Как использовать методики управления на благо агентства

Что подойдет молодой команде, а что поможет навести порядок опытным компаниям

Руководство
31.03.24
Автор: Юлия Мягкова
Автор: Юлия Мягкова
#Коммуникация#Процессы

Ребята открыли агентство, дела обсуждают в чатах. Но чем больше появляется проектов — тем больше возникает проблем: задачи теряются, дедлайны слетают, клиенты недовольны. Нужна какая-то система, иначе всё скатится в хаос. Какие методики управления проектами подойдут небольшой команде, а что актуально для крупной компании, обсудили с Тимуром Угулава — совладельцем ГК «Медиасфера».

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Что подойдет молодому агентству

Компании, в которой работает десяток человек на пяти проектах, вряд ли нужны какие-то методики управления. Для контроля хватает чатов в мессенджере. Чтобы сделать координацию между командами более упорядоченной и не пропускать сообщения от клиентов, чаты собирают в папки по проектам. Так они точно не затеряются среди каналов.

Популярная ситуация с «быстрым» внедрением: руководитель сходил на вебинар, узнал какую-то методику управления, приходит такой и говорит: «Крутая штука, надо внедрять!» И в ответ получает саботаж от сотрудников. В лучшем случае скрытый, в худшем — прямое недовольство от изменения статуса-кво.

Это здорово демотивирует и самого руководителя, ведь никто не оценил его идею, и работников — они не хотят ничего менять, у них и так хватает других дел. Поэтому идеи об изменениях нужно именно что «продавать» команде, плавно и органично внедряя в работу. А не пытаться насадить мгновенным кавалерийским наскоком.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Некоторым командам нужно чуть больше координации, чем могут дать чаты. В такие можно внедрить Kanban — простой и наглядный способ выстроить работу агентства.

На канбан-доске или в планировщике создают карточки с задачами. В них указаны:

  • исполнитель;
  • дедлайн;
  • краткое описание задачи.

К карточке можно прикрепить ссылки на внутренние документы, контакты клиента и другие данные, важные для работы. А при приближении дедлайна софт будет присылать напоминание на электронную почту.

В каждой карточке указывают статус задачи — на очереди, в работе или готово — и размещают в соответствующей колонке. Если скопилась очередь больше чем из 10 карточек, значит что-то пошло не так. Это «узкое горлышко» проекта — нужно выяснять, почему задачи копятся.

В первой колонке скопились задачи — редакции не хватает авторов
В первой колонке скопились задачи — редакции не хватает авторов

Kanban — это способ упорядочить работу без больших трудозатрат. Внедрить эту методику несложно:

  • Протестировать два-три планировщика — сколько людей можно подключить, легко ли пользоваться, виснет или нет.
  • Определиться с софтом и оплатить его.
  • Написать инструкцию для сотрудников или попросить сделать это ассистента;
  • Подключить людей к рабочему пространству.
  • Контролировать, чтобы все двигали карточки в нужные столбцы и следили за дедлайнами.

Сначала всем будет непривычно: кто-то по старинке станет писать в чат и забывать про карточки, а кто-то постоянно спрашивать, как пользоваться программой. Первым придется какое-то время напоминать о доске, а вторых отправлять читать инструкцию.

Ожидание: всё сразу заработало как нужно, ведь стало наглядно и понятно. Реальность: Настя забыла, что еще за карточки, а Игорь на них вообще забил. 

Здесь важно не давить на сотрудников, а разобраться, почему так произошло и как сделать лучше. Может быть, им нужно дать другие задачи, решить вопрос с мотивацией или вообще провести обучение. То есть не заставлять силой выполнять правила — это не поможет. А проработать проблему с командой или даже спросить: «Настя, что нужно сделать, чтобы ты перестала забывать про карточки?» Такой диалог сработает лучше, чем попытки навязать новые правила.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

В конце концов все привыкнут работать по новой методике. Ведь больше задачи не будут теряться, а значит, их не придется делать в спешке по ночам и краснеть перед клиентом за срыв сроков.

