собственных средств. Бывает, в тендерах работают по постоплате, а вы нанимаете поставщиков с предоплатой — тогда важно, чтобы ваших оборотных средств хватило на реализацию проекта.
Если беретесь одновременно за несколько тендеров с разным сроком реализации, будьте внимательны: даже если один проект запускается через месяц, второй через три, над обеими заявками нужно работать одновременно. Могут возникнуть правки, вопросы и комментарии от заказчика, поэтому рассчитывайте свои ресурсы.
А вот критерии тендеров, над которыми нужно серьезно подумать, прежде чем брать их в работу:
- сжатые сроки исполнения, несоразмерные ТЗ;
- нет четкого брифа, и клиент отказывается добрифовывать участников;
- не обозначен бюджет за весь проект или он явно не соответствует объему проекта;
- неизвестно число участников или, наоборот, в тендере слишком много агентств.
6. С поставщиками понятно. А заказчик по каким критериям выбирает победителя?
У тендеров есть несколько механик, как заказчик определяет победителя:
- в конкурсе выигрывает подрядчик с самым интересным предложением — учитываются идеи, их реализуемость, цена и другие факторы;
- в аукционе победителя выбирают по самой низкой цене после торгов среди участников;
- в запросе котировок побеждает участник, который предложил самую низкую цену.
Еще заказчики смотрят на портфолио, кейсы, показатели компании — возраст, штат, оборот. Некоторые выбирают агентства с проектами в сходных тематиках. Поэтому лучше делать для каждого тендера персонализированное предложение и отмечать все пункты, которые покажут заказчику, что вы справитесь с его задачей.
7. Стоит ли новичку сразу браться за крупные тендеры? И если нет опыта, как заранее всё просчитать и не ошибиться?
Если вы новичок и перед вами крупный тендер, можно воспользоваться следующим алгоритмом:
- Оцените свои силы на старте: если вы выиграете тендер, сможете его реализовать? Речь не только о затратах на реализацию проекта, но и о масштабе — соразмерен ли он тому, что вы делали раньше. Если таких крупных заказов еще не было, попробуйте вместе с командой ответить на вопросы: понимаете ли, как реализовывать проект; есть ли необходимый опыт; если нет, знаете ли, где ее взять (нанять фрилансеров, привлечь экспертов)?
- Постарайтесь добиться встречи с клиентом для качественного дебрифинга. Задавайте много вопросов, глубоко погружайтесь не только в задачу, но и в контекст бизнеса клиента. Проясняйте ожидания клиента.
- Не бойтесь привлекать к разработке сильных фрилансеров или опытных консультантов. Они могут поделиться опытом, дать рекомендации и по поводу идей, и по поводу их подачи.
- Держите фокус на понятном изложении своей идеи. Важно не только то, что вы вложили в концепцию, но и то, как смогли донести ее, защитить перед клиентом, вовлечь, передать все нужные эмоции, не забыв сказать и о бизнес-результате.
У меня был кейс, когда меня привлекали как креативного бадди на штурм к молодому агентству, чтобы раскачать команду, усилить идеи и чтобы обсудить, как их максимально качественно донести до клиента. Поэтому совет начинающим: не стесняться просить совета более старших товарищей, брать себе креативного бадди в тендеры и приглашать штурмить людей со смежной экспертизой. Это всегда, мне кажется, помогает сделать предложение на тендер более объемным и захватывающим разные сферы реализации. Еще хочется добавить, что играть в тендеры нужно все-таки с азартом и любовью. Не теряйте этот настрой. Делайте каждое предложение в кайф для себя.
Для самого первого раза лучше выбрать конкурс, где от вас не потребуется много ресурсов на проект — проверить и понять, как это вообще работает, подходит ли вашей команде.
Например, есть два тендера, один на создание креативной стратегии, второй — разработка брендбука. Вы понимаете, что в первом случае вам нужно 20 часов работы креативного специалиста, во втором — 20 часов аккаунт-менеджера, 30 часов дизайнера, 10 часов верстальщика. Очевидно, что первый конкурс менее затратен по ресурсам, с него лучше начать.
8. В тендерах ведь всё очень жестко со сроками, документацией. Наверное, стоит назначить отдельного человека в команде, который будет за этим следить?
Иногда под поиск закупок и работу с документами нанимают отдельного специалиста. А иногда внутри агентства за тендером следит менеджер по продажам или по управлению проектами.
Команда проекта может быть большая, и внутри нее должны быть четко закреплены роли: кто пушит всю команду, чтобы сроки не нарушались, кто следит, чтобы команде всё было понятно по брифу, кто идет к клиенту с вопросами, кто следит за финальным качеством продукта, кто ответственен за проект в целом. Последняя роль должна быть закреплена за одним человеком в команде, не за несколькими.
9. А что будет, если в нужный срок я не уложусь?
Если это госзакупка, исполнителя могут включить в Реестр недобросовестных поставщиков, наложить штраф, взыскать неустойку.
По коммерческим закупкам также могут быть прописаны неустойки, и также нарушение сроков негативно отразится на репутации, можете попасть в черный список. Поэтому на старте всегда очень трезво оценивайте, сколько времени закладывается на подготовку и все работы.
10. В целом выходит, всё не так страшно? Но что может дать тендер, чего агентство не получит в обычной работе?
Да, тендеры — это не страшно, но трудозатратно.
С помощью тендеров агентство сможет поработать с крупными клиентами, известными брендами. Часто другого варианта попасть к ним нет.
Кроме всего прочего, тендеры — показатель здоровой конкуренции. А здоровая конкуренция — хороший катализатор для развития агентства. В этом разрезе, мне кажется, мы все друг друга мотивируем становиться круче, креативнее, изобретательнее. Поэтому важно всегда анализировать проекты, в том числе — и особенно — те, которые вы проиграли.
Еще, участвуя в тендерах, можно заработать хорошую репутацию и доверие. А если заказчику понравится ваша работа, ваш подход — он к вам вернется.