Методики для агентства с опытом

Однажды у агентства становится много задач, проектов и сотрудников. По чатам и доскам уже непонятно, кто загружен до предела, а кто может спокойно вести еще пару клиентов. В итоге тимлиды тратят слишком много времени, чтобы выяснить занятость сотрудников. Становится понятно, что нужна система управления и на это придется выделить время.

Внедрить методики управления и перестроить работу команды можно только тогда, когда у руководителя есть время и силы на управленческую деятельность. А в маленьких и средних агентствах руководители направлений часто не только менеджеры, но и крутые специалисты. Помимо управления командой, они ведут самые важные проекты. И поскольку клиенты важнее каких-то методик управления, всё время и силы уходят на работу с проектами. Чтобы у руководителя появилось время на работу с командой, нужно по максимуму снять с него текучку по проектам. И это сложно.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Среднему агентству стоит завести CRM — систему, в которой можно фиксировать лиды, выстраивать работу с ними, хранить документы и видеть весь производственный цикл в одном пространстве.

Возможности CRM: работа со входящими, загрузкой сотрудников, отчетами, напоминаниями и показателями эффективности
Возможности CRM: работа со входящими, загрузкой сотрудников, отчетами, напоминаниями и показателями эффективности

У CRM могут быть и другие возможности — это зависит от того, как настроить систему и какой тариф выбрать. 

Главное, что делает CRM, — систематизирует работу и дает возможность отслеживать загрузку сотрудников. Она забирает на себя часть операционной работы управленцев, и тогда они смогут больше времени уделить выстраиванию процессов.

Стиль управления подбирают под то, как позиционирует себя агентство.

Простой тест для определения подходящего стиля управления
Простой тест для определения подходящего стиля управления

Схема внедрения методик управления проектами будет различаться в зависимости от выбранного стиля.

Пошаговый план внедрения разных способов управлять проектами
Пошаговый план внедрения разных способов управлять проектами

Выбор стиля управления должен устраивать не только руководителя, но и команду. Если все в агентстве общаются на «вы», разговаривают на канцелярите и носят офисный стиль, бесполезно пытаться строить работу по эджайлу. Нужно либо соглашаться на классический каскадный метод управления, либо менять команду.

Аgile — это в первую очередь про отношения между людьми, то есть важный элемент корпоративной культуры. Нужно собрать такую команду, в которой людям будет комфортно друг с другом, где у каждого есть равное право голоса и мотивация на сверхдействия. По сути, сотрудники сами решают, с кем им работать: они могут участвовать в собеседовании новых людей или не принять в команду кого-то из компании, — например, отказаться работать с новым продажником. Если всё сделать правильно, получится саморегулирующаяся команда, которая может обходиться вообще без начальника. А вот скрам-мастер им понадобится точно, в качестве модератора.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Агентство может держаться выбранного курса до тех пор, пока это работает. Если задачи копятся, на них уходит больше сил и времени, а команда зашивается, — это знак, что компания переросла прежнюю схему управления.

Механики управления в крупном агентстве

Невозможно управлять крупным агентством с помощью одной методики — в нём слишком много отделов, подразделений и команд. Нужна комбинированная механика:

  • Основа: waterfall — есть главы направлений, регламенты и отчеты.
  • Команды: самостоятельно выбирают комфортный стиль.

В агентстве, где много людей, не избежать бюрократии. Крупные клиенты наверняка захотят видеть отчеты и документы.

Регламенты и классика — нормально, особенно в крупном или конвейерном агентстве, а также при взаимодействии со штатным маркетологом заказчика. Но если необходимо что-то новое, какой-то прорыв — это про эджайл. Одно другому никак не противоречит и способно существовать вместе. Можно выстроить гибкую работу так хотя бы только в отделе маркетинга, и уже получить крутой результат.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Даже в крупном агентстве можно свести к минимуму бюрократию в конкретных отделах и командах. Например, юристов и бухгалтерию оставить писать отчеты и бумаги, ведь это и есть их работа. А маркетологов и технических специалистов максимально от этого освободить.

У эджайла две особенности: он очень завязан на командообразование и не подходит тем, кто любит регламенты и строгую документацию. Если человек говорит: «Это не входит в мои должностные обязанности», он не сможет работать по эджайлу. Дух подхода совсем иной, бунтарский. 

Команда, построенная по эджайлу, не может линейно расширяться. Если в ней будет больше 10 человек — начнется хаос. То есть целиком крупное агентство на эджайл не перевести, а вот создать акселерационные команды — легко. Собственно, так мы и сделали в свое время. Есть отдельная команда на направление SEO, отдельная — по «ПромоСтраницам» и «Дзену» и другие.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Улучшать что-то в управлении и внедрять отдельные методики в крупном агентстве стоит постепенно. Чтобы это не было работой ради работы, нужно действовать по плану.

Управленческие процессы в схеме
Управленческие процессы в схеме

По сути, оптимизация управления — это бесконечный процесс. Нашли одну проблему, устранили, ищем другую.

В свое время, когда у нас в агентстве стагнировал техотдел, мы решили перезапустить его через гибкие методологии. Я тогда как раз прошел обучение, получил международную сертификацию по эджайлу и сразу начал применять знания на практике:

  1. Перевел команду с вертикального на горизонтальный уровень — когда единая зона ответственности за развитие отдела и у всех одна цель.
  2. Предоставил доступ к ресурсам: административным и финансовым. Не безлимит, но достаточный, чтобы можно было без согласований с владельцами агентства тестировать новые рекламные активности, создавать посадки и нанимать свежих людей.
  3. Официально приняли возможность и даже необходимость допускать ошибки: стали использовать подход Fail fast, когда нужно тестировать гипотезы быстро, много и дешево.
  4. Утвердили две новые роли: Product Owner — владелец проекта, он же идейный руководитель направления, который следит, чтобы улучшения в отделе соответствовали бизнес-задачам. И Scrum-master (скрам-мастер) — модератор, который помогает настроить процессы и взаимодействие внутри команды.

За 6–8 месяцев средний чек за работу команды вырос с 200 тыс. до 700 тыс. Отдел пошел в рост, а команда почувствовала вкус успеха. Это был хороший опыт, который в итоге привел к тому, что на базе этой команды мы начали создавать новые — под другие направления.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

Снять с команды часть операционной нагрузки и оставить больше творчества могут помочь автоматизация и ассистенты. Если отчеты будут уходить адресатам без участия команды, у сотрудников появится больше сил и времени на свои задачи.

Мы в команде придумали, как упростить отчеты: вместо презентаций и документов, стали записывать для заказчиков скринкасты и делать сквозные воронки эффективности. Часто у клиента нет времени читать отчеты, а еще — не все понимают, какие показатели агентство туда вносит и что они значат. Скринкасты намного лучше — всего пять минут времени специалиста, нормальные объяснения происходящего человеческим языком, и клиент всё понимает, не нервничает и доволен сотрудничеством.

Тимур Угулава,
совладелец ГК «Медиасфера», автор телеграм-канала «ДзеноПульс»

При выборе методики управления важно разделять взаимодействие с заказчиком и внутри агентства. В 95% случаев с клиентом придется работать по классической схеме, но это не мешает вести внутренние процессы по эджайлу. Главное — ориентироваться не на модные механики или мнение экспертов, а на свою команду. 

Выводы 

Какие способы управления лучше всего подойдут разным типам агентств:

  • Небольшому — канбан-доски и планировщики.
  • Среднему — аgile или waterfall в зависимости от стиля работы команды.
  • Большому — waterfall за основу, а в отдельных командах и отделах может быть аgile.
Что вы узнаете:
Комментарии